06 19 01 26 26
Home>Kenmerk:technieken

Onderbrekingen aanpakken

De zomer zit er bijna op. Het najaar wordt klassiek druk, voorspel ik, met toenemende bedrijvigheid in de kantoortuin en op de werkvloer. Geen beter moment om je kennis en toepassing van timemanagementtechnieken een beetje op te frissen. Als je je tijd niet bewaakt, zal de drukte je immers overkomen, ten koste van je eigen plannen. Maar hoeveel grip heb je eigenlijk op de mensen die een beroep doen op je tijd? Op de verpleegafdeling waarvoor ik momenteel interventies ontwikkel om de werkdruk te verlichten, is dat de grote vraag. De verpleegkundigen lopen rond, druk met eigen taken. Uit observaties zien we dat ze daarbij telkens worden onderbroken voor mededelingen, vragen en verzoeken. Dat vergroot de kans op fouten, leidt tot multitasken en het gevoel altijd bereikbaar te moeten zijn, waardoor ze weer vaker aangeklampt kunnen worden. Als onderzoeker vraag ik me natuurlijk af of alle onderbrekingen even nuttig en noodzakelijk zijn. Vooral als het andere disciplines betreft die ook iets met de patiënt van doen hebben. Er is immers een prachtig informatiesysteem in gebruik? Maar de verpleegkundigen hebben het idee dat het niet anders kan. Ze hebben de meeste kennis van de patiënt, en vinden het ook fijn om [...]

Onderbrekingen aanpakken2021-12-06T13:22:36+01:00

Instellingen

Nu ik stage loop en een eigen e-mailadres heb, kan ik een hele hoop adviezen die ik mijn klanten geef, eindelijk eens zelf uitproberen. Want, denk ik vaak, ik heb wel makkelijk praten. Ik ben een eenpitter, zij maken deel uit van een organisatie. Zij moeten zich voegen naar bepaalde mores, werken met bepaalde systemen, zitten in een team, hebben een manager. Mijn klanten krijgen bijvoorbeeld ontzettend veel mail en dat resulteert vaak in propvolle inboxen. Dat wil ik bij mezelf graag voorkomen. Ik begin met het aanpassen van de instellingen: Ik zet alle notificaties uit via BESTAND > OPTIES > E-MAIL > Ontvangst van bericht zodat ik niet afgeleid wordt door geluiden of icoontjes op mijn desktop. Ik verander de onpersoonlijke handtekening via BESTAND > OPTIES > E-MAIL > handtekeningen voor berichten maken of wijzigen. Je moet zowel op 'opslaan' als OK klikken als je de nieuwe instellingen wilt bewaren. Bij mijn klanten zie ik vaak dat berichten die in het leesvenster zijn gelezen, 'ongelezen' blijven. Heel onhandig. Dat pas ik aan in BESTAND > OPTIES > E-MAIL > deelvensters. Nadat ik een paar vergaderingen heb gevolgd, ontdek ik dat ik 15 minuten van tevoren een herinnering krijg. Irritant [...]

Instellingen2022-05-02T12:14:18+02:00

Allemaal naar de stort (coronaweek 2)

Eindelijk heb ik tijd om mijn hobby uit te leven. We zijn bezig onze tuin duurzaam te maken: er is een wadi gekomen, een takkenril, stapelmuurtjes, insectenverstopplaatsen, blotevoetengras, regenwateropvang, inheemse beplanting en verrijkt bodemleven. De afgelopen weken heb ik elke vrijdagmiddag meegewerkt met de hoveniers. Scheppen, kruien, sjouwen en graszoden steken: na uren in de buitenlucht is je rug gebroken en je hoofd leeg. Het klinkt raar, maar het is genieten. Het werk van de specialisten zit er bijna op, maar voor ons is er nog veel te doen. Dat is een welkome afleiding nu we overspoeld worden door verontrustend nieuws en corona steeds minder een onschuldig griepje en een ver-van-mijn-bedshow blijkt. De afgelopen week hebben we een nieuw houthok getimmerd, de schutting gebeitst en stapstenen geplaatst. Bij mijn vriend is een onschuldig lentevirus toegeslagen: hij heeft het plan opgevat de schuur op te ruimen. Dat is nodig ook: overal staan spullen en op het werkblad ligt gereedschap en toebehoren hoog opgetast. Het is niet zijn eerste poging en hij gaat als vanouds te werk: grondig. En zonder plan. Eerst heeft hij alle spullen naar buiten gedragen en het terras volgebouwd. Vervolgens moet alles weer naar binnen, op zoek naar [...]

