systeem

>Tag: systeem

Zet al je werkzaamheden in je agenda

Ik begrijp er niets van. Mijn klant heeft een vrijwel lege agenda. Hoe kan dat? Hij wekt de indruk een vol en interessant leven te hebben, verhaalt over films die hij heeft gezien, museumbezoekjes en uitstapjes met zijn zoontje. Wanneer ik ernaar vraag, barst hij in lachen uit. ‘Ik schrijf alleen zakelijke afspraken op,’ zegt hij. Dit weekend heb ik bijvoorbeeld een etentje, als ik dat zou opschrijven lijkt het net alsof ik er geen zin in heb!’ Mijn klant heeft een uitstekend geheugen en hoewel ik zo'n aanpak nooit zou adviseren, pieker ik er niet over hem iets anders op te dringen, als dit voor hem werkt. Toch zijn er ook veel mensen die vrijwel al hun activiteiten (dwz afspraken, maar ook reistijd, voor- en nabereiding, werkzaamheden van je takenlijst en blokken om mail in te verwerken) in hun agenda zetten. Rick Pastoor, van Grip. Het geheim van slim werken betoogt dat je daar een veel betere timemanager van wordt. Voor Pastoor is de agenda heilig. 'Het helpt je om je tijd te bewaken,' zegt hij. Daarom adviseert hij elke activiteit van meer dan 30 minuten in je agenda te zetten en je ook daadwerkelijk aan je voornemen te [...]

Zet al je werkzaamheden in je agenda2019-05-09T10:06:16+02:00

Patiëntendossier

Professional organizer Ivonne Brans houdt voor elk gezinslid een notitieboekje bij waarin ze per persoon alle gezondheidsklachten noteert: wat eraan scheelde, welke arts ze heeft geraadpleegd en welke medicijnen er zijn voorgeschreven. Dit helpt haar: • inzicht te krijgen in terugkerende aandoeningen, zodat ze weet of er aanleiding is voor een bezoekje aan de huisarts; • namen te onthouden van behandelend artsen/specialisten; • overzicht te houden welke medicijnen zijn voorgeschreven (de stickers van verpakkingen plakt ze in de boekjes); • alert te zijn bij ziekenhuisbezoek. ‘Zelfs voor mijn hoogbejaarde vader heb ik zo’n boekje’, vertelt Ivonne. ‘Je kunt sneller ingrijpen en het helpt medische fouten voorkomen.’

Patiëntendossier2016-02-25T18:23:24+02:00

Easy Reach Zone

Beoordeel vandaag alle plekken waar je vaak bezig bent eens op gebruiksgemak. Je bureau, maar ook het aanrecht of de werkbank in de schuur. Staan of liggen de spullen die je het vaakst gebruikt binnen handbereik? Kun je terwijl je in de pannen staat te roeren, makkelijk bij de kruiden of de schuimspaan? De officiële reikwijdte van het menselijk lichaam (de Easy-Reach Zone) is een halve cirkel van ongeveer 65 tot 85 cm gemeten vanaf je middel. Kijk of de spullen die binnen jouw Easy-Reach Zone vallen inderdaad veel worden gebruikt. Zo niet, verplaats ze dan naar een plek verder weg.

Easy Reach Zone2012-01-26T14:22:53+02:00

Onderhoud je systeem

Maak er een gewoonte van om aan het eind van de dag de balans op te maken en losse eindjes op te ruimen. Laat de dag nog even aan je voorbijtrekken, kijk je notities na en noteer nieuwe taken. Schuif taken waar je niet aan toe bent gekomen door naar een ander tijdstip. Ruim je bureau op en maak een planning voor de volgende (werk)dag. Trek ook thuis tijd uit voor onderhoud. Neem minstens een keer per week de post door om te voorkomen dat het een stuwmeer van papieren wordt. Werk de afwas weg, zuig kruimels op en leg rondslingerende spullen op hun plek. Voeg dergelijke routines bijvoorbeeld toe aan je avondritueel van lichten uit en deuren op slot.

