#mailbox Archieven - Martine Vecht

Veel mail? Stap over op bulkverwerking

Ping ping ping... Sommige mensen vind het fijn om hun inbox dagelijks helemaal leeg te hebben. Dat geeft rust en overzicht. Toch blijven er meestal wel een paar verdwaalde todo's in staan. Een aardig bericht beantwoorden (maar nu even niet). Een lauwe lead opvolgen. Dat webinar bekijken. Te onbelangrijk om een taak van te maken, te belangrijk om naar het mapje 'ooit' te verplaatsen. Zo lang het binnen een scherm past, is dat echt geen probleem. Maar sommige mensen ontvangen zoveel berichten dat alles verwerken een dagtaak wordt. Hoe verwerk je grote hoeveelheden mail die je niet allemaal kunt lezen? De meeste mensen legen hun inbox 1-voor-1. Maar bij grote hoeveelheden berichten is dat niet te doen en kun je beter beginnen met een analyse. Wie mailt jou zoveel en waarover? Welke mail springt eruit als 'belangrijk'? Zijn er patronen te ontdekken? Die analyse doe je door het leesvenster dicht te klikken. Open het tabblad 'Beeld' en sorteer je berichten op afzender ('Van') of geef berichten weer als gesprek: in Outlook is dat een apart vinkje. Je kunt dan zien wie op wie reageert en wat het meest recente bericht is. Wat veelmailerszijn en over welke onderwerpen het vaak gaat. Wat vertelt jouw Postvak In je [...]

Een handig knopje in Outlook

Mijn klanten zijn vaak een beetje nieuwsgierig naar elkaar. Ze monsteren mijn reactie als ik een eerste analyse doe van hun mailbox. Hoe erg zou het zijn, schrikt ze? Meestal niet, maar als iemand zegt nog mails uit 1995 te hebben, ben ik toch wel een beetje verbaasd. 'Ik gooi ook wel dingen weg hoor,' zegt de klant in kwestie als hij mijn blik ziet. Gelukkig, want al die mails samen zorgen voor heel wat uitstoot (zie ook Alle bitjes helpen). Waarom zou je mails eigenlijk archiveren? De meeste klanten antwoorden hierop dat ze het een prettige gedachte vinden dat iets niet weg is. Met als gevolg dat ze zonder nadenken ook berichten opslaan zonder archiveerwaarde, denk aan 'Staat genoteerd,' en 'Jij ook fijne vakantie.' Archiveer dus alleen berichten waarvan je vermoed dat je ze misschien nog eens wilt raadplegen. Gaat het je vooral om de bijlage, sla dit dan in je documenten op en gooi de mail zelf weg. Maakt jouw organisatie gebruik van een samenwerkingsplatform, denk dan helemaal goed na voor je dingen bewaart en hóé. Deze digitale deelplekken (Sharepoint is een voorbeeld) zijn juist bedoeld om doublures en het rondpompen van informatie te voorkomen. Het andere uiterste wat ik vaak tegenkom is helemaal niet archiveren. In zulke mailboxen staan met [...]