ervaringen

>Tag: ervaringen

Management by e-mail

Marjoleins leidinggevende heeft een gruwelijke hekel aan e-mail. Vooral cc’tjes zijn hem een doorn in het oog. Marjolein houdt daarom rekening met die arme man en probeert hem zo min mogelijk te e-mailen. Mijn baas zit al zoveel achter de pc, denkt ze. Maar op een dag wordt Marjolein op het matje geroepen. Haar leidinggevende is tot de conclusie gekomen dat Marjolein niet veel uitvoert. Hij heeft alle ontvangen mails nauwgezet gearchiveerd en van Marjolein maar weinig teruggevonden. Zijn conclusie: Marjolein is passief! Alle initiatieven die Marjolein heeft genomen en die ze succesvol en bovenal zelfstandig heeft afgehandeld, zijn volledig aan haar manager voorbijgegaan. Die denkt genoeg te hebben aan zijn eigen virtuele werkelijkheid. Tja.

Management by e-mail2015-03-01T16:58:58+02:00

Gewoon er zijn

Frank is teamleider bij een incasso-organisatie. Dat is een behoorlijke verantwoordelijkheid. Zijn team werkt in een kantoortuin. De telefoon rinkelt voortdurend, mensen lopen in en uit. Bij lastige situaties overleggen ze, maar dat stoort anderen die geconcentreerd aan het werk zijn. Rust creëren op de afdeling is dan ook een belangrijke prioriteit voor Frank. Zelf rept hij van vergadering naar vergadering. Eigenlijk is hij zelden op kantoor. Zodra hij zijn neus laat zien, staan zijn medewerkers in de rij. Zo komt hij nog niet toe aan zijn werk! Zonder het te weten is Frank deel van het probleem. Omdat hij zoveel weg is, zijn z’n medewerkers onzeker geworden. Alleen door er vaker te zijn, kan hij rust brengen. In plaats van elkaar te storen, kunnen de medewerkers dan bij hem terecht.

Gewoon er zijn2014-08-21T07:57:22+02:00

Waardering

Jonas (5) zit op judo. Daar oefent hij tijgeren, de leunstoel, de cowboyworp en nog veel meer. Een paar keer per jaar zijn er ‘slipexamens’. Dan ‘wint’ hij een gekleurd stukje stof dat zijn vader op zijn witte band naait. Van elk lapje (geel, oranje, groen, blauw, bruin) moet hij er twee verzamelen voor hij toe is aan de gele band. Er gaat een paar jaar overheen voor het zover is, maar dat maakt niets uit, want er zit zichtbaar vooruitgang in zijn prestaties! En mede daarom is judo zo leuk. Ook op kantoor zou een beetje waardering leuk zijn: voor het binnenhalen van een opdracht, of om te vieren dat die mijlpaal is behaald in dat lastige project. Een attentie of schouderklop is vaak al voldoende. Vier successen en besteed aandacht aan die van een ander. Het kantoorleven wordt er leuker van.

Waardering2014-08-20T08:12:18+02:00

Moederdag

Inge: ‘Ik ben benieuwd wat mij dit jaar te wachten staat voor Moederdag. Vorig jaar had mijn oudste zoon zijn tekening op school laten liggen. En omdat we de avond tevoren laat thuis waren, had mijn man er niet aan gedacht de kinderen nog even in te seinen. Die ochtend stond ik dus zelf de tafel te dekken en toen ik om hulp vroeg, hadden ze geen zin!’ Ook Moederdag vergeten? Verzin dan snel een list. Geef haar bijvoorbeeld een voetmassage of verwen haar met een maskertje van geprakte banaan en een eetlepel honing tegen de verouderende huid ;-). Daarna mag ze uren douchen terwijl jij met de kinderen een cake bakt. Dit kalenderblaadje scheur je snel af, natuurlijk.

Moederdag2014-05-08T11:09:49+02:00

Druk bezig en toch niet nuttig

Volgende maand is de conferentie. Maaike heeft de adresgegevens van de aanmeldingen vandaag in het systeem gezet. Daarna is ze de hele dag druk bezig geweest de aanmeldingsformulieren op alfabet te leggen en keurig in een nieuwe ordner op te bergen. Erg efficiënt van haar. Maar was al dat werk nu echt noodzakelijk? Eh… nou nee. Vandaag had Maaike de tijd beter kunnen gebruiken om te zoeken naar een geschikte dagvoorzitter, nu de vorige plots heeft afgehaakt. Soms is efficiënt bezig zijn lekker makkelijk. Het geeft je een excuus om moeilijkere taken uit stellen. Je bent echter pas effectief als je de belangrijke zaken aanpakt. Dan ben je niet alleen tevreden, maar ook een beetje trots.

