06 19 01 26 26

Aandachtstrekkers

We zitten naast elkaar en zijn haar mail aan het reorganiseren. De meeste mail mag naar het archief, maar voor nieuwsbrieven en RSS-feeds maken we een 'regel' aan. Ze komen niet in de inbox, maar gaan rechtstreeks naar een aparte map zodat ze er op een eigen gekozen tijdstip naar kan kijken. Dat klinkt goed, maar de map puilt intussen virtueel uit, en er staan ook heel wat berichten van mij tussen. Stiekem vraag ik me af waar 'Tip van de week'  lezen in de prioriteitenmatrix hoort. Misschien wel in het kwadrant wat ik afleiding noem... Ik ben me er terdege van bewust dat nieuwsbrieven enorme aandachtstrekkers zijn. Ooit heb ik eens de kliksnelheid gemeten waarmee mijn berichten geopend werden: 20% van de lezers deed dat metéén. Dat riekt naar urgentieverslaving: de neiging om uit gewoonte of natuur overal onmiddellijk op te reageren. Als je nieuwsbrieven uit je inbox filtert, kun je die valkuil ten minste voorkomen. Maar nu dient het volgende dilemma zich aan: wanneer ga je ze dan wél lezen? In de praktijk komt het er vaak niet van en dat wringt. Als je ze laat staan worden het er immers meer, en meer, en meer. Nieuwsbrieven zijn [...]

Aandachtstrekkers2022-08-22T15:52:53+02:00

Wel of geen Out-of-Officebericht?

Het blijft een merkwaardig fenomeen.  Zodra de Tip van de week is verzonden, stroomt mijn inbox vol met autoreply's. Lezers berichten me dat ze er niet zijn, dat mijn mail vanwege de vertrouwelijkheid niet wordt doorgezonden, dat ik bij dringende zaken mag sms'en of appen of me tot X kan wenden. En gaat het over project Y? Dan kan ik contact opnemen met Z. Er zitten zelfs ouderwetse ontvangstbevestigingen tussen. Onbedoeld kom ik zo veel te weten over mijn lezers, terwijl ik toch de mogelijkheid bied om tamelijk anoniem, want alleen met naam en mailadres, op deze Tip van de week in te schrijven. Het zijn geen dataleaks, maar soms komt het verdacht dicht in de buurt. Vooral lezers in loondienst zijn dol op de 'Ik ben Out-of-Office'. Week-in-week-uit lees ik wie er niet op maandag werkt (altijd dezelfden, dus dat weet ik nu wel) en wie er een dagje aan het weekend heeft geplakt. Tot op het dagdeel nauwkeurig wordt me soms verteld wanneer mijn mail zal worden gelezen en beantwoord. Blijkbaar is de aanname dat ik in gespannen afwachting ben wanneer ik een mailtje heb verzonden, en dat ik het liefst stante pede een reactie krijg. Reality check: [...]

Wel of geen Out-of-Officebericht?2020-06-04T07:56:55+02:00

Leer WhatsApp slim gebruiken

Met één verzendlijst kon ik dit weekend 44 mensen tegelijkertijd persoonlijk vragen om hulp bij het verzamelen van respondenten voor mijn afstudeerscriptie. Snowballing heet deze techniek die veel gebruikt wordt bij kwalitatief onderzoek. En WhatsApp leent zich daar perfect voor. Wat is de wereld in korte tijd toch veranderd. Maar liefst 11,5 miljoen Nederlanders gebruiken het populaire chatmedium inmiddels om met elkaar te communiceren. In mijn directe omgeving heeft vrijwel iedereen de app op zijn of haar telefoon geïnstalleerd. Toen ik mijn verzendlijst aanmaakte, kon ik dan ook kiezen uit 256 contacten en tientallen groepen, via welke ik waarschijnlijk nog eens dubbel zoveel mensen zou kunnen bereiken. In dit geval erg handig! Toch heb ik WhatsApp tijdens het werken aan deze tip maar even het zwijgen opgelegd. Want hoe handig ook, al die berichtjes leiden toch wel erg af. Met name groepsapps kunnen zeer indringend zijn, ik schreef daar hier al eens eerder over. Doorgaans ben ik blij met WhatsApp, al heeft het even geduurd voordat ik doorhad hoe ik het programmaatje naar mijn hand kon zetten. Onderstaande tips hebben me geholpen: Zit je veel achter je bureau, installeer WhatsApp dan op je desktop. Op je toetsenbord berichtjes typen gaat namelijk [...]

