06 19 01 26 26

Try-out met Trello

Het was tijd voor een upgrade. Een paar jaar gelden had ik oud-collega Olga Leever nog heel gelukkig gemaakt met een papieren takenplanner, maar nu was het echt tijd voor een digitale variant. Met het groeien van haar bedrijf De schone schrijfster groeide ook het aantal taken, opdrachtgevers en samenwerkingsverbanden. 'Ik wil zo graag OVERZICHT!'  schreef ze me. Ik raadde Trello aan. Het had zomaar een ander planbord kunnen zijn om taken te delen en informatie te verzamelen in één app. Maar Trello staat goed aangeschreven en is bekend: dat helpt bij de adoptie door eventuele medegebruikers. Het is wel even wennen. Met een kanban, wat in het Japans 'visueel bord' betekent, breng je je workflow in kaart. Meestal leg je links een 'backlog' aan waarin je ideeën en input verzamelt. Van hieruit selecteer je taken, die je verplaatst van 'te doen' naar 'mee bezig' tot 'klaar'. Zie het voorbeeld. Het inrichten van zo'n workflow komt nauw. Gezien de omvang van Olga's bezigheden lag het voor de hand om meerdere borden te gebruiken (bijvoorbeeld per klant, samenwerking of project) maar hoe zouden we van hieruit één takenlijst kunnen genereren? Dat lukte door kaarten te kopiëren naar haar privébord, en taken [...]

Try-out met Trello2021-06-14T13:47:11+02:00

Privé encyclopedie

Mijn ouders hadden vroeger De Grote Spectrum Encyclopedie. Die dikke 24-delige reeks hadden ze gekocht op afbetaling. Een gigantische investering van 2500 gulden waar mijn zussen en ik als kinderen geïnteresseerd in zaten te bladeren - tot het nieuwtje eraf was. Er stonden maar weinig plaatjes in en aan pakkend schrijven deed men toen ook nog niet! Nog maar een paar jaar geleden is de encyclopedie in de papiercontainer verdwenen. Dat was wel even slikken, maar het scheelde zeker anderhalve meter en de informatie was natuurlijk vreselijk gedateerd. En wat moet je met 24 zware boeken als je over Wikipedia kunt beschikken? Zo gemakkelijk als we toegang hebben tot die online enkuklios paideia (= een afgerond totaal van kennis), zo lastig is de toegang tot die andere belangrijke bron van informatie: ons brein. Dat levert helaas totaal niet op commando de kennis die we zoeken. Daarom bouw ik sinds een paar jaar gestaag aan een online privé-encyclopedie met behulp van een app waarover jij als nieuwsbrieflezer vrijwel zeker ook kunt beschikken: OneNote. OneNote is een digitaal notitieblok dat automatisch wordt meegeleverd met een Office 365-account (en anders moet je het even downloaden - er is ook een variant voor Mac). [...]

Privé encyclopedie2020-07-13T15:59:11+02:00

Kantoortaboe

Het was een week vol computerproblemen. In een overmoedige bui had ik Windows 10 en meteen ook maar een nieuw Officepakket geïnstalleerd. Op zich was dat gelukt, maar daarna begon de grote zoektocht in de instellingen om alle ongewenste functionaliteit uit te zetten. Zo werd elke app geopend met Edge, de default Microsoft browser die Internet Explorer moet vervangen. Wanneer ik de laptop aanzette, kreeg ik op het vergrendelingscherm 'leuke weetjes, tips en trucs' te lezen. Klikte je er te dicht in de buurt in een poging het aanmeldvenster te activeren, dan kwam je in... je raadt het al: Edge. Voorgeprogrammeerde afleiding ?. Echt storend waren de notificaties die voor alle programma's aan stonden. Beeld én geluid, zodat ik middenin een training tot mijn gêne Whatsappjes hoorde binnenkomen. Blijkbaar hadden de Microsoft-programmeurs gemeend dat ik daar wel behoefte aan zou hebben. Het deed me denken aan een boek dat ik lang geleden heb gelezen, The technological bluff van Jacques Ellul. Daarin waarschuwt deze filosoof nadrukkelijk voor de tirannie van de technologie, waarvan - zo voorzag hij - de mens volledig afhankelijk zou raken. Ik lokaliseerde het essay dat ik over het boek typte, ja, op een typemachine, in een archiefdoos [...]

Kantoortaboe2020-07-13T12:35:10+02:00

Zet al je werkzaamheden in je agenda

Ik begrijp er niets van. Mijn klant heeft een vrijwel lege agenda. Hoe kan dat? Hij wekt de indruk een vol en interessant leven te hebben, verhaalt over films die hij heeft gezien, museumbezoekjes en uitstapjes met zijn zoontje. Wanneer ik ernaar vraag, barst hij in lachen uit. ‘Ik schrijf alleen zakelijke afspraken op,’ zegt hij. Dit weekend heb ik bijvoorbeeld een etentje, als ik dat zou opschrijven lijkt het net alsof ik er geen zin in heb!’ Mijn klant heeft een uitstekend geheugen en hoewel ik zo'n aanpak nooit zou adviseren, pieker ik er niet over hem iets anders op te dringen, als dit voor hem werkt. Toch zijn er ook veel mensen die vrijwel al hun activiteiten (dwz afspraken, maar ook reistijd, voor- en nabereiding, werkzaamheden van je takenlijst en blokken om mail in te verwerken) in hun agenda zetten. Rick Pastoor, van Grip. Het geheim van slim werken betoogt dat je daar een veel betere timemanager van wordt. Voor Pastoor is de agenda heilig. 'Het helpt je om je tijd te bewaken,' zegt hij. Daarom adviseert hij elke activiteit van meer dan 30 minuten in je agenda te zetten en je ook daadwerkelijk aan je voornemen te [...]

