Mijn klanten zijn het roerend met elkaar eens. Vreselijk hoe de waan van de dag hun agenda bepaalt. Ze komen nergens aan toe. Iedereen wil wat van hen, nu-en-onmiddellijk. Ad-hoc is de norm! Zij, harde, noeste werkers zijn het slachtoffer. Want nee-zeggen: ja, maar nee: dat gaat zomaar niet.

Als je aan mensen vraagt wat hen ervan weerhoudt om lekker te werken, zijn ze eensluidend: het zijn de brandjes en ad-hocproblemen die hun dag verstoren. Ik weet uit ervaring hoe vervelend dat is, en leef met ze mee. Maar wat ze liever niet willen horen is: ‘Dat staan jullie ook toe.’

Jij, afgeleid? Helemaal niet!We gaan het meteen even toetsen. Kijk maar eens naar je takenlijst voor vandaag. Staat daar ‘Tip van de week’ lezen op? Nee? Daar ga ja al!

Flauw natuurlijk, maar dit gebeurt je zo dadelijk weer, met een andere vorm van verpozing, een verzoek of een probleempje. Wees eerlijk: soms is de afleiding gewoon welkom.

Iedereen weet: je werkt het lekkerst als je doet wat je hebt voorgenomen. Dat geeft een gevoel van controle en competentie: je gaat voldaan naar huis. We willen dus allemaal de hoeveelheid brandjes tot het minimum beperken. Ben je bereid daarvoor wat zelfonderzoek te doen?

OK, daar gaat-ie.

Maak een korte, realistische  takenlijst (geen afspraken) voor de rest van de dag en zet er een dikke streep onder. Probeer nu zoveel mogelijk van die taken te doen vandaag.
Let op: schrijf onder de dikke streep de klussen op die niet op de oorspronkelijke lijst staan, maar die je ook doet. Dat zijn de ongeplande zaken die om aandacht schreeuwen.

Stel jezelf aan het einde van de dag deze vragen:

  • Hoeveel taken van de oorspronkelijke lijst heb je af kunnen vinken?
  • Hoeveel taken heb je gedaan die niet op de lijst stonden?
  • En wat ben je vergeten te noteren (zoals gesprekjes met collega’s, vakantiebestemmingen bekijken, appen met je partner… )
  • Hoeveel tijd heb je naar rato besteed aan je oorspronkelijke lijst?

Ik ben erg benieuwd wat eruit komt. Mijn persoonlijke ervaring met deze oefening is dat uitstelgedrag vaak de reden is om in te gaan op verstoringen door anderen, zodat je veel minder productief bent dan zou kunnen. Wanneer je echt, écht gefocust bent op je takenlijst (of de deadline nadert!), lukt nee-zeggen namelijk wél.

Natuurlijk is je dag niet 100% voorspelbaar. Maar probeer eens om de taken die je je ’s ochtends voorneemt te doen, ook daadwerkelijk te voltooien. Ik voorspel je dat je er steeds beter in zult worden, als je echt wilt. Mijn (verrassend lastige) tip voor jou is:

Maak je takenlijst leidend

Het kan natuurlijk dat je (figuurlijk gesproken) bij de brandweer werkt en dat het jouw taak is om brandjes te blussen. Zorg dan dat je daar ook op ingesteld bent en zo efficiënt mogelijk te werk kunt gaan. Dan kan ook jij de werkdag tevreden afsluiten.

PS: Nieuwsgierig naar meer planningstips? Op vrijdagochtend 21 juni geef ik in Gouda de workshop Grip op tijd met open inschrijving.

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.