Omdat ik vandaag iets wil schrijven over de steen des aanstoots van het digitale tijdperk (de cc), sta ik even stil bij de betekenis van die afkorting: carbon copy. Meteen zie ik mezelf mijn eerste sollicitatiebrief schrijven: op fraai schrijfpapier met inktblauw carbonpapier en een doorslagvel erachter. Na afloop dus die blauwe vingers – en schaamte over de hanenpoten van een onderwijzeres in de dop.

Inmiddels heb ik mijn handschrift nog verder laten verslonzen, en ik ben blij dat de tijd van inktvingers voorbij is. Alle doorslagvelletjes zijn kwijt, maar de (e-)carbon copy is gebleven – en hóé. We cc’en elkaar een slag in de rondte en de gewoonte staat hoog in de Top tien van e-mailergernissen.

Wat levert al dat cc’en op? Bevestiging en rugdekking. De stukken zijn verstuurd zoals gevraagd, dat je het even weet. Ik heb mijn plicht gedaan, kijk maar! Trouwens, de baas weet nu ook van dit sluimerende conflict, voor de zekerheid.

Is dat nuttig? Nee, want bewijs kun je toch al leveren als je je verzonden mails doorspit. Bereikt die informatie de ontvanger echt? Ook niet. De meeste slimmerds sluizen cc’s immers met een filter naar een map, en lezen die vervolgens pas als ze werkelijk helemaal niks meer te doen hebben.

Frappant: geen mens die het door heeft!

Kortom: die digitale doorslagvelletjes waren ooit nuttig, maar schieten nu hun doel voorbij. We moeten af van die enorme hoeveelheid cc’s om échte uitstoot en ergernis te verminderen.

Neem het voortouw:

  • Maak heel duidelijk dat je geen cc’s wenst te ontvangen. Goed voorbeeld doet goed volgen;
  • Kijk eens wie jou veel cc’t en vraag naar het waarom. Tracht samen tot een betere manier van kennisdeling te komen;
  • Wil je geïnformeerd worden als een collega bepaalde actie voltooid heeft? Gebruik in Outlook Taken de functie taken toewijzen en je krijgt automatisch een bericht als hij of zij de klus afvinkt. De gedeelde taak wordt zichtbaar in je lijst met submappen;
  • Of gebruik een gedeelde takenlijst in de cloud zoals je hier kunt zien in Trello. Voor mensen met een Office365 account is Microsoft Planner een goed alternatief;
  • Werk je met Microsoft Teams voor vergaderingen, dan heb je daar de beschikking over Taken (een integratie van To Do en Planner). Bekijk dit Engelstalige filmpje voor een tutorial.

Cc’en is niet nuttig en niet nodig. Maar anderen op de hoogte houden van de voortgang van jouw acties is dat soms wél. Mijn tip is daarom:

CC niet, maar deel kennis in jullie taak- of projectomgeving

Wil je mensen in een gemengde groep informeren? Zet de ontvangers in blind carbon copy (bcc): de mail komt binnen in de hoofdmap maar ontvangers kunnen niet op elkaar reageren door per ongeluk op ‘reply to all’ te klikken. Via ‘Opties’ in het menu van Outlook tover je de BCC-knop tevoorschijn.

Nog een tip lezen? Maak hier je keuze. Of bestel Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.