Mijn ouders hadden vroeger De Grote Spectrum Encyclopedie. Die dikke 24-delige reeks hadden ze gekocht op afbetaling. Een gigantische investering van 2500 gulden waar mijn zussen en ik als kinderen geïnteresseerd in zaten te bladeren – tot het nieuwtje eraf was. Er stonden maar weinig plaatjes in en aan pakkend schrijven deed men toen ook nog niet!

wikipediaNog maar een paar jaar geleden is de encyclopedie in de papiercontainer verdwenen. Dat was wel even slikken, maar het scheelde zeker anderhalve meter en de informatie was natuurlijk vreselijk gedateerd. En wat moet je met 24 zware boeken als je over Wikipedia kunt beschikken?

Zo gemakkelijk als we toegang hebben tot die online enkuklios paideia (= een afgerond totaal van kennis), zo lastig is de toegang tot die andere belangrijke bron van informatie: ons brein. Dat levert helaas totaal niet op commando de kennis die we zoeken.

Daarom bouw ik sinds een paar jaar gestaag aan een online privé-encyclopedie met behulp van een app waarover jij als nieuwsbrieflezer vrijwel zeker ook kunt beschikken: OneNote.

OneNote is een digitaal notitieblok dat automatisch wordt meegeleverd met een Office 365-account (en anders moet je het even downloaden – er is ook een variant voor Mac). Zelf heb ik het als app op mijn telefoon, op mijn iPad en op mijn laptop. Hierin sla ik alles op wat ik wil onthouden. En dat is veel.

  • Ik gebruik het tijdens workshops om notities te maken
  • Mijn paklijsten voor diverse vakanties staan erin
  • Als ik over een boek hoor dat ik wil lezen of een over film die ik wil zien, zet ik dat in OneNote in een van mijn ‘bucketlisten’
  • Tijdens vakanties houd ik er een dagboek in bij
  • Ik maak er gespreksnotities in

… en zo kan ik nog wel even doorgaan. Tabellen, wiskundige vergelijkingen, foto’s, audio, hyperlinks, printscreens, bestanden en nog veel meer soorten data kun je er in kwijt. Bovendien kun je een notitieblok delen: handig als je samen aan een project werkt.

Het prettige is dat OneNote ogenschijnlijk de look heeft van Verkenner: met ‘notitieblokken’ voor de ‘hoofdstructuur’, ‘secties’ in plaats van ‘mapjes’ en ‘pagina’s in plaats van ‘bestanden’. Dat maakt het verzinnen van een indeling lekker logisch. Tegelijkertijd is het invoegen en benaderen van de informatie veel eenvoudiger. Je hoeft niet eindeloos te klikken voor je bij de juiste map bent, opslaan is niet nodig, je kunt informatie gemakkelijk hergroeperen en kunt er ook vanaf je telefoon bij.

Dankzij OneNote kun je het mapje Misschien later uit je inbox gooien. Voor leuke ideeën maak je gewoon een sectie aan. Ook informatie die je onder handbereik wilt houden kun je in OneNote zetten. Met CTRL+E kun je je pagina’s doorzoeken als je in je enthousiasme toch wel erg veel pagina’s hebt aangemaakt. Het enige wat je nodig hebt is een logische structuur.

Zelf gebruik ik OneNote sinds eind 2017 (hier lees je hoe dat zo gekomen is), en inmiddels zou ik niet meer zonder kunnen. Mijn tip:

Maak je eigen privé-encyclopedie in OneNote  

OneNote gebruiken wijst zich vanzelf. Open je het na installatie voor de eerste keer, dan krijg je een rondleiding, waar je prima mee uit de voeten kunt. Of bekijk een aantal tutorials om alle fijne kneepjes te leren.

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.