06 19 01 26 26

Try-out met Trello

Het was tijd voor een upgrade. Een paar jaar gelden had ik oud-collega Olga Leever nog heel gelukkig gemaakt met een papieren takenplanner, maar nu was het echt tijd voor een digitale variant. Met het groeien van haar bedrijf De schone schrijfster groeide ook het aantal taken, opdrachtgevers en samenwerkingsverbanden. 'Ik wil zo graag OVERZICHT!'  schreef ze me. Ik raadde Trello aan. Het had zomaar een ander planbord kunnen zijn om taken te delen en informatie te verzamelen in één app. Maar Trello staat goed aangeschreven en is bekend: dat helpt bij de adoptie door eventuele medegebruikers. Het is wel even wennen. Met een kanban, wat in het Japans 'visueel bord' betekent, breng je je workflow in kaart. Meestal leg je links een 'backlog' aan waarin je ideeën en input verzamelt. Van hieruit selecteer je taken, die je verplaatst van 'te doen' naar 'mee bezig' tot 'klaar'. Zie het voorbeeld. Het inrichten van zo'n workflow komt nauw. Gezien de omvang van Olga's bezigheden lag het voor de hand om meerdere borden te gebruiken (bijvoorbeeld per klant, samenwerking of project) maar hoe zouden we van hieruit één takenlijst kunnen genereren? Dat lukte door kaarten te kopiëren naar haar privébord, en taken [...]

Try-out met Trello2021-06-14T13:47:11+02:00

Luizenproblemen (coronaweek 10)

Mijn moeder had ze als eerste ontdekt. Tijdens een bezoekje wees ze me op haar aangetaste kardinaalsmuts. De struik zat onder de zwarte luis en zag er beroerd uit. Dat wordt niks meer, constateerde ze spijtig. Thuis ging ik meteen naar mijn eigen kardinaalsmuts kijken. Een echte familieplant! Twee decennia geleden gaf mijn schoonvader mijn vader een stekje. In de zomer van 2016 kreeg ik daar van mijn vader weer een zaailing van. Hij vertelde me er het verhaal bij en groef het plantje van een halve meter hoog voor me uit. In mijn tuin is de kardinaalsmuts na de dood van mijn vader tot wasdom gekomen en hij zit boordevol knoppen. Ook hier heeft de zwarte luis zich gevestigd, ontdek ik. Blaadje voor blaadje zoek ik de beestjes op en veeg ze weg, dag na dag, tot het niet meer nodig is. De kardinaalsmuts blijft gezond, maar even verderop staat de roos en die is ontsnapt aan de aandacht. Bladluis heeft zich tegoed gedaan aan de verse jonge blaadjes en knopjes. Ik snoei de roos helemaal in het verkeerde jaargetijde terug, op hoop van zegen. Ondertussen heeft zich langs de muur van de tuin een ramp voltrokken. De gele [...]

Luizenproblemen (coronaweek 10)2020-08-09T13:54:15+02:00

Hoop (coronaweek 8)

Een heel gewoon straatbeeld. Moeders fietsen af en aan met kinderen in zitjes. Schoolbusjes parkeren even op de stoeprand en rijden weer weg. Fietsers slalommen om zwaaiende ouders heen. Goed, het is iets minder druk dan normaal, maar dat de school tegenover ons huis weer in bedrijf is, is niet te missen. Verreweg de meeste mensen zijn er dolgelukkig mee. Ook ik probeer het nieuwe normaal voorzichtig uit. Dit weekend zat ik voor het eerst weer in de trein, het voelde alsof ik iets strafbaars deed. Op wat looplijnen na kon ik echter niets alarmerends op Utrecht CS bespeuren. Niemand droeg mondkapjes (het hoefde toen nog niet), de trein was amper voor een kwart gevuld en bij het instappen deed iemand keurig een ruime stap opzij. Gelukkig: de situatie in het land bemoedigt. Nog maar weinig mensen krijgen corona. De maatregelen werken. En ook al krijgt de economie grote klappen, niemand in Nederland hoeft onder een brug te slapen of zal sterven van de honger. Toch hangt er een bekommerde sfeer. Ik lees en beluister hoe slecht de economie ervoor staat, wat er allemaal mis kan gaan als het drukker wordt, hoe slordig we nu al omgaan met afstand houden [...]

