De zomer zit er bijna op. Het najaar wordt klassiek druk, voorspel ik, met toenemende bedrijvigheid in de kantoortuin en op de werkvloer. Geen beter moment om je kennis en toepassing van timemanagementtechnieken een beetje op te frissen. Als je je tijd niet bewaakt, zal de drukte je immers overkomen, ten koste van je eigen plannen.

niet storenMaar hoeveel grip heb je eigenlijk op de mensen die een beroep doen op je tijd? Op de verpleegafdeling waarvoor ik momenteel interventies ontwikkel om de werkdruk te verlichten, is dat de grote vraag.

De verpleegkundigen lopen rond, druk met eigen taken. Uit observaties zien we dat ze daarbij telkens worden onderbroken voor mededelingen, vragen en verzoeken. Dat vergroot de kans op fouten, leidt tot multitasken en het gevoel altijd bereikbaar te moeten zijn, waardoor ze weer vaker aangeklampt kunnen worden.

Als onderzoeker vraag ik me natuurlijk af of alle onderbrekingen even nuttig en noodzakelijk zijn. Vooral als het andere disciplines betreft die ook iets met de patiënt van doen hebben. Er is immers een prachtig informatiesysteem in gebruik? Maar de verpleegkundigen hebben het idee dat het niet anders kan. Ze hebben de meeste kennis van de patiënt, en vinden het ook fijn om collegiaal om benaderbaar te zijn.

Het is dus nog niet zo gemakkelijk om deze patronen te doorbreken. Een perspectiefwisseling wil nog wel eens helpen om de motieven van de onderbreker (bij niet-nuttige onderbrekingen) te onderzoeken. Want:

  • De onderbreker weet het antwoord op de vraag vaak eigenlijk wel, maar hoopt op bevestiging;
  • De onderbreker vindt het gemakkelijker om iemand aan te schieten dan zelf te gaan zoeken naar informatie;
  • De onderbreker heeft de informatie al gedeeld, maar wil dat nog eens extra onder de aandacht brengen.

Als je op het taak- of informatieverzoek in gaat, beloon je dat gedrag dus en blijft de onderbreker je opzoeken.

Al die interrupties bij elkaar zorgen voor een foutgevoelige, improductieve en uitputtende dag, of je nu op een verpleegafdeling werkt of elders. Zorgen dat het stopt dus, dat elkaar van het werk houden. Hoe? In elk geval niet door meteen een heel punt te maken van de onderbrekingen. Daarmee krijgt het imago van de ander een opdoffer en dat komt de relatie niet ten goede. Wat je eerst kunt doen is dit:

Stuur op zelfstandigheid 

Zeg dingen als: ‘Hoeveel vertrouwen heb je dat het je de volgende keer zelfstandig lukt?’ of ‘Voor een volgende keer: deze informatie staat in het systeem, daar en daar.’ En ook: ‘Als je nou weer twijfelt: weet dat je dit soort beslissingen rustig zonder mij kunt nemen.’

Als subtiele hints niet helpen, kun je altijd nog je toevlucht nemen tot zwaarder geschut zoals gedrag en effect benoemen. Anders word jij het gemakkelijke antwoord op het ‘druk druk druk’ zijn van de ander.

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.