Druk bezig en toch niet nuttig2014-01-03T20:05:27+02:00

Kennis delen: ook timemanagement

Bij het teeltbedrijf van Bart is het verloop van medewerkers groot. Er werken seizoenswerkers, stagiaires en ook nog af en toe uitzendkrachten. Al die mensen moeten de huis- en spelregels van het bedrijf leren kennen. Dat betekent elke keer hetzelfde verhaal afsteken. Gelukkig was er op een dag een bijdehante stagiaire die voorstelde de regels op papier te zetten. Dan kon hij het beter onthouden, zei hij. Als deel van de stageopdracht maakte hij er een mooi verhaal van dat Bart nu uitdeelt aan alle nieuwe medewerkers. Ook in jouw organisatie zijn er beslist mensen die procedures of andere handige informatie hebben opgeschreven. Nodig je collega’s uit hun slimme oplossingen te delen; daar wordt iedereen wijzer van.

Kennis delen: ook timemanagement2013-07-18T13:22:00+02:00

Mislukte poging tot efficiency

Als je weet wat er mankeert, wat je daaraan moet doen, hoeveel tijd dat vergt en welke ‘materialen’ je erbij nodig hebt, dan kun je uitrekenen wat iets kost. En als nou iedereen dat doet, dan komt er marktwerking tot stand, gaat de efficiency omhoog en de kosten omlaag. Dat was althans de gedachte achter de introductie van DBC’s (DiagnoseBehandelingCombinatie) in de zorg. Sinds 2005 wordt het ‘zorgproduct’ tegen vaste tarieven in rekening gebracht, wat transparantie zou bevorderen. Maar DBC’s zijn omstreden. De kosten van de zorg daalden niet, integendeel. En alles registreren zorgde juist voor méér bureaucratie. Van keuzevrijheid voor de patiënt is ook geen sprake. Een goedbedoelde maar totaal mislukte poging tot efficiency helaas.

Mislukte poging tot efficiency2013-05-17T15:09:21+02:00

Verantwoordelijk

De directie van een basisschool wilde het schoolarchief opschonen. Dat was hoog nodig, want er was al bijna veertig jaar niets meer aan gedaan. Rijen archiefdozen, kromgetrokken ordners en zelfs een hangmappenkar van een inderhaast vertrokken schoolhoofd kwamen tevoorschijn. Toen pas bleek dat al die jaren niemand zich verantwoordelijk had gevoeld voor het archief. Notulen, jaarverslagen en conceptdocumenten waren in zes-, zevenvoud bewaard. Wat een eenvoudige klus had moeten zijn, werd een tijdrovende zoektocht naar originele stukken, definitieve documenten en schone notulen. Helaas bleken ook de talrijke foto's, bijzondere projecten en musicals nauwelijks gedocumenteerd. Als bestuurder focus je vooral op de dagelijkse zaken. Maar vergeet niet iemand aan te wijzen die zorgt voor een toegankelijke, eenduidige archivering. Niet alleen van digitale stukken, maar ook van oude papieren uit de begintijd van de organisatie. Juist die stukken zijn vaak het koesteren waard.

Verantwoordelijk2012-06-29T14:04:56+02:00

Wasjacht

Jane had een druk gezin met drie jonge kinderen. Haar huishouden was rommelig, maar gezellig. Dagelijks maakte Jane een rondje door het huis en ruimde de ergste bende op. Alleen aan de was had ze een grote hekel. De wasmand in de badkamer zat altijd propvol en overal slingerde vuil ondergoed, losse sokken en vieze sportkleding. Op een dag had ze er genoeg van. Toen de kinderen op school zaten, maakte Jane foto’s van het rondslingerende wasgoed. Ze kocht twee nieuwe wasmanden, één voor bonte was en één voor donkere was en hing die aan de balustrade op de overloop, lekker centraal. Die avond liet Jane onder grote hilariteit een slideshow van de foto’s zien. Daarna ontketende ze een vrolijke jacht op wasgoed, waarbij ze slim de nieuwe manden introduceerde. Goed gedaan Jane!

Wasjacht2012-06-05T15:36:52+02:00

Gewichtig voornemen

Kees heeft een perfecte manier gevonden om op gewicht te blijven. Op zijn blog publiceert hij maandelijks een tabelletje met zijn gewicht, zijn buikomvang en het aantal keer dat hij gefietst, geroeid of gejogd heeft. Daarbij schrijft hij elke maand een stukje over zijn afvalpogingen. En dat wordt goed gelezen. Regelmatig spreken zijn vrienden Kees aan op zijn afvalpoging. Dat motiveert hem weer om door te gaan. De positieve reacties op zijn blog, de sprekende cijfers in de tabel en het voelbare en zichtbare gewichtsverlies doen de rest. Door zijn voornemen meetbaar te maken en te delen met anderen, is Kees in geen jaren zoveel afgevallen!

Gewichtig voornemen2011-12-20T13:30:10+02:00