Sinds de corona-uitbraak is Teams als digitale werkomgeving in opmars. De timing was perfect: het platform bestond al enige tijd naast Skype for business, maar de adoptie onder werknemers was matig. Toen zij noodgedwongen thuis kwamen te zitten was daar Teams om het gesprek op gang te houden. Want dat is Teams bij uitstek: een conversatietool. Het stroomlijnt gesprekken die voorheen via andere kanalen plaatsvonden en bundelt alle informatie rond een project of samenwerking op één plek.
Dat vergt wel dat mensen daar verstandig mee omgaan. En daar schort het nogal eens aan, hoor ik van alle kanten. Mijn oudste zoon, ervaringsdeskundig, verwoordt het zo: ‘Je wilt niet dat één van de vijf werkdagen bestaat uit Teams bijhouden.’
Die kant lijkt het soms wel op te gaan. Ik twijfel er niet aan dat de vergaderfunctionaliteit een uitkomst is. Maar of gebruikers via Teams nu zoveel efficiënter werken? Veelgehoorde klachten zijn:
- Er worden te veel teams aangemaakt zodat het overzicht zoek raakt (in plaats van een beperkt aantal Teams met elk meerdere kanalen);
- Het is zo gemakkelijk om te videobellen, dat het aantal overlegmomenten toeneemt. Voor kantoormedewerkers die toch al veel achter het scherm zitten uitermate vermoeiend;
- Iedereen in Teams heeft dezelfde rechten en kan dus zelf teams en kanalen aanmaken, chats starten en dergelijke. Bij gebrek aan een moderator zorgt dat voor onduidelijkheid;
- Lang niet iedereen beseft hoe je teams optimaal kunt gebruiken: Het toppunt van inefficiëntie kwam ik vrijdag tegen: vergaderen in Teams en naderhand via mail iedereen uitnodigen om vervolgstandpunten te delen. Hoe? Via ‘reply to all’ zodat iedereen kan meelezen!
Elke nieuw medium lijkt de behoefte aan contact tot nieuwe hoogtes te stuwen. Maar meer is niet altijd beter. Bedenk wanneer jezelf samenwerkingstools gebruikt: heb ik anderen echt nodig voor dit besluit? Kan ik dit meedelen in plaats van vragen? Voegt dit bericht überhaupt iets toe? Moet ik hierop reageren of kan ik beter delleren? En zo verder.
Mijn tip is:
Gebruik Teams (en andere samenwerkingstools) bedachtzaam
Hebben jij of je collega’s een opfriscursus nodig? Of ga je voor het eerste werken met Teams? Op deze pagina vind je een groot aantal korte videotrainingen om je kennis van het platform te vergroten. En gebruik de opgedane informatie daarna om de gewenste ‘omgangsvormen’ te bespreken. Je bent namelijk vast niet de enige die zich ergert of verwondert.
Nog een tip lezen? Maak hier je keuze. Of bestel Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.