We zitten naast elkaar en zijn haar mail aan het reorganiseren. De meeste mail mag naar het archief, maar voor nieuwsbrieven en RSS-feeds maken we een ‘regel’ aan. Ze komen niet in de inbox, maar gaan rechtstreeks naar een aparte map zodat ze er op een eigen gekozen tijdstip naar kan kijken.
Dat klinkt goed, maar de map puilt intussen virtueel uit, en er staan ook heel wat berichten van mij tussen. Stiekem vraag ik me af waar ‘Tip van de week’ lezen in de prioriteitenmatrix hoort. Misschien wel in het kwadrant wat ik afleiding noem…
Ik ben me er terdege van bewust dat nieuwsbrieven enorme aandachtstrekkers zijn. Ooit heb ik eens de kliksnelheid gemeten waarmee mijn berichten geopend werden: 20% van de lezers deed dat metéén. Dat riekt naar urgentieverslaving: de neiging om uit gewoonte of natuur overal onmiddellijk op te reageren.
Als je nieuwsbrieven uit je inbox filtert, kun je die valkuil ten minste voorkomen. Maar nu dient het volgende dilemma zich aan: wanneer ga je ze dan wél lezen? In de praktijk komt het er vaak niet van en dat wringt. Als je ze laat staan worden het er immers meer, en meer, en meer.
Nieuwsbrieven zijn namelijk zelden urgent, maar ze kunnen wél belangrijk zijn. Door nieuwsbrieven te lezen blijf je op de hoogte van ontwikkelingen in je vakgebied, krijg je tips om dingen anders of beter te doen en wellicht levert het je ook inspiratie op. Lezen is dus iets wat veel van mijn klanten wel degelijk in hun waardekwadrant scharen.
Mijn tip is daarom:
Plan een dagelijks ‘leeskwartiertje’
Zelf vind ik het prettig om gedurende de dag een keertje het nieuws te bekijken. Op dat moment bezoek ik mijn favoriete nieuwskanalen en scroll ik vluchtig door mijn nieuwsbrieven, die ik daarna meteen delete, behalve als ik iets wil onthouden. Dan sla ik het op in OneNote (Windows), en ook Pocket (een ‘opslaan-voor-later-service) is daarvoor geschikt. Daarin kan ik namelijk op onderwerp zoeken.
Een tweede manier om op de hoogte te blijven is:
- leeswerk te delen met collega’s, bijvoorbeeld op basis van interesse.
- highlights uit het nieuws te bespreken als vast agendapunt tijdens vergaderingen. Kort vanzelfsprekend!
- een wekelijks leesuurtje in te plannen voor de wat langere artikelen.
Om de digitale (en ook fysieke!) stapel leeswerk niet te laten groeien, is het wel slim om het aantal lidmaatschappen te reduceren. Of om alles ouder dan een maand ongelezen weg te doen. Want dat is het voordeel van nieuwsbrieven: er vloeit geen bloed uit als je er eentje mist!
Heb jij een hoge kliksnelheid en baal je daarvan? Lees deze Tip van de week om je focus te verbeteren. Nog een tip lezen? Browse verder op de site of bestel Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.