Momenteel loop ik stage op een verpleegafdeling. Mijn taak: interventies ontwikkelen om de werkdruk te verlichten. Maar kan dat eigenlijk wel als iedereen continu een beroep doet op je tijd? Hoeveel grip heb je dan en is timemanagement überhaupt haalbaar? Dat is de grote vraag.
Dit is wat ik zie. De verpleegkundigen lopen rond, druk met eigen taken. Uit observaties blijkt dat ze daarbij telkens worden onderbroken voor mededelingen, vragen en verzoeken. Dat vergroot de kans op fouten, leidt tot multitasken en het gevoel altijd bereikbaar te moeten zijn, waardoor ze weer vaker aangeklampt kunnen worden.
Als onderzoeker vraag ik me natuurlijk af of alle onderbrekingen even nuttig en noodzakelijk zijn. Vooral als het andere disciplines betreft die ook iets met de patiënt van doen hebben. Er is immers een prachtig informatiesysteem in gebruik? Maar de verpleegkundigen hebben het idee dat het niet anders kan. Ze hebben de meeste kennis van de patiënt, en vinden het ook fijn om collegiaal om benaderbaar te zijn. Ze willen trouwens zelf ook graag anderen onderbreken als het zo uitkomt.
Want het onderbreken werkt naar twee kanten en het is dus allesbehalve gemakkelijk om deze patronen te doorbreken. Toch ben ik ervan overtuigd dat het regelmatig gaat om niet-nuttige onderbrekingen. Omdat:
- de onderbreker het gemakkelijker vindt om iemand aan te schieten dan zelf te gaan zoeken naar informatie;
- de onderbreking ontstaat door een procesfout, bijvoorbeeld slecht vindbare spullen;
- de onderbreker op deze manier een eigen verantwoordelijkheid delegeert;
- de onderbreker de informatie al heeft gedeeld, maar nog eens extra onder de aandacht wil brengen.
Het patroon houdt zichzelf in stand, want als je op het taak- of informatieverzoek in gaat, beloon je dat gedrag en blijft de onderbreker je opzoeken. Het gevolg? Al die interrupties bij elkaar zorgen voor een foutgevoelige, improductieve, onrustige en uitputtende dag. En dit speelt niet alleen op verpleegafdelingen natuurlijk.
Zorgen dat het stopt dus, dat elkaar van het werk houden. Hoe? In elk geval niet door meteen een heel punt te maken van de onderbrekingen. Daarmee krijgt het imago van de ander een opdoffer en dat komt de relatie niet ten goede. Wat je eerst kunt doen is dit:
Stuur op zelfstandigheid
Zeg dingen als: ‘Hoeveel vertrouwen heb je dat het je de volgende keer zelfstandig lukt?’ of ‘Voor een volgende keer: deze informatie staat in het systeem, daar en daar.’ En ook: ‘Als je nou weer twijfelt: weet dat je dit soort beslissingen rustig zonder mij kunt nemen.’ Maar weet: vanwege het interactie-effect is het vrijwel onmogelijk om je werk op eigen houtje onderbrekingsvrij te maken. Met elkaar houd je dit systeem in stand, en je kunt het dus ook alleen met elkaar doorbreken. Dat dit werkelijk kan, dat hebben we op de bewuste verpleegafdeling inmiddels bewezen!
Meer tips lezen? Bekijk ze op de site. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.