‘Vreselijk, maar niet toepasbaar!’ Mijn Tip van de week over wel of geen Out-of-Officebericht riep op LinkedIn nogal wat reacties op. Van instemming en argumenten vóór een OOOB tot een vertwijfeld: ‘Dat werkt niet in mijn doelgroep… Sommigen bellen drie minuten na het versturen van mail al op of ik het gelezen heb!’
Nu lijkt me dat zowel buitengewoon vervelend als zeer eenvoudig te voorkomen. Daarvoor moet je je wel eerst bewust worden van terugkerende misverstanden in de communicatie. Die zijn ontstaan doordat mensen op de een of andere manier een bepaalde verwachting hebben gekregen. Misschien heeft de schrijfster hierboven haar ongeduldige klanten per ongeluk een paar keer ‘beloond’ met een snelle reactie. Zo ontstaan aannames.
Zo denken klanten vaak dat onder mijn leiding niks fout kan gaan. Ze gooien duizenden mailtjes weg en zijn verrast als er wel eens eentje tussendoor glipt die niet in de prullenbak had gemoeten. Vervolgens redeneren ze: zie je wel, weggooien is niet slim! Toch zou het veel logischer zijn om te concluderen dat de opruimsessie juist erg geslaagd is. Die andere 1999 mailtjes zijn namelijk wél terecht in de digitale versnipperaar genomen.
Daarom manage ik in dit soort situaties van tevoren de verwachtingen, simpelweg door bovenstaand voorbeeld te geven. Mijn klanten reageren daardoor een stuk minder paniekerig als ze de delete-knop een keertje te vaak hebben ingedrukt. Per slot van rekening is er zelden een man overboord.
De gefrustreerde LinkedIn-collega kan iets zeggen als:
“Lieve klant of collega, leuk dat wij gaan samenwerken. Nu komt er in de toekomst misschien een moment waarop je mij zeer dringend nodig hebt. Dan is het goed om te weten dat ik bij calamiteiten het beste te bereiken bent op <favoriete manier> . Let wel: onder calamiteiten versta ik niet <voorbeeld uit de praktijk> maar wel <voorbeeld uit de praktijk>… etc.”
Persoonlijk heb ik veel lol van deze techniek, die overigens op nog veel meer manieren inzetbaar is (lees er bijvoorbeeld over in mijn boek Het ABC van plannen,organiseren en optimaliseren). Ik adviseer dan ook:
Voorkom misverstanden met verwachtingsmanagement
Bedenk: wat je zaait, zul je oogsten. Reageer jij bijvoorbeeld altijd snel op berichtjes, dan leer je zowel anderen als jezelf dat deze prikkel => die respons geeft. Dat wordt dan dus ook steeds lastiger te doorbreken! Met verwachtingsmanagement leid je dus niet alleen het gedrag van anderen in goede banen, maar formuleer je ook een duidelijke richtlijn voor jezelf.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.