Hoop (coronaweek 8)2020-08-09T13:30:30+02:00

Basisbehoeftes (coronaweek 4)

'De afstandelijke mens doet het verrassend goed'. In de Volkskrant van afgelopen zaterdag verbazen sociaal wetenschappers zich erover hoe snel en drastisch de bevolking zich heeft weten aan te passen aan social distancing. Gedragsverandering is normaal gesproken immers erg moeilijk, maar nu houdt vrijwel iedereen zich aan de nieuwe omgangsregels. Zelfs terwijl deze voor een inperking van onze vrijheid zorgen. En dat is zeker niet de enige grote gedragsverandering die plaatsvindt. De digitalisering van het onderwijs is in een stroomversnelling terecht gekomen. Dat is een verdienste van zowel onderwijspersoneel als kinderen. De medische technologie krijgt een impuls en bedrijven innoveren dat het een lieve lust is. En mijn moeder blijkt ineens toch overweg te kunnen met een tablet! Met een enorme krachtsinspanning heeft onze samenleving zich aangepast aan deze crisissituatie. Dat is iets waar we trots op mogen zijn. Zeker omdat bijna iedereen forse offers moet brengen om te voorkomen dat onze gezondheidszorg overbelast raakt. Het is dan ook vrijwel zeker dat er zich in de tussentijd stille tragedies voltrekken. Daarom is het extra belangrijk om ook in deze omstandigheden in je psychologische basisbehoeftes te blijven voorzien. Volgens de zelfdeterminatietheorie hebben mensen drie behoeftes: 1) Verbondenheid - De behoefte om [...]

Basisbehoeftes (coronaweek 4)2020-08-09T12:09:38+02:00

Nieuw organiseren

Er ligt een dik boek op tafel. De titel is: Het nieuwe organiseren. Mijn vriendin heeft het meegenomen naar het huisje waarin we onszelf dit weekend hebben opgesloten om, elk afzonderlijk, aan onze studie te werken. Het boek bespreekt de beperkingen van traditioneel georganiseerde organisaties en zet daar een ‘nieuwe’ vorm van organiseren tegenover. Eentje waarbij de strategie leidend is, maar de medewerker veel meer vrijheid krijgt om doelen te helpen realiseren. Mijn vriendin is manager en heeft bakken ervaring met het implementeren van zelforganiseren – ook trouwens met de weerstand die daarbij komt kijken. Ook al hebben organisaties vaak zelf voor deze benadering gekozen, het loslaten van de controle is allesbehalve gemakkelijk, zegt ze. We kunnen elkaar de hand schudden, want ik zie op de werkvloer welke uitwerking te veel controle heeft op mensen. Je steeds moeten verantwoorden, dingen moeten doen waar je niet achter staat, problemen zien maar geen mandaat krijgen om ze op te lossen… het levert ontevreden medewerkers op die zich (soms) als slachtoffer gaan gedragen. Toch zijn er voorbeelden waarbij zelforganiseren wel een doorslaand succes is. Van nabij maak ik mee hoe goed Buurtzorg functioneert, zonder managers en met kleine zelfsturende teams. Soepel worden kleine [...]

Nieuw organiseren2020-07-13T15:35:55+02:00

Apen op je schouder

Ik inventariseer leerwensen voor een workshop die ik binnenkort ga geven. 'Onze afdeling is zeer dienstverlenend,' stelt de teamleider met wie ik spreek. ‘We zijn niet altijd in staat om onze eigen agenda te sturen.’ Direct komen opdraven is het devies. Maar ja, dat zorgt wel voor tijdsdruk. Ah, daar kan ik wel wat mee. We praten nog even door over de verschillen tussen de deelnemers. Wat opmerkelijk is: de één heeft meer apen op zijn schouder dan de ander. Ofwel: de ene collega wordt sneller met lastige klusjes opgezadeld. Hoe zou dat komen? 'Apen op je schouder', ik hoor het steeds vaker. Maar de uitdrukking stamt al uit 1974 en werd bedacht door een business consultant, William Oncken. Hij schreef er een hilarisch en heel herkenbaar artikel over dat een instant hit werd onder managers (je vindt het hier). Volgens Oncken moet je een aapje zien als 'the next move' of 'eerstvolgende actie'. Meer specifiek: een klusje waar iemand zelf niet mee vooruit kan en waarbij hij/zij jou probeert te betrekken voor hulp of advies. In de hoop dat die aap op jouw schouder springt! En dat lukt bij de ene persoon dus beter dan de andere. Monkeymanagement houdt [...]

