Persoonlijke begeleiding 2017-06-27T11:18:25+00:00

Martine Vecht

Professional organizing en burn-outpreventie
in de zakelijke markt

“Persoonlijke begeleiding door een professional organizer is dikwijls effectiever dan het volgen van een timemanagementtraining, waarna je op de werkplek maar moet zien hoe je het geleerde vertaalt naar de praktijk.”

Er zijn veel praktische, slimme en verstandige oplossingen voor het managen van tijd en taken. Professional organizers zijn hier deskundig in. Met een praktische en persoonlijke interventie op maat voorkomt u dat de situatie escaleert. Uw medewerker krijgt weer lucht.

Persoonlijke begeleiding

Mensen met een groot takenpakket of veel verplichtingen voelen zich soms overspoeld door informatie. Ze besteden te veel of juist te weinig tijd aan mail, komen niet toe aan prioriteiten, hebben moeite met plannen, verliezen het overzicht en belanden in een neerwaartse spiraal van steeds harder (moeten) werken.

Efficiency verhogen

En dat heeft forse consequenties voor de productiviteit. Onderzoek heeft aangetoond dat inefficiënte gewoontes per persoon zo’n vier uur per week kosten. Mensen in tijdnood lopen meer risico op een burn-out en functioneren minder goed in teams. Georganiseerde werknemers zijn efficiënter, halen meer voldoening uit hun werk en maken een betere indruk.

Persoonlijke begeleiding is geschikt voor:

  • praktische oplossingen voor de werkdruk
  • advies voor een optimale werkaanpak of
  • begeleiding bij een dreigende burn-out

Werkplekcoaching

Deze begeleiding richt zich op de in het oog springende verbeterpunten van werkaanpak en zelfmanagement. Een zeer praktische vorm van begeleiding, die aansluit bij de behoeftes van de werknemer. Bij werkplekcoaching komen patronen aan het licht die met eenvoudige tips te doorbreken zijn. Er ontstaat een nieuw systeem dat makkelijk bij te houden is.

Zichtbare effecten in de werkomgeving aanpakken

Knelpunten worden zichtbaar in de werkomgeving. Ik richt me dan ook in eerste instantie op het aanpakken van:

  • spullen en papieren op en naast het bureau; mogelijk loopt iemand achter met archiveren, zijn het visuele reminders aan taken of is het een (te) grote werkvoorraad
  • de mailbox; veel mapjes duidt op overorganiseren, veel ongelezen mail op achterstand. Ook de bekende rode vlaggetjes zijn een veeg teken
  • het gebruik van de agenda; als het zwaartepunt bij afspraken ligt, is er onvoldoende tijd voor overig werk en ontstaan er steeds meer brandjes, omdat iemand zaken niet vóór kan zijn
  • de aanpak van taken; valt ter niets tussen wal en schip, dan loopt het, maar dikwijls ontbreekt een goed opvolgsysteem

Minder zichtbaar zijn de overtuigingen die iemand koestert. Gedachten over wat hoort en niet hoort, dragen bij aan de ervaren werkdruk. Ook persoonlijkheidsfactoren spelen een rol bij het al dan niet ervaren van werkdruk.

Strategieën leren

Werkplekcoaching vindt plaats op de werkplek. Uw medewerker leert bijvoorbeeld strategieën om efficiënt en effectief mail te verwerken. Bij een zware takenlast bespreken we prioriteiten en maken een werkbare planning. Met slimme oplossingen zorgen we voor een zuchtje wind door zijn of haar agenda. Eén of twee sessies zijn vaak al genoeg om een heldere werkaanpak te ontwikkelen waar uw medewerker zich beter bij voelt.

Een sessie bestaat uit

  • Een telefonische intake van een half uur
  • een plan van aanpak en een individuele voorbereidingsopdracht
  • een dagdeel begeleiding van 3 à 4 uur
  • ondersteuning per e-mail om gewoontes te helpen automatiseren
  • extra dagdelen wanneer er sprake is van grote achterstand of stress
  • een verslag met een samenvatting van de dag, conclusies en aanbevelingen
  • een telefonisch nagesprek

Investering

Ik werk meestal op uurbasis. Het tarief is € 85,- excl. 21% btw p/u. Voor non-profitbedrijven, particulieren en kleine zelfstandigen maak ik een voorstel op maat.

Interesse? Neem contact op!

Burn-outpreventie

Steeds meer bedrijven zien in dat investeren in medewerkers loont. Ingrijpen bij langdurige overbelasting helpt chronische stress en uitval voorkomen. Dat is niet alleen beter voor de medewerkers, maar ook beter voor het bedrijf. De cijfers zijn bekend: gemiddeld zijn werknemers met een burn-out 187 dagen uit de roulatie.

Burn-outpreventie is geschikt voor medewerkers met ernstige stressklachten die nog niet uitgevallen zijn. Daarvoor maak ik meestal drie tot vier afspraken op de werkplek, met een tussenliggende periode van enkele weken. De focus ligt op praktische verbeterpunten en het hervinden van de regierol. Het doel is voorkomen dat de medewerker uitvalt, en gezond en met plezier aan de slag kan blijven.

Signalen werkstress

  • Herhaaldelijke signalen van gehaastheid en drukte
  • Klachten over ad-hoc werken en gebrek aan prioriteiten
  • Op de vrije dag toch (komen) werken omdat taken niet af zijn
  • Toegenomen gespannenheid of prikkelbaarheid
  • Focus op details, moeite om hoofd- van bijzaken te onderscheiden
  • Afgenomen beslisvaardigheid
  • Lichamelijk klachten, toegenomen verzuim en/of slaapproblemen

ACCESS-methode

Bij burn-outpreventie volg ik de stappen van het ACCESS-protocol, ontwikkeld door burn-outdeskundige Carien Karsten. Het acroniem betekent: Analyse, Conditie, Cognitieve herstructurering, Effectief functioneren in het werk, Sociaal in balans en Stabilisatie. ACCESS richt zich op de afstemming tussen persoon en werk en de structurering van het herstel. In de tijd tussen de afspraken in geef ik ‘huiswerk’ en indien nodig houden we contact per mail of telefoon.

Het plan van aanpak wordt qua volgorde en thematiek op maat gemaakt, eventueel in samenspraak met HR, de bedrijfsarts en/of een psycholoog.  Het resultaat: medewerkers zijn beter in balans, ervaren meer controle en voelen zich zekerder van hun zaak. Ze hervinden het vertrouwen in hun professionaliteit, zodanig dat de situatie behapbaar wordt.

Investering

Ik stuur vooraf een offerte met een plan van aanpak. De begeleiding bestaat uit drie tot vijf sessies met een gemiddelde duur van drie uur per keer; de investering bedraagt tussen de € 1.500 en € 2.000,  excl. 21% btw, afhankelijk van de duur en de intensiteit.

Wilt u meer informatie of een offerte? Neem contact op!