Het takenveld in Outlook

Wanneer je met een recente versie van Outlook werkt, toont het programma een takenveld onder de agenda. Je kunt rechtstreeks in dit veld typen, maar mail waaraan je een vlaggetje hebt gegeven, komt hier ook te staan. Dat is handig, zeker wanneer je niet zomaar een vlag neerzet, maar een datum kiest met de gewenste datum van uitvoer. Nu heb je vanzelf een takenlijstje voor de dag gecreëerd. Je kunt van alles met deze taken onderaan je agenda doen: openen bijvoorbeeld, er  notities bij maken, er een bestand aan hangen of de datum wijzigen. Ook handig: een niet-voltooide taak kun je oppakken en verplaatsen naar een dag later in de week, of via ‘aangepast’ een andere datum geven. Alle taken bij elkaar zien? Klik dan links in het navigatiedeelvenster op Taken en je krijgt alles te zien waar je ooit een vlaggetje aan hebt gekoppeld. Vergeet dus niet je taken 'af te vinken',  anders wordt het wel een hele lange lijst.

Het takenveld in Outlook2017-05-15T09:16:59+02:00

Iets te privé

‘Ik ontvang vaak mailtjes zonder contactgegevens,’ klaagt ondernemer Machiel. ‘Dat is zo onpraktisch! Soms wil ik even bellen, dat kan dan niet.’ Machiel zoekt bij gebrek aan informatie online naar adres- of telefoongegevens. Maar als mensen geen website of LinkedIn-profiel hebben en/of niet in de telefoongids staan, wordt het wel lastig. Een standaardmailhandtekening lost dit probleem op. Contactinformatie naar keuze (mobiel nummer, adres, website, Facebook- of twitteraccount) wordt dan automatisch aan je mail toegevoegd. In Outlook maak je er één via Extra, Opties, E-mailindeling, Handtekeningen. In de Mac via Voorkeuren en in Gmail via 'Instellingen'. Gemakkelijk voor je relaties, en het ziet er nog professioneel uit ook.

Iets te privé2016-05-08T09:17:21+02:00

Hyperlinks

Aangenaam kort wordt je mail als je verwijst naar een interne link of webpagina waar men verder kan lezen. Dat heet een hyperlink, en je maakt hem zo: Klik in Outlook op Invoegen / Hyperlink. Er opent zich een veld met ‘Weer te geven tekst’. Type in het bovenste veld de weer te geven tekst, bijvoorbeeld filmpje / bestand / meer informatie. Type of plak het adres in het onderste veld en klik op OK. Het kan nog sneller: om een link te koppelen aan een woord in de tekst, zet je de cursor in het woord. Klik op  ALT + N + I of Cmd-K op de Mac. Hetzelfde veld opent zich, maar nu hoef je alleen de link in te vullen. Klik op OK en het woord is gemarkeerd als een link.

Hyperlinks2016-05-08T09:15:07+02:00

Afleiding

Internet bewijst je grote diensten als je bijvoorbeeld research moet doen voor een artikel. Maar … in het Nut van het Net schuilt Afleiding. Verleidelijk vermomd als de blog van een vriendin (‘wat schrijft ze toch leuk’), de aandelenkoersen (‘gelukkig, ze gaan weer omhoog’) of het forum over je vakgebied (‘laat ik ook eens mijn mening geven’). Met een paar muisklikken ben je zo een uur verder terwijl je eigenlijk al lang voldoende informatie hebt. Dichtklikken helpt maar even. Want voor je het weet surf je alweer rond op de volgende golf van je impulsen. Om aan Afleiding te ontkomen en Resultaat neer te zetten heb je volledige, kabelloze afzondering nodig. Een hutje op de hei. De achterkamer van opa. Klik dicht, dat internet!

Afleiding2015-03-18T14:40:05+01:00

Management by e-mail

Marjoleins leidinggevende heeft een gruwelijke hekel aan e-mail. Vooral cc’tjes zijn hem een doorn in het oog. Marjolein houdt daarom rekening met die arme man en probeert hem zo min mogelijk te e-mailen. Mijn baas zit al zoveel achter de pc, denkt ze. Maar op een dag wordt Marjolein op het matje geroepen. Haar leidinggevende is tot de conclusie gekomen dat Marjolein niet veel uitvoert. Hij heeft alle ontvangen mails nauwgezet gearchiveerd en van Marjolein maar weinig teruggevonden. Zijn conclusie: Marjolein is passief! Alle initiatieven die Marjolein heeft genomen en die ze succesvol en bovenal zelfstandig heeft afgehandeld, zijn volledig aan haar manager voorbijgegaan. Die denkt genoeg te hebben aan zijn eigen virtuele werkelijkheid. Tja.

