Planning fallacy

De meeste mensen zijn van nature optimistisch van aard. Hoewel we de risico’s van onze plannen en dromen onderkennen, zijn we geneigd die hindernissen te onderschatten. Dat komt omdat we de toekomst nu eenmaal altijd een beetje optimistischer inkleuren dan realistisch is. Dat wordt wel de ‘planning fallacy’ genoemd: de gewoonte om bij grote klussen pas op het allerlaatste moment aan de slag te gaan. Zelfs als we onvoorziene omstandigheden incalculeren, lukt het ons maar zelden om een realistische tijdsinschatting te maken. Probeer daar maar eens rekening mee te houden! Die denkfout maken we allemaal, want uit onderzoek blijkt dat iedereen kort voor een deadline piekt. Maar als consequent en realistisch plannen jouw zwakke plek is, kan dergelijke uitstelgedrag je ernstig in de problemen brengen. En het vreemde is dat notoire uitstellers ook na gemiste deadlines met rampzalige consequenties hun leven maar moeizaam beteren. Toch valt 'aan de slag gaan' wel te trainen door een klein begin te maken. Een kwartier is namelijk net genoeg om op gang te komen, en dat is juist de grootste hobbel voor uitstellers. Een timer vertelt je wanneer je mag stoppen. Wellicht merk je dan dat je voldoende op gang bent gekomen om door [...]

Planning fallacy2013-06-29T14:15:13+02:00

Klassiek prioriteitendilemma

Heb je beloofd de notulen te maken van het werkoverleg? Werk dan kort na de vergadering je notities uit in een grof concept. Een verkoopgesprek gehad? Noteer je belangrijkste indrukken uit het gesprek met die klant zodra het kan. Zelfs al hoeft de offerte er pas volgende week naartoe. Waarom? Dit is het klassieke prioriteitendilemma tussen urgente en belangrijke taken. Allicht heb je dringender zaken te regelen, maar nú staat de vergadering of het gesprek je nog helder voor de geest. Over een week echt niet meer. Dan pijnig je je hersenen wat er precies is gezegd en kost die tekst je drie keer zoveel tijd. Je notities uitwerken is dus niet urgent, maar wel belangrijk!

Klassiek prioriteitendilemma2013-06-21T16:41:37+02:00

Het juiste moment? Nu!

Wacht niet tot het juiste moment om te beginnen met een goed voornemen. Begin gewoon nu! En gebruik deze tips: • Voorkom dat je je voornemen in een onbewaakt ogenblik vergeet. Hang een onappetijtelijk plaatje op je koelkast om te voorkomen dat je gaat snacken. Tel eerst tot vijf (als je er niet meer van alles uit wilt flappen). • Bedenk wat je kunt doen om een moeilijk moment door te komen. Stel je voor hoe het lopend buffet eruit ziet en wat jij daarvan mag nemen. Verzin een kalmerende mantra voor momenten van hevige ergernis. • Beloon jezelf als het goed gaat. Koop een prachtige bos bloemen als je een week lang ’s avonds niet hebt gesnoept. Ga naar de bios als je je scherpe tong de hele week hebt ingehouden. Je hebt het verdiend! Wist je trouwens dat mensen die een vaag voornemen omzetten in een concreet plan én hierover praten met anderen, eerder de daad bij het woord voegen? Ook wanneer dat niet direct tot resultaten leidt, zullen mensen met een implementatie-intentie, zoals dat heet, sneller een nieuwe poging wagen.

Het juiste moment? Nu!2012-06-18T09:33:46+02:00

Niet half

Een taak is pas afgerond als je alles ook weer hebt opgeruimd. Dat betekent na de vergadering stukken uitzoeken en taken inplannen. Een ansichtkaart niet alleen schrijven, maar ook posten. Je kleding niet laten vallen waar je staat, maar op een knaapje hangen of in de wasmand gooien. Doe je de dingen half, dan blijft de gedachte dat je nog iets moet doen aan je knagen. Is het niet omdat de restanten van je gemakzucht nogal storend in het zicht liggen, dan wel omdat iemand anders erover aan je hoofd begint te zeuren. De dingen in één keer goed doen, vergt wel wat discipline. Maar aaaah, wat levert het een rust op!

Niet half2012-05-07T17:51:29+02:00

Chaostheorie

Jij laat je niet gek tikken door grote stapels papier op je bureau. Globaal weet je best waar alles ligt. Je papieren ordenen? Onzin! Maar reken nu eens mee. Stel, je hebt een stapeltje van vijf documenten. Statistisch gezien kunnen die op maar liefst 120 verschillende manieren op elkaar liggen. Als je ze niet sorteert, ontstaat er tijdens het gebruik dus telkens een klein verschil in volgorde. Zo blijft het gokken welke document waar ligt. Leg je ze wél op datum of thema, dan blijft de chaos binnen de perken. Je moet er dan wel op letten dat je deze volgorde consequent aanhoudt. Bij tien stukken zijn er al meer dan drie miljoen mogelijke volgordes. En bij stápels wordt het inderdaad gekkenwerk om iets te vinden. Ordenen is dus echt geen verspilde moeite!