Leer WhatsApp slim gebruiken2020-05-03T19:27:42+02:00

Apen op je schouder

Ik inventariseer leerwensen voor een workshop die ik binnenkort ga geven. 'Onze afdeling is zeer dienstverlenend,' stelt de teamleider met wie ik spreek. ‘We zijn niet altijd in staat om onze eigen agenda te sturen.’ Direct komen opdraven is het devies. Maar ja, dat zorgt wel voor tijdsdruk. Ah, daar kan ik wel wat mee. We praten nog even door over de verschillen tussen de deelnemers. Wat opmerkelijk is: de één heeft meer apen op zijn schouder dan de ander. Ofwel: de ene collega wordt sneller met lastige klusjes opgezadeld. Hoe zou dat komen? 'Apen op je schouder', ik hoor het steeds vaker. Maar de uitdrukking stamt al uit 1974 en werd bedacht door een business consultant, William Oncken. Hij schreef er een hilarisch en heel herkenbaar artikel over dat een instant hit werd onder managers (je vindt het hier). Volgens Oncken moet je een aapje zien als 'the next move' of 'eerstvolgende actie'. Meer specifiek: een klusje waar iemand zelf niet mee vooruit kan en waarbij hij/zij jou probeert te betrekken voor hulp of advies. In de hoop dat die aap op jouw schouder springt! En dat lukt bij de ene persoon dus beter dan de andere. Monkeymanagement houdt [...]

Apen op je schouder2020-05-03T18:58:52+02:00

Een tomaat voor timemanagement

‘Het is geen geheim dat tijd zich niet laat managen’, zegt lifehacker Frank Meeuwsen, ‘maar je kunt je tijd wel slim benutten, bijvoorbeeld met timerapps. Er zijn er vele, hier vind je een overzicht.' De Pomodorotechniek is eind jaren tachtig ontwikkeld door Francesco Cirillo. Hij gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat (een 'pomodoro' in het Italiaans) om 25 minuten geconcentreerd aan een taak door te werken. Na één pomodoro neem je drie minuten pauze, na vier pomodoro’s 25 minuten rust. Frank: ‘Eerst schat je de benodigde tijd in in blokken van 25 minuten, dan start je de app. Essentieel is dat je je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Als na 25 minuten de wekker gaat neem je vijf minuten pauze en doe je iets wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt: een rondje lopen, koffie of thee pakken. Na drie à vier pomodoro’s neem je een langere pauze. Je zult merken dat je in korte blokken verrassend veel gedaan krijgt!’

Een tomaat voor timemanagement2017-04-24T10:34:12+02:00

Een stuk zelfstandiger

Lianne was het goed zat dat iedereen haar er altijd bij riep als de printer weer eens kuren vertoonde. Het lag wel een beetje voor de hand, omdat haar werkplek vlakbij de machine was en zij het ding inmiddels van haver tot gort kende. Maar zij had ooit ook de tijd genomen om alle instructies door te nemen. Op een rustige ochtend nodigde Lianne haar collega’s uit voor een workshop ‘printerbediening’. Ze behandelde stapsgewijs de instructies die ze op een papier bij de printer had gehangen, wees op knoppen en beantwoordde geduldig vragen. Vervolgens vertelde ze hoe blij ze was dat iedereen nu voortaan zelf zijn printproblemen op kon lossen en liet het groepje glimlachend achter. En inderdaad, vanaf die dag bleken haar collega’s een stuk zelfstandiger.

