Houd in het nieuwe jaar de stukken voor de aangifte Inkomstenbelasting (jaaropgaven, financiële overzichten, saldigegevens, informatie over je pensioenaangroei en dergelijke) apart van de overige post. Leg er bijvoorbeeld een speciale hangmap voor aan, of gebruik een insteekhoes. Als je alle stukken al bij elkaar hebt, is de drempel om aangifte te gaan doen een stuk lager! Ben je lid van een vakbond? Veel vakbonden helpen gratis of tegen een kleine vergoeding bij het invullen van je belastingaangifte. Of organiseren belastingzittingen. Wil je echt tijd besparen, laat dan je aangifte verzorgen door een belastingadviesbureau. Dat hoeft niet duur te zijn: vanaf € 50,- kun je de volledige aangifte uit handen geven. Kies wel een professional, iemand die is aangesloten bij een beroepsorganisatie zoals NOvAA of de NIVRA. En na de aangifte? Omdat de Belastingdienst tot vijf jaar terug een aanslag kan opleggen, is een bewaartermijn van vijf jaar gangbaar. Bewaar tevens aankoopbewijzen van dure gebruiksvoorwerpen in verband met garantie, aangifte bij diefstal of eventuele verkoop.

Bekijk je administratie eens door de ogen van anderen. Zouden ze je verzekeringspapieren snel kunnen vinden als er iets met je aan de hand is? Adressenlijsten, de waardepapieren van de woning of je testament? Als jij de boel op orde hebt, bespaar je je nabestaanden een hoop ellende als je plotseling overlijdt. Niemand heeft er in zo’n enerverende periode behoefte aan om detective te gaan spelen in jouw administratie.

Foldertjes, tekeningen, weekkranten, brieven en reclame. Ontelbare briefjes van school, verspreid door het huis... De papierlawine onder controle krijgen is een dagtaak op zich. Dus kleeft het aan het werkblad in de keuken, blijft het liggen tot er een beker melk overheen gaat of raakt een belangrijke polis per ongeluk tussen het oudpapier. Hoe krijg je die informatiestroom gekanaliseerd? Bedenk een vaste plek voor vers papier. Bijvoorbeeld een mandje op tafel of in de ‘administratiehoek’. Introduceer deze plek ook bij andere leden van het huishouden. Zijn bepaalde gezinsleden verantwoordelijk voor een aanzienlijke papierlawine en in staat deze zelf te verwerken, geef ze dan een eigen postplek: een verdeler bij de brievenbus bijvoorbeeld.

Prik een vast moment per week om post weg te werken. Neem als je brieven openmaakt direct een beslissing over het type actie. Moet je iets doen, iets beslissen, de inhoud bespreken, het doorlezen, alleen archiveren, doorgeven aan iemand anders of kan het linea recta de oud-papierbak in? Doe kleine acties zoveel mogelijk direct. Maak een notitie op het poststuk als je de taak niet nu kunt of wilt uitvoeren. Arceer belangrijke gegevens zoals de datum, het onderwerp, cijfers en concrete verzoeken. Nu weet je immers nog waar het over gaat, over een paar dagen niet meer. Stop de brieven om dezelfde reden niet terug in hun enveloppen, dan zie je niet wat er in zit! En nu? Zet grotere acties in je takenlijst: bij voorkeur met een einddatum. Spaar vraagstukken om met derden te bespreken op in een mapje en plan een overleg. Zo kom je tenminste niet achterop.