Leg deze zaken vast als je gaat samenwerken

Je hebt vast weleens iets georganiseerd. Een vrijgezellenparty voor je beste vriend(in), een inzameling voor het goede doel of een bijeenkomst op je werk. Neem zo’n recent project in gedachten en denk terug: hoe is dat toen verlopen? Nam iemand de leiding en was er een plan? Werkten jullie lekker samen of was het ieder voor zich? Denk je tevreden of juist met buikpijn terug aan dit project?

NetwerkOf het nu gaat om het organiseren van een wedstrijd of om de implementatie van nieuwe software, je wilt samen met een groep een bepaald resultaat bereiken. En dat vergt afstemming. Hoe beter de afstemming, hoe plezieriger de samenwerking en hoe efficiënter en effectiever het proces. Verloopt de afstemming niet lekker, dan raken mensen gefrustreerd of gedemotiveerd, en waarschijnlijk lijdt het eindresultaat er ook onder.

Het komt de samenwerking dan ook enorm ten goede wanneer je bij de start van een project (hoe klein ook) de taken en verantwoordelijkheden vastlegt. Een voorbeeld: stel dat je met je broers/zussen voor je ouders een feest organiseert:

  • Dan zijn jullie samen verantwoordelijk. Jullie maken een plan, vragen offertes op, huren muzikanten in en zo verder. Waarschijnlijk krijgt iedereen daarbij een aantal deeltaken.
  • Maar je ouders beslissen. Als zij niet van karaoke houden, dan is karaoke van de baan. Ook het budget stem je met hen af.
  • Daarnaast kun je, naast je ouders, een aantal mensen raadplegen. Zij hebben misschien cruciale kennis over eerdere feestjes of willen graag wat inbreng hebben in het geheel.
  • Alle partyplanners moet je bij tijd en wijle informeren. Anders weten ze niet waar jij staat met jouw taak en gaan ze zelf op zoek naar informatie. Of lastiger: op eigen houtje dingen regelen.

Het bovenstaande voorbeeld is gebaseerd op het RACI- of VERI-model, dat helpt om duidelijk te maken wie waar verantwoordelijk (V) voor is en wie eindverantwoordelijk (E). Wie je moet of kunt raadplegen (R) en wie je van informatie moet voorzien (I). Soms is er ook een (O) voor ‘out of the loop’: de persoon die zich erbuiten dient te houden omdat diens bemoeienis niets toevoegt. Dat benoemen scheelt enorm veel afstemming en cc’tjes, heb ik ervaren!

Mijn tip is dus:

Vul een verantwoordelijkheidsschema in als je gaat samenwerken 

Alleen al het invullen leidt tot verhelderende gesprekken. Ben jij een V, vraag dan bijvoorbeeld aan anderen wat hun informatie-behoefte is en meld je regelmatig bij E om een update te geven. Maar: gooi ook mensen uit de informatie-loop en moedig ze aan om te leren loslaten.

Wil je meer weten over dit VERI/RACI, bekijk dan deze Wikipediapagina en ga er bij je volgende samenwerking eens mee spelen. Leuk, nuttig en leerzaam!

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.

Tip: Profiteer nog t/m 31 oktober 2018 van de ‘5=6 actie’ met Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.

2018-10-17T07:35:23+00:00Tip van de week|