mail

>Tag: mail

Zo dam je de maillawine in

Hoe nuttig en belangrijk is e-mail? Bij mijn workshop Grip op Outlook laat ik deelnemers vooraf een online intake invullen. Daarin vraag ik ze stellingen te beoordelen als: 'De mail die ik ontvang is allemaal nuttig en relevant,' en ook 'De mail die ik verstuur is allemaal nuttig en relevant'. De uitkomst laat zich raden: deelnemers zijn veel kritischer ten aanzien van de berichten van anderen dan ten aanzien van die van henzelf. Dus zélf sturen ze erg belangrijke mailtjes, maar de mailtjes die ze van anderen ontvangen zijn vaak de moeite niet, vinden ze. In de psychologie heet dat de self serving bias: je beoordeelt je eigen gedrag als positiever dan dat van anderen. In werkelijkheid bestoken ze (en wij ook!) elkaar waarschijnlijk met meer mail dan strikt noodzakelijk is. Dat de mailhoeveelheid een serieus probleem is, bleek wel uit de reacties op deze tip enkele weken geleden, er viel zelfs hulpgeroep te beluisteren. Mail is als de spreekwoordelijk lawine achter de voordeur wanneer je terugkomt van vakantie. Je raakt eronder bedolven en je krijgt geen lucht. Hoe voorkom je nou dat het zo verschrikkelijk veel wordt? Dat kan op twee manieren: door je eigen gedrag te veranderen en [...]

Zo dam je de maillawine in2019-04-11T08:07:13+02:00

Heb jij ook zo’n volle inbox waar je maar niet doorheen komt?

De mijnheer naast me is niet de minste. Universitair geschoold. Wetenschapper. Een echte specialist in zijn vak. Alleen: met dezelfde precisie waarmee hij zijn werk doet, heeft hij geprobeerd zijn inbox te tackelen. Hij is er nog steeds niet klaar mee en beseft: zo werkt het niet. Ik tref honderden mapjes aan en overlappende methodes om belangrijke berichten in beeld te houden. Waarschuwingen dat zijn opslagruimte dreigt vol te lopen. Het is om moedeloos van te worden, want de mails blijven maar komen. Nu ben ik er. Ik laat hem eerst maar eens ervaren hoe goed de machine voor hem kan zoeken, dwars door alle bestanden heen. Mappen en submappen. Ontvangen en verzonden items. Op naam en onderwerp. Nauwkeurig archiveren is dus vrijwel overbodig. Voorzichtig stemt hij in met een algemene map ‘archief’ waar tientallen mapjes in verdwijnen. Mapjes met slechts drie mails erin. Vergeten mapjes en mapjes van oude projecten. Dat ruimt op! De resterende mappen zijn projectmappen. Ze passen netjes op het scherm en dat geeft overzicht. Nu moeten we de inbox zelf nog te lijf met maar liefst 1152 mailtjes. Wat hij meestal doet is: diep en oppervlakkig werk door elkaar. Na de eenvoudige besluiten begint hij [...]

Heb jij ook zo’n volle inbox waar je maar niet doorheen komt?2019-04-10T21:33:37+02:00

Tip van de week #23

Ik moet er nog iets mee. Dát is de voornaamste reden dat we e-mails lang in onze inbox laten staan. En met lang bedoel ik: maanden. Hoe verder het bericht naar beneden zakt, hoe kleiner de kans dat we ons voornemen waarmaken trouwens. Dus als we er dan al eens langs scrollen, knaagt er een schuldgevoel. We voelen ons namelijk verplicht om alle, maar dan ook alle mailtjes op te volgen. Nou ben ik helemaal vóór plichtsbesef. Dat wij verantwoordelijk zijn om de aarde te behoeden voor verdere opwarming: vanzelfsprekend! Maar die omzichtigheid waarmee we verwaarloosde mailtjes behandelen is wel een beetje overdreven. En de bijbehorende schuldgevoelens zijn al helemaal onnodig. Hooguit zouden we ons een beetje kunnen schamen voor ons gebrek aan doortastendheid. Want dat is wat al die verwaarloosde mailtjes kenmerkt: gebrek aan doortastendheid. Je had nog even persoonlijk willen reageren op een aardig berichtje. Je wilt die ene link nog een keer meer in detail bestuderen. Of het mailtje heeft een groot 'later misschien' gehalte. Gebrek aan doortastendheid is tekenend voor de manier waarop we mail behandelen. We filteren er de gemakkelijkste en de meest urgente berichten uit. De rest laten we ophopen tot onneembare hoeveelheden data. [...]

