Professional organizing in uw bedrijf 2017-04-08T12:02:01+00:00

Martine Vecht

Professional organizing en burn-outpreventie
in de zakelijke markt

De waan van de dag raakt niet alleen mensen, maar ook teams. Een professional organizer legt op samenwerkingsniveau de bottlenecks bloot, maakt onhandige patronen bespreekbaar en faciliteert nieuwe gewoontes.”

De waan van de dag vloeit voort uit onze natuur om snel gevaar te zien. We kunnen slecht tegen onzekerheid of onduidelijkheid en worden nerveus als we de controle dreigen te verliezen. Aan de waan van de dag heeft vrijwel iedereen een hekel en toch creëren we allemaal op gezette tijden bewust of onbewust een crisis. Het lijkt soms wel de enige manier om iets gedaan te krijgen.

Typeert dit uw organisatie?

  • Mailverkeer en ad-hocwerk vergen zoveel tijd dat mensen er gestrest door raken
  • Uw medewerkers worden geleefd door hun agenda en komen te weinig toe aan wat echt belangrijk is.
  • Het lijkt wel of niemand goed overzicht heeft op de planning en to-do’s.
  • Mensen klagen regelmatig over de niet aflatende werkdruk – terecht
  • U maakt zich zorgen over het risico op psychisch verzuim en de gevolgen voor uw organisatie

Werkstress is een van de meest zorgwekkende en moeilijk grijpbare veroorzakers van verzuim, getuige ook dit filmpje. Ik adviseer organisaties bij een praktische aanpak en het verbeteren van zelfmanagement. Hierdoor ervaren uw medewerkers meer regelruimte, meer sociale steun en komen ze weer in hun kracht. Thema’s waar ik vaak mee aan de slag ga zijn e-mailoverload, de vergadercultuur, eigenaarschap, timemanagement en communicatie.

Ook voor teams

Professional organizing is bijzonder effectief binnen teams en afdelingen. Er ontstaat een gezamenlijk referentiekader en consensus over de manier waarop het werk georganiseerd wordt, meer dan wanneer er slechts een eenling wordt begeleid. Concreet betekent dit dat medewerkers bijvoorbeeld:

  • gezamenlijke taken gestructureerder en efficiënter oppakken
  • planmatiger te werk gaan bij het organiseren van projecten
  • bewuster en professioneler gebruik maken van e-mail
  • tijdig en eenduidig communiceren over hun behoeftes
  • begrip hebben voor en rekening houden met elkaars werkdruk
  • met meer plezier productief samenwerken

Professional Organizing loont

Waar een organisatie-adviseur op macroniveau werkt, kom ik op microniveau in actie. En de inzet van een professional organizer verdient zich snel terug. Bijvoorbeeld omdat de organisatie met evenveel medewerkers meer werk aan kan, uitval wordt voorkomen of omdat werknemers beter functioneren, hun professionaliteit hebben hervonden en steviger in hun schoenen staan.

U kunt een professional organizer

  • inzetten als adviseur of coach bij werkstress
  • boeken voor workshops over timemanagement
  • als specialist toevoegen aan uw team, bijvoorbeeld door iemand in uw organisatie op te laten leiden

Interesse? Neem contact op!

De organizer als adviseur bij werkdruk

Werkdruk wordt dikwijls onderscheiden in objectieve werkdruk en ervaren werkdruk. Objectieve werkdruk ontstaat bijvoorbeeld door verhevigde concurrentie, toegenomen regelgeving of personeelsverloop/ziekteverzuim waardoor hetzelfde werk met minder mensen moet worden gedaan. Subjectieve werkdruk hangt samen met het vermogen van de persoon om om te gaan met de objectieve werkdruk (karakter, vaardigheden, overtuigingen) en de regelruimte die hij/zij hierbij ervaart.

Zowel objectieve als subjectieve werkdruk kan leiden tot onrust, afname van autonomie, gebrek aan controle en onzekerheid. Tel daarbij op dat mentale arbeid door zowel werkgevers als werknemers wordt onderschat, dan is het begrijpelijk dat zoveel mensen psychische en lichamelijk klachten ervaren.

Buffer tegen stress

Goed kunnen plannen, organiseren en beslissen helpt om grip te houden op de werklast, maakt medewerkers zelfstandiger en weerbaarder en vormt zo een belangrijke buffer tegen stress. Mijn bijdrage aan het verminderen van de werkdruk bestaat uit

  • het analyseren van de oorzaken van een (te) hoge objectieve of subjectieve werkdruk
  • het blootleggen van patronen in de organisatie op samenwerkingsniveau
  • het faciliteren van een werkdrukverminderingstraject

Daarnaast kan ik

  • optreden als sparringpartner van HR of leidinggevenden in uw bedrijf
  • praktische adviezen geven om werkdruk tegen te gaan, op individueel of afdelingsniveau
  • medewerkers met burn-outklachten begeleiden

Een organisatie die werkdrukvermindering faciliteert oogst als bijvangst dat medewerkers zich gezien, gehoord en geholpen voelen. Praktische oplossingen en het aanpassen van de copingstijl maken medewerkers merkbaar weerbaarder tegen stress.