Management by e-mail2015-03-01T16:58:58+01:00

Levensteken

Lukt het in drukke tijden niet om persoonlijk contact te houden met je relaties (privé en zakelijk)? Doe het dan digitaal. Stuur een nieuwsbrief rond of maak een persoonlijk profiel aan op een van de netwerksites op Internet. Zo heb je Facebook voor vrienden, Pinterest voor creatievelingen, Twitter voor de lol, Path voor intimi en LinkedIn voor zakelijke relaties. Telkens wanneer je je profiel bijwerkt, krijgen je relaties een update. Het grappige is dat de inhoud er niet eens zoveel toe doet. Maar door jouw levensteken denken mensen wel weer even aan je. En dat geeft soms onverwachte resultaten.

Levensteken2012-12-31T09:01:36+01:00

Tegengif

De meeste mensen hebben een hekel aan wachten. En we worden steeds ongeduldiger, lijkt het wel. Onderzoek heeft uitgewezen dat we in de virtuele wereld maar enkele seconden willen wachten op een ladende pagina. Daarom zie je tegenwoordig steeds vaker een progress bar op het scherm die de resterende wachttijd aangeeft. Dan houden we het namelijk iets langer vol. Afleiding is een goed tegengif voor ongeduld. Moet je vaak wachten? Neem dan iets te lezen mee als je op locatie bent. Je mobiel zorgt ook voor afleiding. Ben je thuis of op je werkplek, doe dan een klein klusje zoals: • kruimels uit de besteklade of de magnetron vegen • de vaatwasser uitruimen • dode bladeren uit de planten plukken • je mails opschonen • post of papieren doornemen Ruimt lekker op en geeft een dito gevoel.

Tegengif2012-06-05T15:44:59+02:00

Mail en emotie

Onnodige irritaties, verwarring, ruzie zelfs omdat een mailtje anders geïnterpreteerd wordt dan je bedoelde. ‘Veel conflicten wortelen in misverstanden’ is een waarheid als een koe. Als een mail sterke gevoelens bij jou oproept, stuur dan nooit direct een mail terug. Laat het een poosje rusten of slaap er een nachtje over. Dan zie je zaken helderder en kun je over wellicht niet zo tactisch gekozen woorden heenstappen. Nog beter is het om bij de afzender langs te gaan of op te bellen. Je kunt dan makkelijker uitleggen wat je geraakt heeft en de ander kan er direct op reageren. Tot slot: vertrouw niet op de discretie van een ander als je per e-mail vertrouwelijke opmerkingen maakt. Eén druk op de knop en je persoonlijke bespiegelingen zijn publiek geheim.

Mail en emotie2011-11-08T14:02:32+01:00

Outlookbuddy

Te veel onderweg om zelf je agenda bij te houden en geen secretariële ondersteuning? Bespreek dan of er iemand is aan wie je het beheer van je agenda kunt overdragen. Deze ‘gedelegeerde’ kan je agenda inzien en vergaderverzoeken verzenden, maar ook – als je wilt - jouw mails bekijken en beantwoorden. Dit is ook erg handig als je op vakantie bent en bij terugkomst niet geconfronteerd wilt worden met honderden verouderde mails en gedateerde vergaderverzoeken. Wat een ‘gedelegeerde’ precies mag met jouw mailprogramma, kun je per map nauwkeurig instellen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat de gedelegeerde geen inzage heeft in privéafspraken.

Outlookbuddy2011-11-04T12:05:52+01:00

Netiquette

De een haalt zijn schouders erover op, de ander ergert zich wild aan rommelige, onbeleefde of ultrakorte e-mails. Aan welke fouten mag je je zeker niet schuldig maken? • Kies een duidelijke onderwerpregel. Zo kan de ontvanger direct zien wat het belang is van je mail. • Formuleer vriendelijk en correct. ‘Toedeledokie’ kan echt niet als afsluiting. • Tracht spelfouten te vermijden. Lees je mail even na. • Gebruik mail niet voor wissewasjes als ‘Vinden jullie het hier ook zo heet????’ • Vermeld wat je verwacht: een antwoord, actie of besluit. • Wees helder. De helft van de mailberichten gaat over het rechtzetten van misverstanden ontstaan door… e-mail.

Netiquette2011-11-01T10:34:09+01:00
Ga naar de bovenkant