Mijn klanten zijn vaak een beetje nieuwsgierig naar elkaar. Ze monsteren mijn reactie als ik een eerste analyse doe van hun mailbox. Hoe erg zou het zijn, schrikt ze? Meestal niet, maar als iemand zegt nog mails uit 1995 te hebben, ben ik toch wel een beetje verbaasd. ‘Ik gooi ook wel dingen weg hoor,’ zegt de klant in kwestie als hij mijn blik ziet. Gelukkig, want al die mails samen zorgen voor heel wat uitstoot (zie ook Alle bitjes helpen).
Waarom zou je mails eigenlijk archiveren? De meeste klanten antwoorden hierop dat ze het een prettige gedachte vinden dat iets niet weg is. Met als gevolg dat ze zonder nadenken ook berichten opslaan zonder archiveerwaarde, denk aan ‘Staat genoteerd,’ en ‘Jij ook fijne vakantie.’
Archiveer dus alleen berichten waarvan je vermoed dat je ze misschien nog eens wilt raadplegen. Gaat het je vooral om de bijlage, sla dit dan in je documenten op en gooi de mail zelf weg. Maakt jouw organisatie gebruik van een samenwerkingsplatform, denk dan helemaal goed na voor je dingen bewaart en hóé. Deze digitale deelplekken (Sharepoint is een voorbeeld) zijn juist bedoeld om doublures en het rondpompen van informatie te voorkomen.
Het andere uiterste wat ik vaak tegenkom is helemaal niet archiveren. In zulke mailboxen staan met gemak enkele tienduizenden mailtjes. De eigenaar concentreert zich op de verse mail en komt aan de rest gewoon niet toe. Zonde, want in Outlook kun je mail met één klik op de knop naar een archief verplaatsen. Deze knop:
Misschien is die knop je nooit opgevallen in Outlook, maar ik hoop dat je ‘m vanaf vandaag gaat gebruiken! Het is namelijk dé manier om je mailbox opgeruimd te houden. Het werkt zo:
- Maak eerst een map aan met de naam Archief als je die nog niet hebt. Of kijk even door de mappenlijst in je mailbox of je misschien een standaard archiefmap hebt;
- Controleer nu via Bestand / Accountgegevens / Hulpprogramma’s / Archiefmap instellen aan welke map de archiefknop is gekoppeld; pas aan indien nodig;
- Je kunt nu met deze knop (maar ook met de Backspace-toets) te archiveren mail naar de gekozen map verplaatsen. Heb je meerdere accounts, dan moet je dit per map instellen;
- Het komt soms voor dat je met één blik ziet dat je iets wilt bewaren, zonder dat je de mail opent. Om te voorkomen dat je ogenschijnlijk ongelezen mails naar het archief verplaatst, gebruik je de snelkoppeling Ctrl+Q. Hiermee zet je de te verplaatsen mail op ‘gelezen’.
Links naast de archiefknop zit trouwens nog een ander handig knopje: Delete. Afgaand op wat ik allemaal tegenkom, zouden mensen die ook wel wat meer kunnen gebruiken. Mijn tip is in elk geval:
Verwijder onnodige mails uit je inbox
Laat geen mails in je inbox staan die je niet meer nodig hebt. Alleen op die manier kun je overzicht ervaren. En wil je meer van dit soort tips? Boek me voor een 1-op-1 sessie (ook online) of vraag voor jouw organisatie deze workshop aan.
Nog een tip lezen? Maak hier je keuze. Of bestel Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.