Planning en timemanagement Archieven - Pagina 2 van 5

Op tijd verlengen

Kijk vandaag eens in je paspoort, op je identiteitskaart en/of in je rijbewijs om te zien wanneer ze verlopen. Je krijgt hier namelijk niet standaard bericht over! Is het nog dit jaar? Noteer ‘paspoort verlengen’ dan een maand van tevoren als reminder in je agenda. Dat bespaart je een onaangename verrassing op de dag van vertrek of, erger nog, vreselijke stress op het vliegveld. Bij steeds meer gemeentes kun je voor dit soort zaken een afspraak maken. Dat scheelt lang wachten aan de balie. Na de aanvraag duurt het meestal zo’n vijf werkdagen voor je het document – persoonlijk! – weer kunt ophalen. In de zomer is het extra druk, dus reken dan op iets meer tijd. Bij spoed is een verlenging ook binnen 24 uur te regelen, maar de kosten zijn dan veel hoger. Wees er dus liever op tijd bij.

Op tijd verlengenadmin2014-12-17T12:36:11+01:00

Pakjesavond

Uitgebreid Sinterklaas vieren? Hartstikke leuk, maar verkijk je niet op de duur van een traditionele pakjesavond. Een pakje kiezen, het gedicht lezen, de surprise ontmantelen, het cadeau bewonderen: je bent er al snel een kwartier per persoon zoet mee. Meestal blijft het niet bij één cadeautje en duurt het feest tot in de late uurtjes. Waardoor iedereen er genoeg van heeft en pakjes ongeïnteresseerd openscheurt. Een paar tips voor een soepel en gezellig sinterklaasfeest: • Veel cadeaus? Begin al als het schemert. • Surprises eerst voor maximale aandacht. • Cadeaus zonder gedicht? Houd ze apart tot het laatst. • Stop als de lol eraf is. Pak de laatste cadeaus tegelijk uit.

Pakjesavondadmin2014-12-01T19:52:46+01:00

Plan je succes

Dat een kunstenaar geregeld met ongekamde haren te laat op afspraken verschijnt, vindt niemand een probleem. Dat licht-chaotische heeft wel iets charmants, toch? Zo’n creatieveling moet je niet te veel aan banden leggen. Maar promovenda Floor Beeftink bewees dat die gedachte onjuist is. Ze onderzocht de planningsgewoontes van jonge ingenieurs en architecten en ontdekte dat er een duidelijke link is tussen planning en succes. Inspiratie laat zich weliswaar niet plannen, maar door taken te laten bezinken en op tijd te hervatten, haalden degenen die planden hun deadlines makkelijker en zonder veel stress. De minder georganiseerde werkers hadden daar door het gebrek aan structuur juist moeite mee. Chaos is dus geen voorwaarde voor creativiteit.

Plan je succesadmin2014-11-13T14:51:42+01:00

Doorrekenen

Stel: je hebt morgen om 14:00 uur een vergadering op een ander locatie. Wat betekent dat voor je planning? 1) Ten eerste zul je de vergadering moeten voorbereiden: de notulen van de vorige keer lezen, de stukken bestuderen en de agenda bekijken. Benodigde tijd minimaal een halfuur. 2) Het kost tijd om op je bestemming te komen, en misschien zit het verkeer tegen. Een parkeerplaats vinden kan ook lastig zijn. Tel bij de benodigde reistijd dus voor de zekerheid 20 minuten op. 3) De vergadering duurt twee uur en loopt vast iets uit. Daarna zul je ongetwijfeld met iemand napraten. 4) Het is de vraag of het nog zin heeft om naar je werkplek terug te reizen - in de spits. In elk geval moet je de vergaderstukken opruimen en de acties inplannen: vanmiddag of morgenochtend vroeg. Op het oog neemt de vergadering in je agenda slechts twee uur in beslag. Maar al rekenend kom je uit op minstens het dubbele. Een kwestie van doorrekenen!

Doorrekenenadmin2014-01-03T19:51:40+01:00

Lang genoeg

Wat kost altijd meer tijd dan je had gedacht? • Plaatjes zoeken bij je Prezi- of PowerPointpresentatie • Contacten bijhouden op LinkdIn of Facebook • Het nieuws volgen, filmpjes bekijken of interessante links checken • Surfen op het internet naar achtergrondinformatie bij een artikel/rapport • Berichtjes lezen op Twitter Internet is een hulpmiddel dat slim inspeelt op onze behoefte aan prikkels. Wees alert op deze verborgen verleiders. Gebruik bijvoorbeeld het alarm op je mobiel om je eraan te herinneren dat het na twintig minuten lang genoeg is geweest.

Lang genoegadmin2013-09-16T09:07:48+02:00

Hoe plan je grote taken in?