Chaostheorie2012-04-27T13:21:26+02:00

Onhandig uitstelgedrag

In Outlook kun je vrij eenvoudig een herinnering aan een belangrijke taak programmeren. Dat doe je door in Postvak IN het vlaggetje achter een bericht aan te klikken met de rechtermuisknop. In Taken werkt het op dezelfde manier. Je krijgt dan op een door jou gekozen moment een reminder. In de praktijk hebben die reminders echter zelden nut. Meestal ben je volop bezig als de herinnering in beeld verschijnt en klik je in een reflex op ‘Uitstellen’. En even later wéér. Zo ben je lekker bezig jezelf af te leiden. Gebruik reminders alleen om je aan afspraken te herinneren:, bijvoorbeeld als je bang bent om de tijd te vergeten. In alle andere gevallen is een takenlijst waaruit je zelf taken kiest als je er echt aan toe bent vele malen beter.

Onhandig uitstelgedrag2012-02-02T14:53:03+01:00

Procrastination (2)

Hoe start je als notoire uitsteller een grote klus? En hoe zorg je ervoor dat het project voor de deadline echt afgerond is? Het begin is extra moeilijk voor jou, omdat je de klus onderschat. Zo krijg je een beeld van het hele project: • hak grote taken in stukjes en orden ze naar prioriteit • maak een realistische planning (neem 20% uitlooptijd) • zorg dat aan alle voorwaarde is voldaan om te starten (iedereen geïnformeerd, spullen onder handbereik) Maak het vervolgens aantrekkelijk om te beginnen. Begin met iets eenvoudigs, en beloon jezelf voor elke voltooide taak. • wacht niet tot een goed moment, maar begin NU • hak de kop eraf: 15" is voldoende om over drempelvrees heen te komen • regel ondersteuning of handlangers om je achter de broek te zitten Zo houd je de gang erin • vink taken af, zodat je ziet wat de voortgang is • pak problemen of hobbels meteen aan • beloon jezelf als er een fase is afgerond Afronden is het moeilijkst. Door eindeloos schaven kun je toch nog je deadline missen. Laat je daar niet toe verleiden! Gun jezelf de smaak van succes en maak het nu ook helemaal af.

Procrastination (2)2012-01-26T14:16:07+01:00

Procrastination (1)

Herken je dit gedrag? • pas beginnen als de deadline angstig dichtbij komt; • denken dat je tijd genoeg hebt, en dan altijd tijd tekort komen; • dagdromen terwijl er een belangrijke klus gedaan moet worden; • het geleende pas teruggeven als erom gevraagd wordt; • eigenlijk nooit op tijd op een afspraak komen. Ja? Dan ben je waarschijnlijk een procrastinator. Dat is het Engelse woord voor iemand met ernstig uitstelgedrag. Uitstelgedrag is een enorme tijdverslinder. Maar dat weet jezelf ook wel!

Procrastination (1)2012-01-26T14:08:06+01:00

Speurneus

Speurend kijk je je bureau rond. Wat zal ik nu eens gaan doen? Je snuffelt in je papieren, bestudeert een post-it met een cryptische krabbel, leest een mailtje en ah… de telefoon! Herkenbaar? Dan laat je je bij je werk waarschijnlijk leiden door wat je te tegenkomt: vragen in e-mails, een taak op een post-it, een krabbel in de kantlijn van de notulen, een bericht op je voicemail of iets wat je vanochtend tijdens het aankleden te binnen is geschoten. Je bent als een speurneus bezig om te achterhalen wat je taken zijn. Dat is niet alleen onhandig, maar ook vermoeiend. Verzamel taken liever consequent op een takenlijst. En heb je een dag dat het allemaal gewoon niet zo wil? Geef dan gewoon toe aan je uitstelgedrag en neem bewust een snippermomentje.

Speurneus2012-01-26T14:00:52+01:00

Tijdverslinders

Het is vervelend als je gestoord wordt, want dat kost tijd. Maar weet je wat pas echt tijdverslinders zijn? • Gebrek aan focus (werken zonder plan of takenlijst) • Irreëel tijdsbesef (onderschatten hoeveel tijd iets kost) • Perfectionisme • Concentratieverlies (bijvoorbeeld door te weinig pauzes) • Gebrek aan discipline (waaronder uitstelgedrag) • Gepieker of besluiteloosheid Met wat zelfonderzoek kun je je innerlijke stoorzenders herkennen en aanpakken. Wat realistischer plannen helpt ook. Een van de grootste misverstanden van onze samenleving is namelijk dat je elk moment van de dag productief moet zijn.

Tijdverslinders2012-01-09T14:03:30+01:00
Ga naar de bovenkant