Zet al je werkzaamheden in je agenda2019-05-09T10:06:16+02:00

Patiëntendossier

Professional organizer Ivonne Brans houdt voor elk gezinslid een notitieboekje bij waarin ze per persoon alle gezondheidsklachten noteert: wat eraan scheelde, welke arts ze heeft geraadpleegd en welke medicijnen er zijn voorgeschreven. Dit helpt haar: • inzicht te krijgen in terugkerende aandoeningen, zodat ze weet of er aanleiding is voor een bezoekje aan de huisarts; • namen te onthouden van behandelend artsen/specialisten; • overzicht te houden welke medicijnen zijn voorgeschreven (de stickers van verpakkingen plakt ze in de boekjes); • alert te zijn bij ziekenhuisbezoek. ‘Zelfs voor mijn hoogbejaarde vader heb ik zo’n boekje’, vertelt Ivonne. ‘Je kunt sneller ingrijpen en het helpt medische fouten voorkomen.’

Patiëntendossier2016-02-25T18:23:24+01:00

Easy Reach Zone

Beoordeel vandaag alle plekken waar je vaak bezig bent eens op gebruiksgemak. Je bureau, maar ook het aanrecht of de werkbank in de schuur. Staan of liggen de spullen die je het vaakst gebruikt binnen handbereik? Kun je terwijl je in de pannen staat te roeren, makkelijk bij de kruiden of de schuimspaan? De officiële reikwijdte van het menselijk lichaam (de Easy-Reach Zone) is een halve cirkel van ongeveer 65 tot 85 cm gemeten vanaf je middel. Kijk of de spullen die binnen jouw Easy-Reach Zone vallen inderdaad veel worden gebruikt. Zo niet, verplaats ze dan naar een plek verder weg.

Easy Reach Zone2012-01-26T14:22:53+01:00

Onderhoud je systeem

Maak er een gewoonte van om aan het eind van de dag de balans op te maken en losse eindjes op te ruimen. Laat de dag nog even aan je voorbijtrekken, kijk je notities na en noteer nieuwe taken. Schuif taken waar je niet aan toe bent gekomen door naar een ander tijdstip. Ruim je bureau op en maak een planning voor de volgende (werk)dag. Trek ook thuis tijd uit voor onderhoud. Neem minstens een keer per week de post door om te voorkomen dat het een stuwmeer van papieren wordt. Werk de afwas weg, zuig kruimels op en leg rondslingerende spullen op hun plek. Voeg dergelijke routines bijvoorbeeld toe aan je avondritueel van lichten uit en deuren op slot.

Onderhoud je systeem2011-12-02T11:56:14+01:00

Slim kopiëren

Sla goed gelukte mailtjes en brieven op voor hergebruik in een aparte map. Denk hiervoor aan een bevestiging van afspraken, instructies voor het gebruik van een instrument of een uitnodiging voor een vergadering. Kijk ook eens kritisch naar teksten die je ontvangt. Zie je frisse formuleringen of opvallende begin- of eindzinnen? Maak daar dan slim gebruik van. Je valt meer op met een vlot geschreven tekst dan met een tekst boordevol clichés. En dat is in de huidige lawine brieven en mails geen overbodige luxe.

Slim kopiëren2011-11-11T17:57:13+01:00

Selectief lezen

Lees (vak)bladen zeer selectief. Pas dezelfde leesgewoontes toe die je ook gebruikt tijdens het lezen van de krant: scan de koppen, kijk naar de illustraties en de lengte van het artikel en bepaal pas dan wat je wilt lezen. Heb je een flinke leesachterstand opgebouwd en toch geen tijd? Neem dossiers, boeken of bladen mee in de trein (of naar een saaie lezing). Iets interessants gelezen? Bewaar niet de hele krant of dat hele tijdschrift maar knip het artikel uit. Arceer interessante delen of schrijf er je associaties bij. Maak een speciaal mapje 'inspiratie' voor dergelijke teksten of sla het stuk direct daar op waar je het denkt te gebruiken. Dat vergroot de kans dat je er later werkelijk iets mee gaat doen.

Selectief lezen2011-11-08T14:31:18+01:00

Tijdsbesef

Het is merkwaardig dat een heleboel mensen niet weten hoeveel tijd ze eigenlijk aan hun werkzaamheden kwijt zijn. Lastige onderwerpen voelen bijvoorbeeld als zeer tijdsintensief, maar blijken dat niet te zijn. Simpele klussen die weinig energie kosten, kosten juist wel veel tijd. Een tijdlogboek met alle activiteiten en de bijbehorende tijdsinvestering biedt inzicht in je werkgedrag en helpt taken realistischer inschatten. Een lastige klus waar je anders dagenlang tegenaan liep te hikken, blijkt dan slechts een kwestie van een half uurtje doorbijten.

Tijdsbesef2011-11-08T14:24:44+01:00
Ga naar de bovenkant