Apen op je schouder2020-05-03T18:58:52+02:00

Vragenuurtje

Mijn klant had een dagelijks vragenuurtje gecreëerd. Hij was immers de enige met die bewuste expertise. En, zei hij: 'Mijn medewerkers weten het vaak wel, maar ze zoeken toch bevestiging. Dan komen ze per definitie bij mij uit.' Omdat hij het druk had maar ze ook niet telkens het bos in wilde sturen, had hij daar dus dat vragenuurtje op gevonden; zo kon hij de verstoringen tot op zekere hoogte beperken. Want hij hield toch al veel ballen in de lucht en hij had 'wel wat stress', zei hij met gevoel voor understatement. Ilustratie gemaakt door Cornelie Gogelein Het leek een goed idee, vooral voor de medewerkers in kwestie. Zij konden al hun lastige beslissingen aan hun leidinggevende delegeren onder het mom van 'even sparren'. Het vragenuurtje werd dus druk bezocht. Zo kreeg hij steeds meer apen op zijn schouder. Want uit de overlegjes kwamen natuurlijk allerlei uitzoekklusjes, informatieverzoekjes en nieuwe probleempjes. Dapper begon mijn klant dan met nee zeggen, en de andere kant met vleien en druk uitoefenen. Heel vaak gaf hij dan toch maar toe. Kortom: mijn klant kreeg dus niet minder, maar veel meer werk. De drempel om hem te benaderen was veel te laag [...]

Vragenuurtje2021-04-08T14:46:43+02:00

Leg deze zaken vast als je gaat samenwerken

Je hebt vast weleens iets georganiseerd. Een vrijgezellenparty voor je beste vriend(in), een inzameling voor het goede doel of een bijeenkomst op je werk. Neem zo'n recent project in gedachten en denk terug: hoe is dat toen verlopen? Nam iemand de leiding en was er een plan? Werkten jullie lekker samen of was het ieder voor zich? Denk je tevreden of juist met buikpijn terug aan dit project? Of het nu gaat om het organiseren van een wedstrijd of om de implementatie van nieuwe software, je wilt samen met een groep een bepaald resultaat bereiken. En dat vergt afstemming. Hoe beter de afstemming, hoe plezieriger de samenwerking en hoe efficiënter en effectiever het proces. Verloopt de afstemming niet lekker, dan raken mensen gefrustreerd of gedemotiveerd, en waarschijnlijk lijdt het eindresultaat er ook onder. Het komt de samenwerking dan ook enorm ten goede wanneer je bij de start van een project (hoe klein ook) de taken en verantwoordelijkheden vastlegt. Een voorbeeld: stel dat je met je broers/zussen voor je ouders een feest organiseert: Dan zijn jullie samen verantwoordelijk. Jullie maken een plan, vragen offertes op, huren muzikanten in en zo verder. Waarschijnlijk krijgt iedereen daarbij een aantal deeltaken. Maar je ouders [...]

Leg deze zaken vast als je gaat samenwerken2018-10-17T07:35:23+02:00

Zo krijg je mensen (wel) mee in een verandering

Mijn schoonmoeder belt verward op. Er is een brief gekomen van de ING waar ze niets van begrijpt. Of toch: ze heeft misschien weer een mobiel nodig, zegt ze, want anders kan ze straks geen geld meer overmaken. Er staan instructies in de brief. 'Ik moet naar de www…' leest ze onzeker voor. Hard roep ik door de hoorn dat ze vooral niets moet doen, en dat we binnenkort langskomen om de papieren te bekijken. Al eerder heeft ze met onbezonnen klikken brokken gemaakt online. Van binnen kook ik over deze onhandige move van ING die zoveel mogelijk klanten aan de Mobiel Bankieren App wil hebben. Ik snap dat tijden veranderen. Maar de wijze waarop de app wordt opgedrongen, is ronduit klantonvriendelijk. Voor mijn schoonmoeder is zoiets vanwege haar ouderdom sowieso geen optie, maar ook ik - eveneens klant - zit niet te wachten op bevestigen per mobiel, wat (ontdek ik als oplettende consument) na een proefperiode € 0,50 per maand gaat kosten. Oké, er zijn zeker belangrijker dingen om je druk te maken. Die 6 euro voel ik echt niet in mijn portemonnee. Ik kan gewoon met pinpas blijven betalen, als me dat beter ligt. En schoonmama: de ING [...]

Zo krijg je mensen (wel) mee in een verandering2021-09-15T11:16:27+02:00

Doe het zelf!

Sturen op zelfstandigheid is een mooie eerste stap als het gaat om timemanagement. Richting anderen betekent het: accepteren en uitdragen dat je niet altijd voor hen klaar kunt staan. Leidinggevenden verzoeken om meer beslisruimte of bevoegdheid, zodat je sneller door kunt. Maar ook: de neiging onderdrukken om vragen over de muur te gooien, onnodige mails schrijven en bevestiging te zoeken als je het zelf eigenlijk best weet. En let op: dit is niet alleen van toepassing in een kantooromgeving. Ook in huiselijke kring tref je gemakzucht en onzelfstandigheid aan. Opvallend, want afhankelijkheid van anderen verkleint je autonomie en dat leidt juist weer tot stress!

Doe het zelf!2017-03-08T12:10:23+01:00
Ga naar de bovenkant