Tip van de week #7

Als leidinggevende krijg je veel gedaan. Van anderen welteverstaan. Zo beschrijft PA Celia in dit blog hoe ze bij een collega ad hoc informatie moet los peuteren voor een vergadering van CEO John de dag erna. Uitslag krijgt ze ervan wanneer de overrompelde medewerker een grens probeert te trekken, iets met een planning, pfff!

Ze weet hem te paaien en rond 22:00 uur volgt de gevraagde informatie. Gelukkig wordt er bij haar bedrijf 24/7 gewerkt, dus valt dit nog onder de noemer ‘op tijd’. De dag daarna gaat Celia de medewerker op haar blote knietjes bedanken: de crisis is bezworen.

wachten op mailOok ik krijg jeuk van dit verhaaltje, maar om een heel andere reden. Het toont een patroon van reactief werken en eisend gedrag waaraan nauwelijks te ontkomen is, en wat ik in werkelijk elk bedrijf tegenkom. Opvallend: de spelers wijzen naar elkaar zonder in te zien dat ze zelf stuk voor stuk bijdragen aan de sfeer van crisis.

Ondertussen  heeft de situatie voor een hoop (onnodige) wrevel gezorgd. Celia heeft zich geërgerd aan haar nukkige collega en tot laat in de avond in spanning achter haar laptop gezeten. De medewerker heeft zich opgewonden over het onaangekondigde taakverzoek wat voor veel overwerk zorgde. En John beklaagde zich er misschien wel over dat hij de informatie zo laat kreeg aangeleverd dat hij zich inhoudelijk amper kon voorbereiden.

In een proactiever scenario…

  • Had John zeker een week van tevoren bedacht dat hij informatie nodig had en van wie;
  • óf had Celia John geattendeerd op de naderende vergadering en geïnformeerd naar de benodigde stukken;
  • óf had de medewerker die zijn pappenheimers kent, geïnformeerd bij Celia of hij voor de komende tijd nog informatie moet aanleveren;
  • én had Celia hem tijdig herinnerd aan het aanleveren van informatie;
  • bovendien had John meer marge ingecalculeerd voor het doornemen van de stukken voor aanvang van de vergadering.

Ik hoor in bedrijven veel ge-ach en gewee over de onhandige manier van werken en het gevoel van crisis dat daardoor ontstaat. Het kan dus anders, zonder dat het meer tijd kost! Gewoon een beetje vooruit denken en rekening houden met elkaar. De tip van de week is dan ook:

Voorkom een crisis: wees proactief

Niet elke situatie hoeft in paniek uit te monden, je kunt het vaak vóór zijn. Weet je niet zeker of je proactief of reactief bent? Lees dan dit stukje. En hier lees je hoe je je dag om reactief werk heen plant.

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week

2018-02-16T07:59:43+00:00Tip van de week|