Een stuk zelfstandiger2017-02-12T11:16:17+01:00

Onsamenhangend

Heb je soms ook het gevoel dat je hoofd overloopt en dat je behoorlijk chaotisch bezig bent? Maak je geen zorgen, je bent niet de enige die daar last van heeft! Deze ‘stream of consciousness’ (onsamenhangende stroom van gedachtes, gevoelens, associaties en taken) is zelfs gebruikt voor een bekende verteltechniek, die auteurs als James Joyce en Virginia Woolf toepasten in Ulysses en Mrs. Dalloway. Dat neemt niet weg dat het behoorlijk vermoeiend is om steeds afgeleid te raken door allerlei (gedachten)prikkels. Je kunt ingevingen natuurlijk parkeren in een notitiesysteem zoals Evernote of OneNote, of jezelf een bericht sturen met Braintoss of Captio. Maar verzet je niet de hele tijd tegen de stream of consciousness. Soms helpt het om er even aan toe te geven. Laat die gedachtes maar komen en gaan, dan word je vanzelf rustiger.

Onsamenhangend2013-02-21T08:16:33+01:00

A perfect mess

Eric Abrahamson zegt in zijn boek ‘A Perfect Mess’ dat je aan een rommelig bureau beter werkt dan aan een opgeruimde tafel. Dat zit zo: volgens Abrahamsom kom je tijdens de zoektocht naar een document vaak een ander document tegen dat je een briljant idee oplevert. Abrahamson zet je aan het denken omdat hij iets anders beweert dan je verwacht. Maar hoe komt hij tot die bewering? Kan het zijn dat Abrahamson zijn eigen voorkeursstijl als uitgangspunt heeft genomen en op zoek is gegaan naar informatie die zijn stelling onderschrijft? Er zit een kern van waarheid in zijn verhaal: als je even afgeleid bent, krijg je soms een geweldige ingeving. Vraag je alleen af of je vaker briljante ideeën nodig hebt, of gewoon de papieren die je zoekt.

A perfect mess2012-06-29T14:43:23+02:00

Concentratiedip

Even een praatje maken over het weer, het weekend of de wedstrijd. Voor jou is het de smeerolie van de dag, en wat is daar mis mee eigenlijk? Sterker nog, goed collegiaal contact is de helft van het werkplezier, daar moet je niet in snijden. Je hebt helemaal gelijk natuurlijk. Iedereen heeft op zijn tijd behoefte aan een praatje. Maar als jouw concentratie verslapt, wil dat niet zeggen dat anderen toe zijn aan een pauze. En dan is storen wel degelijk storend. Zoek dus naar meer manieren om met zo’n concentratiedip om te gaan. Doe een makkelijke klus. Neem wat beweging. Bel iemand op of haal koffie voor je collega’s. Dat praatje houd je erin natuurlijk, maar check even of het uitkomt. Wel zo collegiaal.

Concentratiedip2012-03-15T11:37:56+01:00

Aandachtzuigers

En daar komt weer diezelfde collega je kantoor binnen drentelen. Zijn dikke billen zakken al richting je bureaurand. Maar jij hebt echt geen tijd voor een gezellig praatje. Hoe ontmoedig je spobilo’s (spontane binnenlopers)? • Maak geen oogcontact en blijf doorwerken. • Sta op als iemand je kantoor binnenkomt. • Blijf staan terwijl je praat, loop alvast naar de deur. • Zet extra stoelen niet uitnodigend bij je bureau. • Houd de deur dicht als je ongestoord wilt kunnen werken. En haal de zuurtjespot op je bureau weg. Die heeft namelijk een sterk aanzuigende werking!

Aandachtzuigers2012-03-15T10:49:06+01:00
Ga naar de bovenkant