Laten we het maar eerlijk toegeven: e-mail is verslavend. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van alle werknemers dagelijks meer dan twee uur per dag bezig is met het bekijken en beantwoorden van e-mail. En sommigen meer, véél meer dan dat. Volgens Suzanne de Bakker, universitair docent bedrijfscommunicatie aan de Radboud Universiteit te Nijmegen, voelt iemand die veel e-mail ontvangt zich belangrijk. Het is dan ook moeilijk om niet steeds te kijken wat voor mailtjes je hebt gekregen. En daardoor stijgt de werkdruk aanzienlijk. Hoe breng je het aantal klikmomenten omlaag? Laat om te beginnen je mailprogramma niet openstaan en beperk het aantal malen per dag dat je e-mail opent. Twee tot vier keer per dag moet voldoende zijn. Sluit aan bij 'taakloze' momenten in je dagritme, bijvoorbeeld als je koffie haalt. Sta jezelf tien minuten per keer toe, en klik je e-mail daarna onverbiddelijk dicht. Merk je dat je toch de neiging hebt je mail te openen? Onderken je behoefte aan een pauze: ga nu niet hersenloos je mail herlezen, maar neem liever een snuifje frisse lucht.

Outlook kan meer dan je denkt. Bijvoorbeeld verloren gewaande mails voor je terugvinden. Via het icoontje voor ‘zoeken’ in de werkbalk (of Ctrl+E) kun je kijken in alle e-mailmappen of in een specifieke map, bijvoorbeeld de map ‘verzonden’. Stel: je zoekt de deelnemerslijst voor een vergadering op 14 maart. Je ‘query’ levert maar liefst 54 resultaten op en uit het onderwerpsveld word je niets wijzer. Klik dan boven het zoekvenster in het lint op het gereedschapssetje 'Hulpmiddelen voor zoeken' en vervolgens 'Zoekcriteria'. Verfijn je zoekopdracht door bijvoorbeeld specifieke zoekwoorden, de naam van de geadresseerde of andere gegevens toe te voegen.