Home>Kenmerk:ervaringen

Je eigen weg

Eric is directeur van een elektronicabedrijf. Hij vertelt: `Ik ben gestopt met alles op lijstjes te zetten. Na een jaar stonden er nog steeds acties op waar ik al die tijd maar niet aan was toegekomen. Een rotgevoel! Ik houd nu mijn lijstje zo kort mogelijk en vermeld alleen de taken die realistisch zijn. En al die andere zaken? Als ze belangrijk genoeg zijn, komen ze vanzelf wel weer boven drijven.´ Om je tijd te managen, heb je bepaalde vaardigheden nodig. Maar bedenk ook goed wat bij jou past en wat goed voelt. Zoek je eigen weg daarin.

Je eigen weg2011-12-08T22:12:19+01:00

Kiezen

Jos zou eindelijk thuis zijn werkkamer gaan opruimen. Hij had er een middag voor vrij gemaakt en was er helemaal klaar voor. Wat zonde eigenlijk, peinsde hij, om vanmiddag binnen te werken nu de tuin hoognodig gesnoeid moet worden en het zulk lekker weer is? Wat moet Jos kiezen, de tuin snoeien of de werkkamer opruimen? Eigenlijk maakt dat niet uit. Beide klussen zijn even belangrijk en urgent. Het is zowel buiten als binnen een bescheiden jungle. Doorslaggevend voor Jos is waar hij de meeste energie van denkt te krijgen. Vanmiddag is dat de tuin. Soms is het lastiger een keus te maken. Maar ook dan geldt: het is belangrijk dát je een keus maakt en niet zozeer welke keus. Je kunt nu eenmaal niet alles.

Kiezen2011-11-08T14:19:49+01:00

Borging is belangrijk

Een communicatieafdeling had de richtlijnen voor zakelijk corresponderen in een prachtig boekje vastgelegd. Alles werd behandeld: de lay-out van de brieven, woordkeus, toon, de schrijfwijze van de verschillende producten en belangrijke spellingsregels. Het boekje werd enthousiast ontvangen en in gebruik genomen. Een paar jaar later kwam de vraag naar de richtlijnen weer naar boven. Helaas was van het boekje geen spoor meer te bekennen en de betrokken medewerkers waren vertrokken. In veel organisaties brengen betrokken mensen de mooiste dingen tot stand. Maar als er geen aandacht is voor borging en overdracht gaan goede ideeën vroeg of laat verloren. Zo wordt het wiel keer op keer uitgevonden en ontstaat er een sfeer van onverschilligheid, helaas.

Borging is belangrijk2011-11-01T11:08:05+01:00

Kritisch bewaren

Een grafisch ontwerpster vond het moeilijk om drukwerk van anderen weg te gooien vanwege de tijd en energie waarmee het was gemaakt. Maar ze bewaarde de folders, posters en boeken in een afgesloten kast en keek er vervolgens nooit meer naar. Iedereen heeft zo zijn overwegingen om iets te bewaren: ‘ik kan het nog eens nodig hebben’, ‘van mijn moeder gekregen en dat kan ik toch niet weggooien’, ‘zonde, want daar heb ik veel geld voor betaald’. Kijk eens kritisch naar wat je zelf bewaart en wat je ermee doet. Hoe onthoud je dat je deze spullen hebt? Kun je vinden wat je zoekt? Wanneer heb je het voor het laatste gebruikt? Denk na over je motieven om dingen te bewaren. Soms gaat het puur om uitgestelde beslissingen en lucht het verschrikkelijk op wanneer je eindelijk de knoop doorhakt!

Kritisch bewaren2011-11-01T10:53:10+01:00

Overdenking

Met een onbestemd gevoel rijdt Hans ’s avonds terug naar huis. Die offerte had hij willen versturen, maar dat is niet gelukt. En aan dat belangrijke telefoontje is hij ook al niet toegekomen. Wat een rotdag! Hans is vergeten dat er minstens tien zaken wél goed zijn verlopen. Jezelf neerhalen: daar schiet je niets mee op. Bedenk aan het einde van de dag liever welke drie dingen vandaag wél goed zijn gegaan en hoe belangrijk dat was. Dan kom je toch heel anders thuis.

