administratie

>Tag: administratie

Patiëntendossier

Professional organizer Ivonne Brans houdt voor elk gezinslid een notitieboekje bij waarin ze per persoon alle gezondheidsklachten noteert: wat eraan scheelde, welke arts ze heeft geraadpleegd en welke medicijnen er zijn voorgeschreven. Dit helpt haar: • inzicht te krijgen in terugkerende aandoeningen, zodat ze weet of er aanleiding is voor een bezoekje aan de huisarts; • namen te onthouden van behandelend artsen/specialisten; • overzicht te houden welke medicijnen zijn voorgeschreven (de stickers van verpakkingen plakt ze in de boekjes); • alert te zijn bij ziekenhuisbezoek. ‘Zelfs voor mijn hoogbejaarde vader heb ik zo’n boekje’, vertelt Ivonne. ‘Je kunt sneller ingrijpen en het helpt medische fouten voorkomen.’

Patiëntendossier2016-02-25T18:23:24+02:00

Op tijd verlengen

Kijk vandaag eens in je paspoort, op je identiteitskaart en/of in je rijbewijs om te zien wanneer ze verlopen. Je krijgt hier namelijk niet standaard bericht over! Is het nog dit jaar? Noteer ‘paspoort verlengen’ dan een maand van tevoren als reminder in je agenda. Dat bespaart je een onaangename verrassing op de dag van vertrek of, erger nog, vreselijke stress op het vliegveld. Bij steeds meer gemeentes kun je voor dit soort zaken een afspraak maken. Dat scheelt lang wachten aan de balie. Na de aanvraag duurt het meestal zo’n vijf werkdagen voor je het document – persoonlijk! – weer kunt ophalen. In de zomer is het extra druk, dus reken dan op iets meer tijd. Bij spoed is een verlenging ook binnen 24 uur te regelen, maar de kosten zijn dan veel hoger. Wees er dus liever op tijd bij.

Op tijd verlengen2014-12-17T12:36:11+02:00

Verantwoordelijk

De directie van een basisschool wilde het schoolarchief opschonen. Dat was hoog nodig, want er was al bijna veertig jaar niets meer aan gedaan. Rijen archiefdozen, kromgetrokken ordners en zelfs een hangmappenkar van een inderhaast vertrokken schoolhoofd kwamen tevoorschijn. Toen pas bleek dat al die jaren niemand zich verantwoordelijk had gevoeld voor het archief. Notulen, jaarverslagen en conceptdocumenten waren in zes-, zevenvoud bewaard. Wat een eenvoudige klus had moeten zijn, werd een tijdrovende zoektocht naar originele stukken, definitieve documenten en schone notulen. Helaas bleken ook de talrijke foto's, bijzondere projecten en musicals nauwelijks gedocumenteerd. Als bestuurder focus je vooral op de dagelijkse zaken. Maar vergeet niet iemand aan te wijzen die zorgt voor een toegankelijke, eenduidige archivering. Niet alleen van digitale stukken, maar ook van oude papieren uit de begintijd van de organisatie. Juist die stukken zijn vaak het koesteren waard.

Verantwoordelijk2012-06-29T14:04:56+02:00

Makkelijk aangifte doen

Houd in het nieuwe jaar de stukken voor de aangifte Inkomstenbelasting (jaaropgaven, financiële overzichten, saldigegevens, informatie over je pensioenaangroei en dergelijke) apart van de overige post. Leg er bijvoorbeeld een speciale hangmap voor aan, of gebruik een insteekhoes. Als je alle stukken al bij elkaar hebt, is de drempel om aangifte te gaan doen een stuk lager! Ben je lid van een vakbond? Veel vakbonden helpen gratis of tegen een kleine vergoeding bij het invullen van je belastingaangifte. Of organiseren belastingzittingen. Wil je echt tijd besparen, laat dan je aangifte verzorgen door een belastingadviesbureau. Dat hoeft niet duur te zijn: vanaf € 50,- kun je de volledige aangifte uit handen geven. Kies wel een professional, iemand die is aangesloten bij een beroepsorganisatie zoals NOvAA of de NIVRA. En na de aangifte? Omdat de Belastingdienst tot vijf jaar terug een aanslag kan opleggen, is een bewaartermijn van vijf jaar gangbaar. Bewaar tevens aankoopbewijzen van dure gebruiksvoorwerpen in verband met garantie, aangifte bij diefstal of eventuele verkoop.

Makkelijk aangifte doen2011-11-22T09:53:29+02:00

Met gerust hart

Wat gebeurt er met jouw taken als je onverhoopt een tijd niet kunt werken? Kun je gemist worden of moet alles in volle vaart verder? En in dat laatste geval: kunnen anderen er dan makkelijk achter komen waar je mee bezig bent? Het is sowieso altijd belangrijk dat: • er een beschrijving is van jouw taken; • je planning voor de komende tijd helder is. • je agenda bijgewerkt en begrijpelijk is • de indeling van de omgeving automatisch leidt tot de juiste gedragingen • belangrijke contacten en hun gegevens onder handbereik zijn Dit is niet alleen handig voor derden, maar ook jij kunt zo met een gerust hart een poosje afwezig zijn.

Met gerust hart2011-11-01T11:05:00+02:00

Detective spelen: niet de bedoeling!

Bekijk je administratie eens door de ogen van anderen. Zouden ze je verzekeringspapieren snel kunnen vinden als er iets met je aan de hand is? Adressenlijsten, de waardepapieren van de woning of je testament? Als jij de boel op orde hebt, bespaar je je nabestaanden een hoop ellende als je plotseling overlijdt. Niemand heeft er in zo’n enerverende periode behoefte aan om detective te gaan spelen in jouw administratie.

Detective spelen: niet de bedoeling!2011-10-28T19:25:47+02:00

Papierlawine

Foldertjes, tekeningen, weekkranten, brieven en reclame. Ontelbare briefjes van school, verspreid door het huis... De papierlawine onder controle krijgen is een dagtaak op zich. Dus kleeft het aan het werkblad in de keuken, blijft het liggen tot er een beker melk overheen gaat of raakt een belangrijke polis per ongeluk tussen het oudpapier. Hoe krijg je die informatiestroom gekanaliseerd? Bedenk een vaste plek voor vers papier. Bijvoorbeeld een mandje op tafel of in de ‘administratiehoek’. Introduceer deze plek ook bij andere leden van het huishouden. Zijn bepaalde gezinsleden verantwoordelijk voor een aanzienlijke papierlawine en in staat deze zelf te verwerken, geef ze dan een eigen postplek: een verdeler bij de brievenbus bijvoorbeeld.

Papierlawine2011-10-21T11:26:11+02:00

Administratiemoment

Prik een vast moment per week om post weg te werken. Neem als je brieven openmaakt direct een beslissing over het type actie. Moet je iets doen, iets beslissen, de inhoud bespreken, het doorlezen, alleen archiveren, doorgeven aan iemand anders of kan het linea recta de oud-papierbak in? Doe kleine acties zoveel mogelijk direct. Maak een notitie op het poststuk als je de taak niet nu kunt of wilt uitvoeren. Arceer belangrijke gegevens zoals de datum, het onderwerp, cijfers en concrete verzoeken. Nu weet je immers nog waar het over gaat, over een paar dagen niet meer. Stop de brieven om dezelfde reden niet terug in hun enveloppen, dan zie je niet wat er in zit! En nu? Zet grotere acties in je takenlijst: bij voorkeur met een einddatum. Spaar vraagstukken om met derden te bespreken op in een mapje en plan een overleg. Zo kom je tenminste niet achterop.

Administratiemoment2011-10-21T10:32:11+02:00