‘Dit hebben we kut georganiseerd!’ Briesend komt de teammanager binnen. Hij heeft in de file gestaan en is te laat. Maar zijn frustratie komt vooral door de onhandige timing van deze workshop over timemanagement: midden in de drukste periode van het jaar, zodat een dagje niet op kantoor zich presenteert als een regelrecht drama.
De noodzaak voor deze workshop is overduidelijk, al sta ik het eerste uur met buikpijn voor de groep. Maar wat me vooral verbaast, is de passiviteit waarmee het team het erop aan heeft laten komen. Hoe kan het, dat deze geplande workshop ze toch heeft overvallen?
Ik denk dat ik het begrijp. Als je het druk hebt, heb je een aantal mogelijkheden om daarmee om te gaan. Je kunt meer werken door langer op kantoor te blijven of werk mee naar huis te nemen, of sneller werken door taken te combineren of output eerder op te leveren, met foutjes desnoods.
Maar voor optie drie – slimmer werken – moet je creatief zijn, en dat gaat nu juist zo lastig als je moet pieken. Je functioneert dan op het scherp van de snede: volkomen gefocust op het behalen van je doelen. Even uitzoomen is er niet bij, en het hele team kan er door worden meegesleurd. Zo kon het gebeuren dat iedereen de hap uit de week aan zag komen, en niemand iets ondernam.
Dat work hard, play hard niet zonder risico’s is, beschreef ik al eens in deze tip. Zit je middenin zo’n piekperiode en merk je dat je besluitvaardigheid afneemt, train jezelf dan om even uit te zoomen. Wat kost veel tijd? Hoe kunnen we het zelfde resultaat bereiken op een eenvoudiger manier? Moet alles echt nu?
Iedereen heeft het weleens een keertje te druk en dan lopen de dingen anders. Een drama is dat echter zelden. Mijn tip is daarom:
Werk niet harder, maar slimmer
Er kan veel:
- Informeer bij stakeholders hoe zij met hun planning zitten. Wie weet zijn zij blij met meer lucht.
- Vraag aan opdrachtgevers welk detailniveau het werk moet hebben. Misschien kan de lat iets lager, of kunnen zij prioriteiten aangeven.
- Geef mensen die je begeleidt meer mandaat en meer vertrouwen om zelfstandig problemen op te lossen. En denk erom: dan loslaten!
- Koop tijdelijk ondersteuning in en besteed eenvoudige werkzaamheden uit.
- Kijk verderop in je agenda en bepaal wat je kunt schrappen: als betrokkenen het tijdig genoeg weten om een alternatief te zoeken, dupeer je ze nauwelijks.
Deze oplossingen zijn geen teken van zwakte, maar van kracht.
Voel je er niet schuldig, maar verstandig over.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.Heb je mijn hulp nodig omdat je aan je taks zit? Kijk verder op deze site, bijvoorbeeld hier.