Overdenking2011-10-31T19:17:16+01:00

Anders archiveren

Taco Oosterkamp van www.meereffect.nl heeft minstens één keer per dag zijn inbox helemaal leeg. Hoe hij dat doet? Hij beslist bij nieuwe mail direct wat de gewenste actie is, bijvoorbeeld afhandelen, afwachten of misschien later iets mee doen. Verwerkte e-mails verplaatst hij naar een map Kort Archief. Een uitgebreide mappenstructuur bijhouden vindt Oosterkamp te tijdrovend. Je moet dan immers voor elke e-mail een extra beslissing nemen: in welke map ga ik dit bewaren? Dat is vooral lastig als er in één e-mail bijvoorbeeld meerdere thema’s voorbij komen. Voor het zoeken van e-mail met een zoekopdracht maakt een mappenstructuur sowieso niets uit: de computer kan dat vele malen sneller dan de gebruiker.

Anders archiveren2011-10-31T09:13:55+01:00

Evert de stapelaar

Als directielid had Evert regelmatig vergaderingen in zijn kamer. Omdat zijn archief te vol zat, gebruikte hij de vergadertafel als opslagplaats voor de dikke rapporten die hij wekelijks in zijn postvak vond. Evert had geen probleem met deze vorm van archiveren: hij wist immers feilloos waar alles was. En vlak voor een vergadering was er altijd wel iemand zo vriendelijk om even de tafel leeg te maken. Door al dat verplaatsen raakte Evert echter tot zijn frustratie gaandeweg telkens een stukje van zijn archief kwijt. Totdat hij werkelijk niets meer terug kon vinden en uren kwijt was met zoeken. Er zat niets anders op: hij moest gaan opruimen. Drie dagen kostte het Evert om zijn archief op orde te brengen. Daarna zag zijn kantoor zag er – mede tot genoegen van zijn teamleden - weer representatief en uitnodigend uit. En zijn rapporten? Die kon hij niet alleen makkelijk terugvinden, maar even snel weer opbergen.

Evert de stapelaar2011-10-28T18:30:05+02:00

Hoofd- en bijzaken

De dag is omgevlogen. Jan heeft ijverig op internet gezocht naar treffende foto’s ter illustratie van zijn lijvige rapport over de effecten van arbeidstijdverkorting. Morgen moet hij het rapport bij zijn directie inleveren. En de samenvatting met hoofdpunten is nog lang niet klaar. ‘Dat is toch allemaal niet te doen’, moppert Jan. Jan heeft zichzelf veel extra werk bezorgd door aan de details te werken. Als het erop aan komt, volgen we allemaal wel eens de weg van de minste weerstand. Zorg dat je de hoofdzaken helder hebt en die als eerste uitvoert. Verlies je niet in details als je daar geen tijd voor hebt!

Hoofd- en bijzaken2011-10-27T14:46:05+02:00

Uit de hand gelopen

Karins archief met beleidsstukken is ontoegankelijk geworden. De kasten zijn overvol en van een logische indeling is geen sprake meer. Belangrijke stukken zijn zomaar ergens tussen gepropt. Uit angst om iets kwijt te raken, houdt Karin voortaan alles maar bij zich. Daar komt nog bij dat ze eigenlijk niet precies weet wat ze wil bewaren. Soms besluit ze helemaal niets en komt er weer een stapel bij. Hoe heeft het zover kunnen komen? In Karins geval was werkdruk de bottleneck. Ze wist dat het archief niet functioneerde, maar gunde zich niet de tijd om de lacunes op een rijtje te zetten en aan te pakken. Ze koos de weg van de minste weerstand en plukte daar zelf de wrange vruchten van. We komen vaak pas in actie als de situatie echt uit de hand gelopen is. Grijp op tijd in als je het bovenstaande herkent. Zo voorkom je irritaties, tijdverlies en uiteindelijk fouten.

Uit de hand gelopen2011-10-27T14:37:19+02:00
Ga naar de bovenkant