Interesse? Neem contact op!

Workshops timemanagement

Met plezier verzorg ik workshops voor uw organisatie. Bij voorkeur werk ik met een opdracht en eigen casuïstiek: dat spreekt meer aan en is vaak effectiever. Wanneer het budget toereikend is neem ik ook graag een intake af. Ik ontwikkel workshops op maat, maar dit zijn enkele favorieten:

1. Grip op tijd: over plannen, prioriteren en uitstelgedrag

  • Kom je niet toe aan je eigen prioriteiten?
  • Denk je aan het einde van de dag vaak: ‘Wat heb ik nu eigenlijk gedaan?’
  • Duurt het werk altijd langer dan je denkt?
  • Heb je er juist moeite mee om met lastige taken te starten?

In deze workshop leer je hoe je je werkaanpak kunt optimaliseren, zodat je meer grip krijgt op de tijd. Je maakt kennis met een alomvattende planningsmethodiek, we bespreken het stellen van prioriteiten en delen tips om uitstelgedrag tegen te gaan. Voorafgaand aan deze workshop houd je een logboek bij van wat je zoal doet op een dag.

2. Grip op mail: in vijf stappen naar een lege(re) inbox en minder mail

Het is boeiend hoe we omgaan met mail. Iedereen klaagt erover en toch blijven we elkaar op grote schaal mailen. Terwijl de gevolgen van een mailcultuur op organisatieniveau best ingrijpend zijn. Het verlegt de focus van de lange termijn naar de korte termijn en het bezorgt medewerkers stress .

In deze workshop leer je niet alleen handige trucjes om mail efficiënter te verwerken. We bespreken ook je archiefsysteem, e-mailetiquette en maken afspraken om mail te verminderen. Voorafgaand aan deze workshop houd je een turflijst bij om je eigen mailgedrag in kaart te brengen.

3. Grip op patronen: omgaan met de waan van de dag

Tijdgebrek is besmettelijk. Bijna elke organisatie heeft er last van. Met elkaar houden we onhandige werkgewoontes in stand. Dat patroon doorbreken is niet enkel een zaak van het individu. Met elkaar de bottle necks in de organisatie aanpakken is vele malen effectiever.

In deze workshop leer je hoe je van reactief werken in de proactieve modus komt. We bespreken onder meer de cirkel van invloed, het nemen van eigenaarschap en de heilzame werking van verwachtingsmanagement, ofwel het managen van je collega’s. Voorafgaand aan de workshop breng je patronen in de organisatie vast in kaart.

Intern een workshop organiseren? Een workshop van een dagdeel zonder extra’s kost € 700,- excl.btw. Neem contact op voor een offerte.

Affiniteit met plannen en organiseren

In uw organisatie werken zonder twijfel mensen met affiniteit met plannen, organiseren en timemanagement. Zij hebben een aangeboren talent voor overzicht en beleven er plezier aan om hun kennis over te dragen. Ze genieten het vertrouwen van hun collega’s, zijn geliefde samenwerkingspartners en helpen graag orde op zaken stellen. Wie weet heeft u iemand met de bekwaamheden van een professional organizer in huis.

Hulpvaardige collega’s

Organisatietalenten vindt u in alle lagen van het bedrijf, van administratief medewerker, projectleider tot HRM’er. Het zijn hulpvaardige collega’s die graag in oplossingen denken en zien hoe iets effectiever of efficiënter kan. Ze zitten dicht bij het vuur en bezitten in potentie veel kwaliteiten om hulp te bieden bij werkdruk of stress. Bovendien: uw medewerker kent de organisatie als geen ander en kan vroegtijdig signaleren.

Organisatietalent ontwikkelen

Het begeleiden van mensen met werkstress vraagt om specifieke kennis en kunde. De opleiding tot Interne Organisatieprofessional van de School voor Organizing helpt organisatietalenten om zich verder te ontwikkelen. Dat biedt voordelen voor uw organisatie. Met een interne professional organizer in huis kunt u sneller interveniëren bij stress, heeft u meer mogelijkheden om te sturen op productiviteit met behoud van welbevinden en is werkdruk gemakkelijker en beter bespreekbaar.

Najaar: eerste opleiding van start

In het najaar van 2017 gaat de opleiding tot Interne Organisatieprofessional van start. Wilt u als eerste geïnformeerd worden over het programma en de data? Vul dan dit contactformulier in. Of neem alvast een kijkje op de website van de School voor Organizing.