Tip van de week – week #15

Ken je de Wet van Hofstadter: de wet die zegt dat ‘iets altijd langer duurt dan je denkt, zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter’? De maker bedacht deze wet als voorbeeld van een zelfrefererende quote, een cirkelredenering dus. Als wet klinkt hij erg overtuigend!

Dat wij mensen slechte planners zijn, is algemeen bekend, ik legde hier al eens uit hoe dat waarschijnlijk komt. In theorie zou goed plannen best kunnen lukken, zeker als je bijvoorbeeld deze en deze tips toepast. Het punt is: zelfs dan gaat het nog vaak mis. We maken dus steeds dezelfde fout, precies zoals Hofstadter al zei.

Een bevriende manager probeert deze planfout te ondervangen door zijn team bij elk project om een tijdsinschatting te vragen, en het aantal uren tegenover de opdrachtgever klakkeloos te verdubbelen (zonder zijn team te informeren!). Bij tijdgebrek weet hij: ‘Er is nog marge’.

Wat deze manager doet is uit nood geboren: zijn team zit er steeds naast. Hoe kan het team zichzelf corrigeren? Wat zou helpen is:

  1. Hoe lang doen ze gewoonlijk over veelvoorkomende projecten en taken? Wanneer je een poosje tijd schrijft, zou dit eenvoudig te achterhalen moeten zijn. De gebruikelijke werksnelheid is het kengetal.
  2. Hoe groot is de kans dat de Wet van Hofstadter zich voordoet? Dit is de correctiefactor. Om een veilige marge aan te houden: een kans van 1 op 2.
  3. Wat zijn veel voorkomende problemen? Denk aan trage servers, orderproblemen, lastige klanten, fouten in de software. Bedenk vervolgens hoe groot de kans is dat een van deze problemen zich voordoet? Dit is de vermenigvuldigingsfactor.

Je ziet: met zo’n rekensom is de tijd verdubbelen helemaal niet zo’n gekke keuze! De tip van de week is dus:

Kijk eens terug voor je vooruit kijkt

Door terug te kijken, je functioneren te analyseren én de invloed van de omgeving mee te nemen, leer je steeds preciezer plannen. Nu alleen nog accepteren dat iets altijd langer duurt dan je denkt…

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.

2017-05-04T09:07:34+00:00Tip van de week|