Allemaal naar de stort (coronaweek 2)2020-08-09T11:46:59+02:00

Patroon van prikkel-respons

'Vreselijk, maar niet toepasbaar!' Mijn Tip van de week over wel of geen Out-of-Officebericht riep op LinkedIn nogal wat reacties op.  Van instemming en argumenten vóór een OOOB tot een vertwijfeld: 'Dat werkt niet in mijn doelgroep... Sommigen bellen drie minuten na het versturen van mail al op of ik het gelezen heb!' Nu lijkt me dat zowel buitengewoon vervelend als zeer eenvoudig te voorkomen. Daarvoor moet je je wel eerst bewust worden van terugkerende misverstanden in de communicatie. Die zijn ontstaan doordat mensen op de een of andere manier een bepaalde verwachting hebben gekregen. Misschien heeft de schrijfster hierboven haar ongeduldige klanten per ongeluk een paar keer 'beloond' met een snelle reactie. Zo ontstaan aannames.   Zo denken klanten vaak dat onder mijn leiding niks fout kan gaan. Ze gooien duizenden mailtjes weg en zijn verrast als er wel eens eentje tussendoor glipt die niet in de prullenbak had gemoeten. Vervolgens redeneren ze: zie je wel, weggooien is niet slim! Toch zou het veel logischer zijn om te concluderen dat de opruimsessie juist erg geslaagd is. Die andere 1999 mailtjes zijn namelijk wél terecht in de digitale versnipperaar genomen. Daarom manage ik in dit soort situaties van tevoren de [...]

Patroon van prikkel-respons2020-06-04T07:37:03+02:00

Waarom je sommige dingen steevast fout blijft doen

Vanochtend was ik al vroeg uit de veren. Mijn broodfonds organiseerde een sportieve bijeenkomst met een roeiles: superleuk! Voordat we in de boot stapten, kregen we ‘droog’ wat instructie. Over de optimale zithouding, de roeibeweging op de ‘sliding seat’ en de positie van de riemen. Een vloeiende beweging maken vergt veel oefening en het zat er niet in dat wij dat in een uurtje onder de knie zouden kunnen krijgen. Misschien dat de instructeur daarom ter geruststelling opmerking zei: 'Probeer het eerst fout, dat werkt het beste!' Nou weet ik toevallig het een en ander van leren, en iets bewust fout doen is echt niet slim. Het ontbreek ons juist vaak aan de rust en het geduld om (nieuwe) dingen bewust goed te doen. In ons hoofd kunnen we het immers al, we willen voort. Uit ongeduld heb ik in mijn leven zo al heel wat dingen fout geleerd. Zo steek ik steevast het papier verkeerd-om in de printer als ik iets tweezijdig wil kopiëren. Wanneer ik moet tanken stop ik keer op keer aan de verkeerde kant van de pomp. En bij een training sta ik echt altijd te prutsen met de beeldscherminstellingen. Grrrr! Ik vind het dom van [...]

Waarom je sommige dingen steevast fout blijft doen2020-03-29T12:22:53+02:00

Maak kennis met mijn favoriete cliché

De deelnemers aan mijn trainingen vallen grofweg uiteen in twee groepen. De ene groep wil het liefst een diagnose en een receptje. Ze vissen uit de training één of enkele tips en technieken en gaan daarmee aan de slag. Het gaat hen om het resultaat en ze zijn reuzeblij met quick wins. Voor de andere groep is de weg de bestemming. Ze nemen deel omdat ze tegen hun eigen beperkingen aanlopen, maar verwachten geen panklare oplossingen. Zij zijn al content als ze aan het denken worden gezet. Met de tweede groep kan ik het beste uit de voeten, dat geef ik eerlijk toe. Wat bij iemand past is voor iedereen anders, en ik houd ervan dat puzzeltje te leggen. Ik noem dat: 'aan de knoppen draaien'. Een cliché wellicht, maar stel je een mengpaneel voor met ingangen voor kennis, motivatie, vaardigheden, je fysieke en sociale omgeving, je persoonlijkheid en je patronen verankerd in ervaringen. Die compontenten spelen allemaal een rol bij timemanagement! Je kunt jouw eigen mengpaneel pas afregelen als je weet wat alle schuifjes doen en wat het effect daarvan is. En dat vergt dus heel wat onderzoek: in jezelf welteverstaan. Vragen die je jezelf daarbij kunt stellen zijn: [...]

