De meeste mail wordt maar vluchtig gescand. Logisch, want bijna niemand heeft tijd om zijn mail grondig te verwerken. De langste en lastigste mails schuiven dus al snel van het beeldscherm af. ‘Voor als ik meer tijd heb,’ denkt de ontvanger. Weg vlotte reactie, en de schrijver heeft nog wel zo zijn best gedaan om zorgvuldig te formuleren.
Dat moet veel efficiënter kunnen. De zender is als initiatiefnemer aan zet. Wil je effect sorteren, dan zijn dicht beschreven regels en lange zinnen uit den boze: daar lezen mensen veel te vluchtig voor. Ook als je schrijft om anderen te informeren, hen te bewegen iets te gaan doen of ergens enthousiast over te raken, maak je het beter niet te moeilijk. Schrijven is schrappen.
Lezen gaat veel gemakkelijker als er witregels worden ingevoegd. Een passend kopje bij een alinea en de tekst oogt niet alleen rustiger, de inhoud dringt ook beter door. En dat is precies de bedoeling.
Bovendien dwingen kopjes en alinea’s de schrijver ook om na te denken over de essentie van zijn boodschap. Dat kost in het begin meer tijd, maar geloof me: dat betaalt zich terug in een hogere en snellere respons.
De Tip van de Week is dus:
Schrijf je mail volgens deze simpele regels
- Zet een duidelijk onderwerp in de onderwerpsregel. Dat heet ‘primen’: de ontvanger leest de mail veel gerichter.
- Kom direct ter zake met aanleiding en doel. Werk volgens de piramidestructuur: met de belangrijkste informatie vooraan dus.
- Gebruik informatieve kopjes als je mail iets langer is. Ook dit helpt om snel de essentie te vatten.
- Houd je zinnen kort, niet langer dan 10-12 woorden. En voeg meer witregels toe. Zo heb je het misschien niet geleerd op school, maar doe het nou maar gewoon.
- Stuur overige informatie mee in een link of bestand. Lange mails worden slecht gelezen. Hier lees je trouwens hoe je hyperlinks maakt.
- Heel belangrijk: noem de reactietermijn. En hoe je het oplost als je niets hoort – dan kun je zelf vooruit met je acties.
- Vergeet tot slot geen mailhandtekening toe te voegen. Vooral particulieren en zelfstandigen onderschatten het belang daarvan, lees deze tip maar eens.
Zo schrijven kost wel meer moeite. Maar die is dan ten minste niet voor niets geweest!
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.