Tip van de week #232019-02-04T22:03:01+02:00

Het takenveld in Outlook

Wanneer je met een recente versie van Outlook werkt, toont het programma een takenveld onder de agenda. Je kunt rechtstreeks in dit veld typen, maar mail waaraan je een vlaggetje hebt gegeven, komt hier ook te staan. Dat is handig, zeker wanneer je niet zomaar een vlag neerzet, maar een datum kiest met de gewenste datum van uitvoer. Nu heb je vanzelf een takenlijstje voor de dag gecreëerd. Je kunt van alles met deze taken onderaan je agenda doen: openen bijvoorbeeld, er  notities bij maken, er een bestand aan hangen of de datum wijzigen. Ook handig: een niet-voltooide taak kun je oppakken en verplaatsen naar een dag later in de week, of via ‘aangepast’ een andere datum geven. Alle taken bij elkaar zien? Klik dan links in het navigatiedeelvenster op Taken en je krijgt alles te zien waar je ooit een vlaggetje aan hebt gekoppeld. Vergeet dus niet je taken 'af te vinken',  anders wordt het wel een hele lange lijst.

Het takenveld in Outlook2017-05-15T09:16:59+02:00

Tip van de week #19

De meeste mail wordt maar vluchtig gescand. Logisch, want bijna niemand heeft tijd om zijn mail grondig te verwerken. De langste en lastigste mails schuiven dus al snel van het beeldscherm af. 'Voor als ik meer tijd heb,' denkt de ontvanger. Weg vlotte reactie, en de schrijver heeft nog wel zo zijn best gedaan om zorgvuldig te formuleren. Dat moet veel efficiënter kunnen. De zender is als initiatiefnemer aan zet. Wil je effect sorteren, dan zijn dicht beschreven regels en lange zinnen uit den boze: daar lezen mensen veel te vluchtig voor. Ook als je schrijft om anderen te informeren, hen te bewegen iets te gaan doen of ergens enthousiast over te raken, maak je het beter niet te moeilijk. Schrijven is schrappen. Lezen gaat veel gemakkelijker als er witregels worden ingevoegd. Een passend kopje bij een alinea en de tekst oogt niet alleen rustiger, de inhoud dringt ook beter door. En dat is precies de bedoeling. Bovendien dwingen kopjes en alinea’s de schrijver ook om na te denken over de essentie van zijn boodschap. Dat kost in het begin meer tijd, maar geloof me: dat betaalt zich terug in een hogere en snellere respons. De Tip van de Week [...]

Tip van de week #192019-02-04T21:56:58+02:00

Iets te privé

‘Ik ontvang vaak mailtjes zonder contactgegevens,’ klaagt ondernemer Machiel. ‘Dat is zo onpraktisch! Soms wil ik even bellen, dat kan dan niet.’ Machiel zoekt bij gebrek aan informatie online naar adres- of telefoongegevens. Maar als mensen geen website of LinkedIn-profiel hebben en/of niet in de telefoongids staan, wordt het wel lastig. Een standaardmailhandtekening lost dit probleem op. Contactinformatie naar keuze (mobiel nummer, adres, website, Facebook- of twitteraccount) wordt dan automatisch aan je mail toegevoegd. In Outlook maak je er één via Extra, Opties, E-mailindeling, Handtekeningen. In de Mac via Voorkeuren en in Gmail via 'Instellingen'. Gemakkelijk voor je relaties, en het ziet er nog professioneel uit ook.

Iets te privé2016-05-08T09:17:21+02:00

Hyperlinks

Aangenaam kort wordt je mail als je verwijst naar een interne link of webpagina waar men verder kan lezen. Dat heet een hyperlink, en je maakt hem zo: Klik in Outlook op Invoegen / Hyperlink. Er opent zich een veld met ‘Weer te geven tekst’. Type in het bovenste veld de weer te geven tekst, bijvoorbeeld filmpje / bestand / meer informatie. Type of plak het adres in het onderste veld en klik op OK. Het kan nog sneller: om een link te koppelen aan een woord in de tekst, zet je de cursor in het woord. Klik op  ALT + N + I of Cmd-K op de Mac. Hetzelfde veld opent zich, maar nu hoef je alleen de link in te vullen. Klik op OK en het woord is gemarkeerd als een link.

Hyperlinks2016-05-08T09:15:07+02:00

Management by e-mail

Marjoleins leidinggevende heeft een gruwelijke hekel aan e-mail. Vooral cc’tjes zijn hem een doorn in het oog. Marjolein houdt daarom rekening met die arme man en probeert hem zo min mogelijk te e-mailen. Mijn baas zit al zoveel achter de pc, denkt ze. Maar op een dag wordt Marjolein op het matje geroepen. Haar leidinggevende is tot de conclusie gekomen dat Marjolein niet veel uitvoert. Hij heeft alle ontvangen mails nauwgezet gearchiveerd en van Marjolein maar weinig teruggevonden. Zijn conclusie: Marjolein is passief! Alle initiatieven die Marjolein heeft genomen en die ze succesvol en bovenal zelfstandig heeft afgehandeld, zijn volledig aan haar manager voorbijgegaan. Die denkt genoeg te hebben aan zijn eigen virtuele werkelijkheid. Tja.

Management by e-mail2015-03-01T16:58:58+02:00