Je hebt een grote taak op je bordje en vraagt je af hoe je die ingepland krijgt? Je allereerste taak is het doordenken van het werk en het maken van een planning. Doorloop onderstaande stappen: • Breng eerst de werkzaamheden zo goed mogelijk in kaart. • Schat hoeveel tijd iets kost in uren, dagen of weken. • Analyseer aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan (X moet klaar zijn, Y moet beschikbaar zijn). • Informeer de betrokkenen over wat je van hen verwacht. • Noteer alle subtaken in een dag- of weekplanning (reken terug vanaf de deadline en bouw wat marge in). • Plan tussenopleverdata en eventuele contactmomenten. • Start pas wanneer je echt overzicht hebt. Heeft je taak geen deadline, val dan niet ten prooi aan uitstelgedrag. Kies zelf een oplevermoment en bouw een prikkel in door betrokkenen te informeren. Verzoek hen regelmatig naar de voortgang te informeren. Geef je zelf tot slot zeker 20% marge bovenop de benodigde tijd. En plan niet te gedetailleerd. De praktijk is vaak weerbarstig en dan moet je alles weer wijzigen.

Hoe plan je grote taken in?admin2013-09-02T13:33:42+02:00

Goed geregeld

Als je de zaken goed regelt, kun je met een gerust hart op vakantie gaan. Zorg er dus voor dat: • iemand je mail en post in de gaten houdt en weet welke acties hij moet ondernemen • je (voice)mail vermeldt wanneer je weer terug bent en wie bereikbaar is bij spoedzaken • collega’s weten wat ze in noodgevallen moeten doen Als je bereikbaar bent op je vakantieadres, spreek dan een vast tijdstip af wanneer je contact hebt met de thuisbasis of even inlogt. En gun jezelf wat ruimte door je werk een dag voor vertrek af te ronden. Je laatste werkdag gebruik je dan voor de losse eindjes. Is het goed geregeld, dan kun je je ook makkelijker losmaken.

Goed geregeldadmin2013-07-18T13:31:47+02:00

Schake(le)n

Door bij schaken een paar zetten vooruit te denken, is de kans groter dat je het spelletje wint. Ook in andere situaties is het slim om een paar stappen vooruit te denken. Stel dat je plan A in gang zet, wat voor reacties kun je dan verwachten? En wat zouden de gevolgen kunnen zijn? Heb je voor elk scenario je vervolgstap doorgedacht? Door te anticiperen op de toekomst zijn de verrassingen kleiner. Zo worden winnaars geboren.

Schake(le)nadmin2013-07-18T13:28:15+02:00

Uit voorzorg

Net terug van vakantie? Je collega’s zien je terugkomst als een welkome onderbreking en nemen ruim de tijd om bij te praten. Uiteraard is je inbox bomvol, dus ook daar gaan de nodige uurtjes in zitten. Na een urenlange vergadering keer je aan het einde van de dag met een onvoldaan gevoel naar huis. Eigenlijk kun je die hele eerste werkdag na je vakantie op voorhand al afschrijven. Hoe anders begin je als je vlak voor je vertrek enkele voorzorgsmaatregelen treft! Maak bijvoorbeeld een takenlijst voor de dag van je terugkeer en blokkeer daar tijd voor in je agenda. Laat een collega onbelangrijke mails uit je inbox filteren en besteed aan de overige mails maximaal één uur. Laat de dag verder vrij voor onvoorziene zaken. Zo houd je tijd voor social talk en maak je toch een aardige start.

Uit voorzorgadmin2013-07-18T13:24:19+02:00

Check!

Vanaf nu wil je met één takenlijst gaan werken. Een goed idee! Maar waar moet je beginnen? 1. Begin met het verzamelen van je taken. Die vind je in je post, je voicemail, je e-mails, in dossiers, op losse papiertjes, in notitieblokken, in je agenda... Schrijf ze allemaal onder elkaar op. 2. Bekijk vervolgens alle taken apart: wat is het, wanneer moet dit gebeuren, hoe lang ben ik ermee bezig? 3. Doe een reality check: past dit eigenlijk wel allemaal in de tijd? Ben ik wel de probleemeigenaar van deze taak? Kan ik deze taken laten of delegeren? Snappen of schrappen is het devies. 4. Open nu je To-do-app, je takenboek in je mailsysteem of een Things To Do Todayboek – of welk ander systeem je prettig vindt. Hier ga je je taken in bijhouden. 5. Sorteer de resterende taken. Wat moet eerst? Kijk ook naar duur en omvang. Noteer taken van meer dan vijf minuten in je takenlijst met een gewenste datum van uitvoer en blokkeer er direct tijd voor in je agenda. 6. Cluster de kleinere taken en pak ze op een leegloopmoment met een aantal tegelijk op. 7. Neem nog één keer je nieuwe takenlijst door en [...]

Check!admin2022-02-28T14:21:55+01:00