Delegeren is hartstikke oké.

anything-not-everythingEr zijn een paar manieren om het snel minder druk te hebben. Werk delegeren zou goed kunnen helpen. Maar hier komen we onszelf tegen. Er zijn genoeg mensen om hulp aan te vragen: we doen het alleen niet. Die anderen zijn immers ook druk, denken we. En: werk delegeren kost tijd, dan kun je het net zo goed zelf doen. Bovendien: mensen zouden wel eens een OORDEEL over je kunnen hebben: ‘Hij schuift taken af.’ of ‘Ze is te beroerd / te lui / te incompetent om het zelf te doen.’ Brrrr.

Tja. Zelfs leidinggevenden betrap ik met grote regelmaat op onhandige aannames over delegeren. Ze weten dat het moet, ze willen het ook wel, maar onbewust houden ze de geijkte patronen in stand. De risico’s zijn blijkbaar te groot. Ik kom zelfs tegen dat medewerkers hun leidinggevende zo intensief bevragen dat de rollen zijn omgedraaid: alle beslissingen zijn gedelegeerd naar de baas.

Schaamteloos delegerenAlleen al daarom vind ik de titel van het nieuwe boek van Taco Oosterkamp, Schaamteloos delegeren verfrissend. Schaamteloos, want om te delegeren moet je een onzichtbare drempel over. Het belooft het stiekeme genoegen dat gepaard gaat met botweg voor jezelf kiezen. ‘Het is niet zo netjes, en ik doe het lekker toch.’

Niet dat die titel de lading dekt; delegeren is namelijk hartstikke oké. Als je kunt delegeren, levert het onnoemelijk veel op. Taco belooft je groei in de ondertitel van zijn boek, maar taakverlichting is denk ik het eerste heilzame effect van delegeren. Toegenomen professionaliteit van jezelf en de mensen om je heen is een niet te onderschatten tweede effect. Echt: als je het goed doet wordt iedereen er blij van.

En Taco Oosterkamp geeft daar hele goede tips voor. Zoals deze:

  • Het is natuurlijk verleidelijk om je bezig te houden met zaken onder je niveau – lekker gemakkelijk. Zo ken ik talloze mensen die druk zijn met brandjes blussen, leidinggevenden die hun medewerkers micromanagen (te dicht op hun nek zitten) of die – omdat ze de beroerdste niet zijn – mee de handen uit de mouwen steken. Ten koste van kwaliteitsverbetering, innovatie of het bedenken van een groeistrategie: daar hebben ze dan geen tijd meer voor.  ‘Reken dus eens uit wat je per uur verdient’ zegt Taco daarover, ‘en bedenk wat de meest waardevolle investering van jouw tijd is.’
  • Natuurlijk moet iemand die leiding geeft beslissingen nemen. Taco vraagt zijn medewerkers echter eerst om een intelligent voorzetje, zodat hij alleen nog maar ja of nee hoeft te zeggen. Zoals: “Dit is het dilemma, ik denk aan die oplossing, is dat oké?” Binaire mails noemt hij dat, en zoiets kan natuurlijk ook in een gesprek. Het stimuleert mensen om zelf na te denken, het geeft het goede gevoel van efficiënt bezig zijn en het scheelt veel heen-en-weer gemail of gepraat.
    over de muur
  • Voor het daadwerkelijke delegeren adviseert Taco het gebruik van een checklist. Daarop staan zaken als: Wat is het gewenste resultaat? / Hoeveel tijd of geld mag het kosten? / Hoeveel autoriteit krijgt degene die de taak uitvoert? / Hoe vindt de terugkoppeling plaats en bij welke situatie is er sowieso contact? Deze checklist wordt ingevuld bij het overdragen van de taak, het zogenaamde startgesprek. Hierin sluit hij aan bij de reeds bestaande adviezen over delegeren.
  • Het stimuleren van het team krijgt speciale aandacht. Taco onderscheidt daarbij tien niveaus van delegeren, maar eigenlijk zijn het tien niveaus van zelfstandigheid. Het begint bij 1) Doe wat ik zeg.  Halverwege de lijst zien we dan: 4) Kijk naar de situatie en vertel me wat je nodig hebt om de taak uit te voeren, vervolgens nemen we samen de beslissing. Verderop volgt: 7) Jij neemt de beslissing en vertelt me welke dat is. Je begint aan de taak tenzij ik nee zeg. En de lijst eindigt met volledige zelfstandigheid: 10) Je ziet wat er gedaan moet worden en regelt alles zelf.  Verhelderend om dit zo op een rijtje te zien!

Is hiermee het taboe om te delegeren definitief doorbroken? Dat denk ik niet, maar het biedt leidinggevenden en zelfstandige professionals wel aanknopingspunten om delegeren beter in de praktijk te brengen en plezieriger met elkaar samen te werken. Zeker als ze daar volledig transparant over zijn. Aanbevolen dus.

Een uitgebreidere samenvatting van Schaamteloos delegeren vind je, naast heel veel andere productiviteitsadviezen, in Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.

2018-05-02T11:30:23+00:00 blog|