Maak kennis met mijn favoriete cliché2020-02-13T18:15:52+01:00

Leg deze zaken vast als je gaat samenwerken

Je hebt vast weleens iets georganiseerd. Een vrijgezellenparty voor je beste vriend(in), een inzameling voor het goede doel of een bijeenkomst op je werk. Neem zo'n recent project in gedachten en denk terug: hoe is dat toen verlopen? Nam iemand de leiding en was er een plan? Werkten jullie lekker samen of was het ieder voor zich? Denk je tevreden of juist met buikpijn terug aan dit project? Of het nu gaat om het organiseren van een wedstrijd of om de implementatie van nieuwe software, je wilt samen met een groep een bepaald resultaat bereiken. En dat vergt afstemming. Hoe beter de afstemming, hoe plezieriger de samenwerking en hoe efficiënter en effectiever het proces. Verloopt de afstemming niet lekker, dan raken mensen gefrustreerd of gedemotiveerd, en waarschijnlijk lijdt het eindresultaat er ook onder. Het komt de samenwerking dan ook enorm ten goede wanneer je bij de start van een project (hoe klein ook) de taken en verantwoordelijkheden vastlegt. Een voorbeeld: stel dat je met je broers/zussen voor je ouders een feest organiseert: Dan zijn jullie samen verantwoordelijk. Jullie maken een plan, vragen offertes op, huren muzikanten in en zo verder. Waarschijnlijk krijgt iedereen daarbij een aantal deeltaken. Maar je ouders [...]

Leg deze zaken vast als je gaat samenwerken2018-10-17T07:35:23+02:00

Het takenveld in Outlook

Wanneer je met een recente versie van Outlook werkt, toont het programma een takenveld onder de agenda. Je kunt rechtstreeks in dit veld typen, maar mail waaraan je een vlaggetje hebt gegeven, komt hier ook te staan. Dat is handig, zeker wanneer je niet zomaar een vlag neerzet, maar een datum kiest met de gewenste datum van uitvoer. Nu heb je vanzelf een takenlijstje voor de dag gecreëerd. Je kunt van alles met deze taken onderaan je agenda doen: openen bijvoorbeeld, er  notities bij maken, er een bestand aan hangen of de datum wijzigen. Ook handig: een niet-voltooide taak kun je oppakken en verplaatsen naar een dag later in de week, of via ‘aangepast’ een andere datum geven. Alle taken bij elkaar zien? Klik dan links in het navigatiedeelvenster op Taken en je krijgt alles te zien waar je ooit een vlaggetje aan hebt gekoppeld. Vergeet dus niet je taken 'af te vinken',  anders wordt het wel een hele lange lijst.

Het takenveld in Outlook2017-05-15T09:16:59+02:00

Een tomaat voor timemanagement

‘Het is geen geheim dat tijd zich niet laat managen’, zegt lifehacker Frank Meeuwsen, ‘maar je kunt je tijd wel slim benutten, bijvoorbeeld met timerapps. Er zijn er vele, hier vind je een overzicht.' De Pomodorotechniek is eind jaren tachtig ontwikkeld door Francesco Cirillo. Hij gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat (een 'pomodoro' in het Italiaans) om 25 minuten geconcentreerd aan een taak door te werken. Na één pomodoro neem je drie minuten pauze, na vier pomodoro’s 25 minuten rust. Frank: ‘Eerst schat je de benodigde tijd in in blokken van 25 minuten, dan start je de app. Essentieel is dat je je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Als na 25 minuten de wekker gaat neem je vijf minuten pauze en doe je iets wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt: een rondje lopen, koffie of thee pakken. Na drie à vier pomodoro’s neem je een langere pauze. Je zult merken dat je in korte blokken verrassend veel gedaan krijgt!’

Een tomaat voor timemanagement2017-04-24T10:34:12+02:00

Iets te privé

‘Ik ontvang vaak mailtjes zonder contactgegevens,’ klaagt ondernemer Machiel. ‘Dat is zo onpraktisch! Soms wil ik even bellen, dat kan dan niet.’ Machiel zoekt bij gebrek aan informatie online naar adres- of telefoongegevens. Maar als mensen geen website of LinkedIn-profiel hebben en/of niet in de telefoongids staan, wordt het wel lastig. Een standaardmailhandtekening lost dit probleem op. Contactinformatie naar keuze (mobiel nummer, adres, website, Facebook- of twitteraccount) wordt dan automatisch aan je mail toegevoegd. In Outlook maak je er één via Extra, Opties, E-mailindeling, Handtekeningen. In de Mac via Voorkeuren en in Gmail via 'Instellingen'. Gemakkelijk voor je relaties, en het ziet er nog professioneel uit ook.

Iets te privé2016-05-08T09:17:21+02:00
Ga naar de bovenkant