verstoringen

>Tag: verstoringen

Een tomaat voor timemanagement

‘Het is geen geheim dat tijd zich niet laat managen’, zegt lifehacker Frank Meeuwsen, ‘maar je kunt je tijd wel slim benutten, bijvoorbeeld met timerapps. Er zijn er vele, hier vind je een overzicht.' De Pomodorotechniek is eind jaren tachtig ontwikkeld door Francesco Cirillo. Hij gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat (een 'pomodoro' in het Italiaans) om 25 minuten geconcentreerd aan een taak door te werken. Na één pomodoro neem je drie minuten pauze, na vier pomodoro’s 25 minuten rust. Frank: ‘Eerst schat je de benodigde tijd in in blokken van 25 minuten, dan start je de app. Essentieel is dat je je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Als na 25 minuten de wekker gaat neem je vijf minuten pauze en doe je iets wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt: een rondje lopen, koffie of thee pakken. Na drie à vier pomodoro’s neem je een langere pauze. Je zult merken dat je in korte blokken verrassend veel gedaan krijgt!’

Een tomaat voor timemanagement2017-04-24T10:34:12+02:00

Een stuk zelfstandiger

Lianne was het goed zat dat iedereen haar er altijd bij riep als de printer weer eens kuren vertoonde. Het lag wel een beetje voor de hand, omdat haar werkplek vlakbij de machine was en zij het ding inmiddels van haver tot gort kende. Maar zij had ooit ook de tijd genomen om alle instructies door te nemen. Op een rustige ochtend nodigde Lianne haar collega’s uit voor een workshop ‘printerbediening’. Ze behandelde stapsgewijs de instructies die ze op een papier bij de printer had gehangen, wees op knoppen en beantwoordde geduldig vragen. Vervolgens vertelde ze hoe blij ze was dat iedereen nu voortaan zelf zijn printproblemen op kon lossen en liet het groepje glimlachend achter. En inderdaad, vanaf die dag bleken haar collega’s een stuk zelfstandiger.

Een stuk zelfstandiger2017-02-12T11:16:17+02:00

Onsamenhangend

Heb je soms ook het gevoel dat je hoofd overloopt en dat je behoorlijk chaotisch bezig bent? Maak je geen zorgen, je bent niet de enige die daar last van heeft! Deze ‘stream of consciousness’ (onsamenhangende stroom van gedachtes, gevoelens, associaties en taken) is zelfs gebruikt voor een bekende verteltechniek, die auteurs als James Joyce en Virginia Woolf toepasten in Ulysses en Mrs. Dalloway. Dat neemt niet weg dat het behoorlijk vermoeiend is om steeds afgeleid te raken door allerlei (gedachten)prikkels. Je kunt ingevingen natuurlijk parkeren in een notitiesysteem zoals Evernote of OneNote, of jezelf een bericht sturen met Braintoss of Captio. Maar verzet je niet de hele tijd tegen de stream of consciousness. Soms helpt het om er even aan toe te geven. Laat die gedachtes maar komen en gaan, dan word je vanzelf rustiger.

Onsamenhangend2013-02-21T08:16:33+02:00

A perfect mess

Eric Abrahamson zegt in zijn boek ‘A Perfect Mess’ dat je aan een rommelig bureau beter werkt dan aan een opgeruimde tafel. Dat zit zo: volgens Abrahamsom kom je tijdens de zoektocht naar een document vaak een ander document tegen dat je een briljant idee oplevert. Abrahamson zet je aan het denken omdat hij iets anders beweert dan je verwacht. Maar hoe komt hij tot die bewering? Kan het zijn dat Abrahamson zijn eigen voorkeursstijl als uitgangspunt heeft genomen en op zoek is gegaan naar informatie die zijn stelling onderschrijft? Er zit een kern van waarheid in zijn verhaal: als je even afgeleid bent, krijg je soms een geweldige ingeving. Vraag je alleen af of je vaker briljante ideeën nodig hebt, of gewoon de papieren die je zoekt.

A perfect mess2012-06-29T14:43:23+02:00

Concentratiedip

Even een praatje maken over het weer, het weekend of de wedstrijd. Voor jou is het de smeerolie van de dag, en wat is daar mis mee eigenlijk? Sterker nog, goed collegiaal contact is de helft van het werkplezier, daar moet je niet in snijden. Je hebt helemaal gelijk natuurlijk. Iedereen heeft op zijn tijd behoefte aan een praatje. Maar als jouw concentratie verslapt, wil dat niet zeggen dat anderen toe zijn aan een pauze. En dan is storen wel degelijk storend. Zoek dus naar meer manieren om met zo’n concentratiedip om te gaan. Doe een makkelijke klus. Neem wat beweging. Bel iemand op of haal koffie voor je collega’s. Dat praatje houd je erin natuurlijk, maar check even of het uitkomt. Wel zo collegiaal.