Onderhoud je systeem2011-12-02T11:56:14+02:00

Slim kopiëren

Sla goed gelukte mailtjes en brieven op voor hergebruik in een aparte map. Denk hiervoor aan een bevestiging van afspraken, instructies voor het gebruik van een instrument of een uitnodiging voor een vergadering. Kijk ook eens kritisch naar teksten die je ontvangt. Zie je frisse formuleringen of opvallende begin- of eindzinnen? Maak daar dan slim gebruik van. Je valt meer op met een vlot geschreven tekst dan met een tekst boordevol clichés. En dat is in de huidige lawine brieven en mails geen overbodige luxe.

Slim kopiëren2011-11-11T17:57:13+02:00

Selectief lezen

Lees (vak)bladen zeer selectief. Pas dezelfde leesgewoontes toe die je ook gebruikt tijdens het lezen van de krant: scan de koppen, kijk naar de illustraties en de lengte van het artikel en bepaal pas dan wat je wilt lezen. Heb je een flinke leesachterstand opgebouwd en toch geen tijd? Neem dossiers, boeken of bladen mee in de trein (of naar een saaie lezing). Iets interessants gelezen? Bewaar niet de hele krant of dat hele tijdschrift maar knip het artikel uit. Arceer interessante delen of schrijf er je associaties bij. Maak een speciaal mapje 'inspiratie' voor dergelijke teksten of sla het stuk direct daar op waar je het denkt te gebruiken. Dat vergroot de kans dat je er later werkelijk iets mee gaat doen.

Selectief lezen2011-11-08T14:31:18+02:00

Tijdsbesef

Het is merkwaardig dat een heleboel mensen niet weten hoeveel tijd ze eigenlijk aan hun werkzaamheden kwijt zijn. Lastige onderwerpen voelen bijvoorbeeld als zeer tijdsintensief, maar blijken dat niet te zijn. Simpele klussen die weinig energie kosten, kosten juist wel veel tijd. Een tijdlogboek met alle activiteiten en de bijbehorende tijdsinvestering biedt inzicht in je werkgedrag en helpt taken realistischer inschatten. Een lastige klus waar je anders dagenlang tegenaan liep te hikken, blijkt dan slechts een kwestie van een half uurtje doorbijten.

Tijdsbesef2011-11-08T14:24:44+02:00

First time right

Wil je echt flink tijd besparen? Doe het dan meteen de eerste keer goed. Dit principe is goud waard in productiebedrijven. Neem een complex proces zoals het in elkaar zetten van een auto met veel onderdelen en handelingen. Als in de carrosserie een assemblagefout wordt gemaakt, moet de hele auto uit elkaar. Daar is veel tijd voor nodig: tijd om uit te zoeken waar de oorzaak ligt, tijd om het opnieuw te doen… terwijl andere werkzaamheden moeten wachten. Ook veel dienstverleners gebruiken het principe van ‘first time right’ om doelen te stellen. In wezen is deze methode overal en altijd toepasbaar. Want hoe simpel het proces ook is …. iets overdoen kost altijd meer tijd!

First time right2011-10-31T19:25:36+02:00

Handy

Ontvang je veel telefoontjes terwijl je achter je bureau zit en gesprekken op de intercom zetten is geen optie, overweeg dan een handset aan te schaffen. Het voordeel: rustig gesprekken voeren en tegelijkertijd notities maken. Een klant te woord staan terwijl je zijn dossier doorkijkt. Opstaan en een ordner uit de kast pakken zonder de telefoon van tafel te trekken. En het beste argument: je koffie wordt nooit meer koud!

Handy2011-10-31T09:15:33+02:00

Computermetafoor

Onze hersenen lijken op een harde schijf, maar je zogenaamde 'werkgeheugen' kan slechts twintig seconden aan informatie opslaan. Het is dus belangrijk om deze beperkte ruimte niet te gebruiken voor het bewaren van informatie die je pas veel later nodig hebt. Gebruik het kortetermijngeheugen voor de dingen waar je op dit moment mee bezig bent en schrijf acties voor de toekomst op, zodat je er niet door afgeleid wordt. Neem geregeld een kleine pauze zodat je geheugen als het ware leeg gemaakt kan worden. Want net als bij een computer werkt een volle schijf reuzetraag en vervelend!

Computermetafoor2011-10-28T18:42:10+02:00