Ik inventariseer leerwensen voor een workshop die ik binnenkort ga geven. ‘Onze afdeling is zeer dienstverlenend,’ stelt de teamleider met wie ik spreek. ‘We zijn niet altijd in staat om onze eigen agenda te sturen.’ Direct komen opdraven is het devies. Maar ja, dat zorgt wel voor tijdsdruk.

Ah, daar kan ik wel wat mee. We praten nog even door over de verschillen tussen de deelnemers. Wat opmerkelijk is: de één heeft meer apen op zijn schouder dan de ander. Ofwel: de ene collega wordt sneller met lastige klusjes opgezadeld. Hoe zou dat komen?

Apen op je schouder‘Apen op je schouder’, ik hoor het steeds vaker. Maar de uitdrukking stamt al uit 1974 en werd bedacht door een business consultant, William Oncken. Hij schreef er een hilarisch en heel herkenbaar artikel over dat een instant hit werd onder managers (je vindt het hier).

Volgens Oncken moet je een aapje zien als ‘the next move’ of ‘eerstvolgende actie’. Meer specifiek: een klusje waar iemand zelf niet mee vooruit kan en waarbij hij/zij jou probeert te betrekken voor hulp of advies. In de hoop dat die aap op jouw schouder springt! En dat lukt bij de ene persoon dus beter dan de andere.

Monkeymanagement houdt in dat je elkaar niet opzadelt met apen, maar samen uitzoekt wat er gedaan moet worden. De conclusie kan zijn: misschien wel helemaal niets. ‘Doodschieten of doorpakken‘ adviseert Oncken (die het het gehele artikel door in dezelfde beeldspraak blijft) vrij vertaald. Je kunt zo’n beestje immers niet laten verhongeren en trouwens: een halfdood aapje oplappen kost veel te veel tijd.

Oncken schetst vervolgens hoe je het eigenaarschap van het aapje bij de ander laat, iets wat hij ‘initiatief terugleggen’ noemt. Zo houdt de manager zijn handen vrij om zich met zijn eigen apen bezig te houden. Daarbij moet de gehele menagerie wel in toom worden gehouden, want anders komen er veel te veel aapjes. Genoeg is genoeg dus. ‘De regie nemen over de tijd en de inhoud van je werk,’ noemt Oncken dat.

Dat kan natuurlijk pas na het nodige reken- en planwerk en inzicht in je taken. Wat heb je allemaal te doen? Wat moet er vandaag zéker gebeuren? En hoeveel tijd laat je vrij om het over andermans apen te kunnen hebben?

Want al neem je in principe geen apen over, je moet anderen soms wel een beetje helpen hun eigen aapjes te voeden. De tip van de week is dan ook:

Help mensen die van jou afhankelijk zijn voor hun eigen apen te zorgen  

Dat betekent dat je wel even tijd voor ze maakt. Ze helpt te bedenken wat de eerstvolgende stap zou kunnen zijn. Ze jou hun plannen mogen voorleggen voor een klein beetje bevestiging. Waarna je ze telkens iets meer vertrouwen en zelfstandigheid gunt. Zodat niet alleen jij, maar ook zij kunnen groeien!

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.