Concentratiedip2012-03-15T11:37:56+02:00

Aandachtzuigers

En daar komt weer diezelfde collega je kantoor binnen drentelen. Zijn dikke billen zakken al richting je bureaurand. Maar jij hebt echt geen tijd voor een gezellig praatje. Hoe ontmoedig je spobilo’s (spontane binnenlopers)? • Maak geen oogcontact en blijf doorwerken. • Sta op als iemand je kantoor binnenkomt. • Blijf staan terwijl je praat, loop alvast naar de deur. • Zet extra stoelen niet uitnodigend bij je bureau. • Houd de deur dicht als je ongestoord wilt kunnen werken. En haal de zuurtjespot op je bureau weg. Die heeft namelijk een sterk aanzuigende werking!

Aandachtzuigers2012-03-15T10:49:06+02:00

Onhandig uitstelgedrag

In Outlook kun je vrij eenvoudig een herinnering aan een belangrijke taak programmeren. Dat doe je door in Postvak IN het vlaggetje achter een bericht aan te klikken met de rechtermuisknop. In Taken werkt het op dezelfde manier. Je krijgt dan op een door jou gekozen moment een reminder. In de praktijk hebben die reminders echter zelden nut. Meestal ben je volop bezig als de herinnering in beeld verschijnt en klik je in een reflex op ‘Uitstellen’. En even later wéér. Zo ben je lekker bezig jezelf af te leiden. Gebruik reminders alleen om je aan afspraken te herinneren:, bijvoorbeeld als je bang bent om de tijd te vergeten. In alle andere gevallen is een takenlijst waaruit je zelf taken kiest als je er echt aan toe bent vele malen beter.

Onhandig uitstelgedrag2012-02-02T14:53:03+02:00

Even ongestoord werken

De gemiddelde manager wordt acht keer per uur gestoord in zijn werk. Vaak is de onderbreking relevant, want een manager is er immers om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Maar niet altijd hoef je direct beschikbaar te zijn, ook al lijkt dat soms wel zo. Regel dat je op bepaalde tijdstippen ongestoord kunt werken. Door bijvoorbeeld de deur dicht te doen in plaats van open te laten staan, je mobiel uit te zetten of door een dagelijks ‘stooruur’ in te lassen. Sommige vragen kunnen best wachten tot een later tijdstip. Wedden dat dit een gunstig effect heeft op het probleemoplossend vermogen van medewerkers?

Even ongestoord werken2011-11-11T18:09:20+02:00

Communiceer met aandacht

Ben jij zo iemand die in het voorbij gaan opmerkingen of opdrachten roept? Dat is een behoorlijk slechte gewoonte. Ten eerste omdat je iemand onaangekondigd stoort, en ten tweede omdat je alweer weg bent voordat de boodschap goed en wel is doorgedrongen. Sterker nog, de helft van de tijd komt je opmerking of verzoek überhaupt niet aan. Pure tijdverspilling dus, en niet echt een voorbeeld van empathie. Neem een minuutje extra de tijd. Maak contact met de ontvanger van je boodschap aan en vraag of het schikt. Is het antwoord 'nee', zoek dan samen naar een alternatieve vorm van informatieoverdracht. Schikt het wel (of is die ander bereid om tijd te maken), licht je bedoeling dan toe en sluit af met een vraag of een voorstel. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil even nagaan of er nog plek is voor een extra deelnemer bij de training Timemanagement. Alfred de Keijzer wil namelijk ook graag aanhaken. Wil jij hem laten weten of er plaats is?’ Communiceer je met aandacht, dan komt je boodschap beter binnen en is het resultaat navenant. Kost iets meer tijd, maar levert ook meer op.

Communiceer met aandacht2011-11-08T14:16:08+02:00

Geen beste indruk

Zelf vind je het misschien verfrissend dat een spreker van de hak op de tak springt. Of voel je de werklust al stromen als je de stapels papier op je bureau ziet. En stoor je je er totaal niet aan dat je een berg ordners opzij moet schuiven om een stoel vrij te maken voor bezoek. Maar anderen kunnen flink last hebben van zo’n gebrek aan orde. Ze worden er nerveus van, raken erdoor afgeleid en krijgen de neiging om in te grijpen. Niet jouw probleem? Misschien, maar door je rommeligheid wek je wel de indruk dat het je allemaal boven het hoofd groeit. En waar of niet, daardoor belemmer je ook jezelf.

Geen beste indruk2011-10-31T15:05:44+02:00