Ga je je huis opknappen, een sponsoractie op touw zetten of een beurs organiseren? Wat het ook is, deel grote klussen altijd op in kleinere brokjes. Dat geeft overzicht en houvast bij de bult werk die op je afkomt. Bedenk eerst wat je einddoel is en wanneer je klaar wilt zijn. Zijn er anderen bij betrokken en wat is hun rol? Denk het hele project tot het einde door, inventariseer de belangrijkste acties en bepaal het kritieke pad. Het is bijvoorbeeld minder erg als de bloemen voor de spreker zijn vergeten dan wanneer de ruimte niet is geboekt. Maak nu een grove planning met de kolommen ‘Wie’, ‘Wat’ en ‘Wanneer’. Werk vervolgens steeds de eerstvolgende actie tot in detail uit. Let op: in elke fase van het project kan er iets gebeuren dat invloed heeft op de overige fasen. Pas je planning regelmatig aan en houd een marge aan van 10 procent extra tijd of budget.

Stel: je hebt morgen om 14:00 uur een vergadering op een ander locatie. Wat betekent dat voor je planning? 1) Ten eerste zul je de vergadering moeten voorbereiden: de notulen van de vorige keer lezen, de stukken bestuderen en de agenda bekijken. Benodigde tijd minimaal een halfuur. 2) Het kost tijd om op je bestemming te komen, en misschien zit het verkeer tegen. Een parkeerplaats vinden kan ook lastig zijn. Tel bij de benodigde reistijd dus voor de zekerheid 20 minuten op. 3) De vergadering duurt twee uur en loopt vast iets uit. Daarna zul je ongetwijfeld met iemand napraten. 4) Het is de vraag of het nog zin heeft om naar je werkplek terug te reizen - in de spits. In elk geval moet je de vergaderstukken opruimen en de acties inplannen: vanmiddag of morgenochtend vroeg. Op het oog neemt de vergadering in je agenda slechts twee uur in beslag. Maar al rekenend kom je uit op minstens het dubbele. Een kwestie van doorrekenen!