Midden in de zomer ging ik naar de sauna. De combinatie van opgietingen, koudebaden en zonnen was weldadig. Maar op het toilet viel mijn oog op de schoonmaaklijst, en ik dacht meteen: ‘organizing’.
Op zich ben ik een fan van checklists, maar deze schema’s blijven me verbazen. Er staat op wanneer het sanitair gereinigd dient te worden,maar de beurten worden vaak niet afgetekend. Of iemand heeft voor een aantal keer tegelijk zijn krabbel gezet, zo doet de regelmaat van het schrift en de penkleur vermoeden.

schoonmakenHet lijkt me ook zo onpraktisch voor de poetsdames – en heren. Telkens die natte handschoenen uit, pennetje zoeken, papier vanachter het plastic schuiven… Bovendien is die paraaf geen echt bewijs van hygiëne: daarvoor kun je er te gemakkelijk mee knoeien.

De schoonmaaklijst schiet zijn doel voorbij, vind ik. Hoe ontstaat zoiets? Het intrigeerde me en ik zocht naar instructies in de hygiënerichtlijn voor sauna’s en badinrichtingen. Geen spoor van formulieren, en de hele code bleek wettelijk trouwens niet eens verplicht. Toch ben ik het schema al op heel veel plekken tegengekomen.

Van mij mag dit geturf meteen geschrapt worden. En ik beveel van harte aan dat iedereen eens kritisch kijkt naar overbodige administratie. Zo ben ik een tijdje terug gestopt met mijn urenregistratie. Er vroeg nooit iemand naar, ik deed er niks mee en ik kan de Belastingdienst met gemak duidelijk maken dat ik een serieuze ondernemer ben. Wat een opluchting was dat.

In de zorg zijn ze fantastisch bezig met ontregelen, zoals dat heet. De overheid heeft zelfs een actieplan gelanceerd: (Ont)regel de zorg. Het doel is een merkbare vermindering van de regeldruk, en met snap- en schrapsessie worden de handelingen die voor eliminatie in aanmerking komen in kaart gebracht. Ik vind het een briljant idee en tip daarom:

Snap het of schrap het 

Hoe pak je dat aan? Dat hangt natuurlijk wel een beetje af van de aard van je werkzaamheden. Maar in algemene zin:

  • Ga na welke taken je onnodig lijken, je irriteren, verbazen of je gewoon enorm veel tijd kosten.
  • Beoordeel of de taak verplicht, nuttig of nodig is (snappen). Bij een ‘ja’ kun je onderzoeken of de taak praktischer of handiger kan.
  • Maak een top drie van zaken die je zou willen schrappen. Zijn daar meerdere mensen bij betrokken, steek dan de koppen bij elkaar.
  • Breng in kaart welke stappen er nodig zijn om de taak daadwerkelijk op te ruimen en voer die zo snel mogelijk uit. Anders heb je er weer een plannetje bij dat op de backburner blijft liggen.

Werk je in de zorg? Doe dit dan met je team en volg een van de schrapsessies van zorgvoorbeter.nl. Een mooi initiatief!

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.