Veel van mijn digitaal vaardige collega-organizers zijn enthousiast over Evernote, een bejubeld digitaal notitiesysteem. Het idee is dat je alle input en ingevingen die je gedurende de dag krijgt ergens kunt vastleggen: foto’s, url’s, clippings, gedachten… waar je ook bent, je kunt er altijd bij via je verschillende apparaten. Voor ‘future reference’ zoals dat zo mooi heet.
Ik had daar zelf echter nooit zoveel behoefte aan. Het leek me nogal vermoeiend om continu die onsamenhangende stroom van prikkels, gedachten en associaties te moeten monitoren, te beslissen of iets de moeite waard is om te bewaren en het voorzien van labels en tags ergens op te slaan. Bovendien snapte ik het systeem van Evernote eerlijk gezegd niet zo goed. Mijn brein werkt anders, blijkbaar. Of misschien ben ik gewoon te eigenwijs of te oud.
Ondertussen had ik natuurlijk wél een systeem om goede ideeën in op te slaan. Meerdere systemen om eerlijk te zijn. Een notitie-app op mijn telefoon voor onderweg. Een mapje ‘Misschien later’ in mijn Inbox. Kladjes met quotes. Schrijfblokken vol informatie uit gesprekken, lezingen en overleggen. Mindmaps voor bij de start van projecten.
Informatie buiten mijn brein bewaren deed ik dus altijd al. Maar net als bij het noteren van taken is het wel zo handig als je het bij één systeem houdt. Bovendien ging het verwerken van papieren notities me tegenstaan: zo dubbelop. Gaandeweg daalde het besef in: ik moet digitaliseren. Maar… niet in Evernote.
Gelukkig is er een alternatief voor Evernote: OneNote. Dit notitieprogramma bestaat heeft de afgelopen jaren meerdere gedaanteverwisselingen ondergaan. Inmiddels ziet het er gebruiksvriendelijk uit en na enthousiaste aanbevelingen en een collegiaal zetje ben ik er uiteindelijk mee aan de slag gegaan. En wat bevalt me dat goed!
- Ik snap de organisatiestructuur van OneNote. Simpel gezegd: mapjes, submapjes en subsubmapjes. Ha, dat ken ik.
- Het is supertoegankelijk, veel beter dan een gewone ‘directory’. Met één klik roep je het programma op en je bent direct waar je wezen wilt. Daardoor ben ik het al snel intensief gaan gebruiken.
- Ik hoef niets meer op te slaan. Dat doet OneNote automatisch. Ideaal!
- Als ik notities maak, kan ik die delen met andere apparaten en derden. Handig als je samen een project doet of onderweg bent.
Heb je een Officepakket dan heb je OneNote, maar de app draait volgens mij op zo’n beetje alle platforms. Google de technische specificaties en bekijk een van deze YouTubefilmpjes passend bij je versie, want het uiterlijk van de software onderging allerlei transformaties door de jaren heen.
In elk geval is de tip van de week:
Probeer eens een extern brein
Ik ben om, eindelijk. Het externe brein komt tegemoet aan mijn behoefte om informatie op een toegankelijke en slimme manier vast te leggen en m’n geheugen te ontlasten. Geef het ook eens een kans!
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.