Het kan handig zijn om je hoofd helemaal leeg te maken, voordat je een planning opstelt. Je schrijft alles wat je te doen hebt op, zodat je niet voortdurend geplaagd wordt door allerlei zaken die je te binnen schieten.
De kans dat je je op commando al je taken kunt herinneren is echter klein, vandaar de triggerlist. De lijst hieronder bestaat uit vragen verdeeld over een aantal categorieën die je op acties zouden kunnen attenderen. Je kunt ook zelf een triggerlist maken, toegesneden op jouw situatie.
- Kijk in je agenda. Heb je afspraken die je moet voorbereiden, of denk je dat je na afloop van de afspraak nieuwe taken hebt? Zijn er wellicht afspraken die je wilt inplannen? Schrijf je taken op.
- Kijk in je mail. Zijn er mailtjes die je niet beantwoord hebt, die je al heel vaak op ongelezen hebt gezet of die in een mapje Actie staan? Wil je zelf eventueel een mailtje schrijven of is er iemand die je per mail wilt herinneren aan een belofte of afspraak?
- Heb je onlangs telefoon gekregen met een verzoek dat je ergens snel op hebt gekrabbeld? Ben je onlangs in de wandelgangen iemand tegengekomen die je vroeg wat te doen? Of heb je nog onafgeluisterde voicemails, appjes of sms-berichten waar je op moet reageren?
- Denk aan de overleggen die je bijwoont. Zijn er actielijsten van gemaakt waar klussen voor jou tussen staan? Kijk de notulen er op na. Heb je wellicht iets waar je binnenkort iets over moet vertellen of moet je misschien een agenda samenstellen?
- Denk aan de collega’s met wie je te maken hebt. Is er iets wat je wilt delegeren of wat juist aan jou gedelegeerd is? Is het nodig anderen te informeren over waar je mee bezig bent of hen te vragen ermee rekening te houden dat je binnenkort een beroep op ze gaat doen, zodat ze op tijd kunnen leveren?
- Heb je wellicht een collega die wat persoonlijke aandacht nodig heeft, die ziek thuis zit, net vader/moeder is geworden of een grote klant heeft binnengesleept? Wees niet zuinig met je persoonlijke aandacht en als je geneigd bent dit soort dingen te vergeten, schrijf het dan op.
- Denk aan je eigen taken en werkzaamheden. Met welke projecten ben je bezig en wat heb je hierin te doen? Is er wellicht iets wat je voor je uit schuift of een verbeterslag waar het maar steeds niet van komt? Moet je iets schrijven, tekenen, uitrekenen, iets organiseren of wat dan ook?
- Kijk om je heen op je werkplek en bedenk of hier werk ligt voor jou in de vorm van mapjes, post-its of draaiboeken. Moet je wellicht stukken archiveren of je bureau opruimen.
- Denk aan persoonlijke ontwikkeling. Heb je tijdschrijften die je wilt lezen, cursussen waar je je voor wilt opgeven of leeswerk waar je maar niet aan toekomt?
Ga zo in gedachten alle aandachtsgebieden van je werk na, totdat je hoofd helemaal leeg is en je papier helemaal vol.