Je hebt een grote taak op je bordje en vraagt je af hoe je die ingepland krijgt? Je allereerste taak is het doordenken van het werk en het maken van een planning. Doorloop onderstaande stappen:
• Breng eerst de werkzaamheden zo goed mogelijk in kaart.
• Schat hoeveel tijd iets kost in uren, dagen of weken.
• Analyseer aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan (X moet klaar zijn, Y moet beschikbaar zijn).
• Informeer de betrokkenen over wat je van hen verwacht.
• Noteer alle subtaken in een dag- of weekplanning (reken terug vanaf de deadline en bouw wat marge in).
• Plan tussenopleverdata en eventuele contactmomenten.
• Start pas wanneer je echt overzicht hebt.
Heeft je taak geen deadline, val dan niet ten prooi aan uitstelgedrag. Kies zelf een oplevermoment en bouw een prikkel in door betrokkenen te informeren. Verzoek hen regelmatig naar de voortgang te informeren.
Geef je zelf tot slot zeker 20% marge bovenop de benodigde tijd. En plan niet te gedetailleerd. De praktijk is vaak weerbarstig en dan moet je alles weer wijzigen.