Een paar jaar geleden was het in bedrijven hip om een Clean Deskbeleid te hebben. Dat had verschillende voordelen, werkte efficiency in de hand en het paste prachtig in de trend van Het Nieuwe Werken. Samen met flexibele werkplekken werd het in menig organisatie doorgevoerd. Een aantal van mijn klanten leeft sindsdien uit een lockertje. Ik zou natuurlijk kunnen zeggen dat dat vreselijk is: gedoe, tijdrovend en ongezellig. Maar het went en het biedt gelegenheid om nu eindelijk eens door te pakken met papierloos werken.
Empty Desk Syndroom
Toch staat Clean Desk niet garant voor een perfecte orde, omdat het vaak gepaard gaat met het Empty Desk syndroom: het fenomeen dat je aan het einde van de dag je zorgvuldig geordende documenten altijd weer moet wegstoppen in locker, kast of tas.
Vervolgens zoek je je daags daarna een ongeluk naar die ene memo of belangrijke brief. Onze hersenen hebben visuele informatie nodig om te onthouden, en die schijnbaar slordige ordening op het bureau biedt daartoe heel veel aanknopingspunten. Ik durf dan ook te wedden dat het gros van de cleandeskwerkers elke ochtend zijn paperassen op exact dezelfde wijze uitstalt als de dag ervoor.
Hoe meer spullen, hoe groter de kans op wanorde
Papierloos werken vinden we dus helemaal niet zo aantrekkelijk, al zou het zeker helpen om de boel op orde te houden. Immers: hoe meer spullen, hoe groter de kans op hoge entropie, een maat van wanorde in een systeem. Inderdaad: er is een natuurwet die dit fenomeen omschrijft. Dat is een bitterzoete waarheid voor wie veel bezit, maar niet graag ruimt.
Entropie is eigenlijk een natuurkundig begrip, en ik permitteer me wel wat vrijheid door het toe te passen op de ordening van de spullen om ons heen. Entropie berekent namelijk de waarschijnlijkheid dat een gesloten systeem ontaardt in een wanordelijk systeem (op Wikipedia vind je de natuurkundige uitleg). Die is heel erg groot: chaos waarschijnlijker is dan orde. Om in natuurkundige termen te blijven: we moeten steeds energie toevoegen om de bestaande ordening te behouden. Eenvoudig gezegd: opruimen kost altijd meer moeite dan rommel maken.
Ter verduidelijking: hiernaast zie je de Clutter Image Rating Scale die mijn beroepsgroep gebruikt om het inzicht in de mate van verzameldwang in kaart te brengen. Op plaatje 1 is de entropie laag, op plaatje 9 uitzonderlijk hoog. De meeste mensen maken het natuurlijk niet zo bont, maar het is vrijwel onmogelijk om helemaal geen rommel te maken. Zelfs als je een paar papiertjes verlegt, heb je statistisch al een zooitje gemaakt, zoals ik hier al eens heb uitgelegd.
Entropie bedwingen
De vraag is: hoe houd je de entropie in jouw systeem zo laag mogelijk? Een simpele manier om de entropie laag te houden, is ontspullen. Wat betreft zitten we middenin een gigahype: veel mensen hebben ‘genoeg van teveel’. Ontspullen leer je van Marie Kondo of James Wallman, maar analyseer ook je opbergsysteem. Zo heb ik voor de materialen die ik voor mijn werk gebruik, een speciale kast gekocht. Die staat naast mijn bureau, zodat ik zonder opstaan kan pakken wat ik nodig heb. Labels helpen me bij een vlotte oriëntatie. De entropie zou nog lager zijn als ik netter stapelde, maar die energie verdient zich niet terug, vind ik.
Gouden regels
Bij het ordenen van spullen is gemak en logica belangrijk. Anders wordt de drempel te hoog en kost dingen op hun plek terugleggen te veel energie (ooit schreef ik al eens dit blogje over de inrichting van – nota bene- keukenlades). Opruimen kost het allerminste energie met deze gouden regels:
- als je iets pakt, leg het dan terug
- als je iets laat vallen, raap het dan op
- als je iets opent, doet het dan na gebruik weer dicht
- als je iets te binnen schiet, schrijft het dan op
- als iets kapot os, laat het dan repareren (of gooi het weg)
Zie je er tegenop om dit allemaal in je eentje toe te passen, schakel me dan gerust in. Samen maken we de entropie een kopje kleiner. Want chaos mag dan waarschijnlijker zijn dan orde, orde is een stuk plezieriger dan chaos!
Meer van mij lezen? Bestel Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren. Een handig overzicht van de belangrijkste methodes, instrumenten en technieken om je persoonlijke effectiviteit te verbeteren.