Onhandig uitstelgedrag

In Outlook kun je vrij eenvoudig een herinnering aan een belangrijke taak programmeren. Dat doe je door in Postvak IN het vlaggetje achter een bericht aan te klikken met de rechtermuisknop. In Taken werkt het op dezelfde manier. Je krijgt dan op een door jou gekozen moment een reminder. In de praktijk hebben die reminders echter zelden nut. Meestal ben je volop bezig als de herinnering in beeld verschijnt en klik je in een reflex op ‘Uitstellen’. En even later wéér. Zo ben je lekker bezig jezelf af te leiden. Gebruik reminders alleen om je aan afspraken te herinneren:, bijvoorbeeld als je bang bent om de tijd te vergeten. In alle andere gevallen is een takenlijst waaruit je zelf taken kiest als je er echt aan toe bent vele malen beter.

Onhandig uitstelgedrag2012-02-02T14:53:03+01:00

Even ongestoord werken

De gemiddelde manager wordt acht keer per uur gestoord in zijn werk. Vaak is de onderbreking relevant, want een manager is er immers om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Maar niet altijd hoef je direct beschikbaar te zijn, ook al lijkt dat soms wel zo. Regel dat je op bepaalde tijdstippen ongestoord kunt werken. Door bijvoorbeeld de deur dicht te doen in plaats van open te laten staan, je mobiel uit te zetten of door een dagelijks ‘stooruur’ in te lassen. Sommige vragen kunnen best wachten tot een later tijdstip. Wedden dat dit een gunstig effect heeft op het probleemoplossend vermogen van medewerkers?

Even ongestoord werken2011-11-11T18:09:20+01:00

Communiceer met aandacht

Ben jij zo iemand die in het voorbij gaan opmerkingen of opdrachten roept? Dat is een behoorlijk slechte gewoonte. Ten eerste omdat je iemand onaangekondigd stoort, en ten tweede omdat je alweer weg bent voordat de boodschap goed en wel is doorgedrongen. Sterker nog, de helft van de tijd komt je opmerking of verzoek überhaupt niet aan. Pure tijdverspilling dus, en niet echt een voorbeeld van empathie. Neem een minuutje extra de tijd. Maak contact met de ontvanger van je boodschap aan en vraag of het schikt. Is het antwoord 'nee', zoek dan samen naar een alternatieve vorm van informatieoverdracht. Schikt het wel (of is die ander bereid om tijd te maken), licht je bedoeling dan toe en sluit af met een vraag of een voorstel. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil even nagaan of er nog plek is voor een extra deelnemer bij de training Timemanagement. Alfred de Keijzer wil namelijk ook graag aanhaken. Wil jij hem laten weten of er plaats is?’ Communiceer je met aandacht, dan komt je boodschap beter binnen en is het resultaat navenant. Kost iets meer tijd, maar levert ook meer op.

Communiceer met aandacht2011-11-08T14:16:08+01:00

Geen beste indruk

Zelf vind je het misschien verfrissend dat een spreker van de hak op de tak springt. Of voel je de werklust al stromen als je de stapels papier op je bureau ziet. En stoor je je er totaal niet aan dat je een berg ordners opzij moet schuiven om een stoel vrij te maken voor bezoek. Maar anderen kunnen flink last hebben van zo’n gebrek aan orde. Ze worden er nerveus van, raken erdoor afgeleid en krijgen de neiging om in te grijpen. Niet jouw probleem? Misschien, maar door je rommeligheid wek je wel de indruk dat het je allemaal boven het hoofd groeit. En waar of niet, daardoor belemmer je ook jezelf.

Geen beste indruk2011-10-31T15:05:44+01:00

Oh nee!!

Roep je altijd ‘dat doe ik wel’ als je iets gevraagd wordt, lees dan nu door. Dat is namelijk heel behulpzaam van je, maar je kunt het jezelf zo wel moeilijk maken. Want wat als je in tijdnood komt? Je hoeft niet altijd ‘ja’ te zeggen. Vraag je af of het hoort bij je functie. Waarom komen ze bij jou? Is het belangrijk dat het gebeurt? Moet het nú gebeuren? Best mogelijk dat het antwoord ‘nee’ is. Vind je 'nee-zeggen' lastig, verpak het dan zodanig dat je weigering voor de ander acceptabel is. Denk bijvoorbeeld mee over een alternatieve oplossing voor de vragensteller. Of zeg wanneer het je wél uitkomt. Misschien zeg je ‘ja’, maar stel je een limiet aan de tijd dat je met het verzoek bezig bent. Een goede planning maakt duidelijk of je plaats hebt voor een extra verzoek. Het helpt jou om gemotiveerd ‘nee’ te zeggen en de ander om je beweegredenen te begrijpen.

Oh nee!!2011-10-31T09:24:58+01:00

Altijd bereikbaar

Prima dat je altijd bereikbaar bent voor vragen. Maar onderschat het effect op je concentratie niet. Routineklussen pak je waarschijnlijk snel weer op, maar als je geconcentreerd aan het werk bent, dan kost het heel wat meer tijd om je weer in de materie te verdiepen. Volgens sommige onderzoeken zelfs vijftien minuten. Gebruik de Boodschappenmethode om het aantal vraagmomenten terug te dringen. Hoe dat werkt? De meeste mensen maken een lijstje als ze boodschappen gaan doen. Dat is vanzelfsprekend stukken efficiënter dan voor elk artikel apart naar de winkel te gaan. Introduceer deze methode bij je collega's: verzoek hen vragen voor jou opsparen. Zo laat je merken dat je niet altijd bereikbaar kunt zijn, maar bied je wel een mooi alternatief.

Altijd bereikbaar2011-10-09T09:50:07+02:00
Ga naar de bovenkant