Ze had het toch al zo druk en nu dit weer. Ooit hebben we samen de PABO gedaan en zo nu en dan trakteert mijn oud-klasgenoot me op verhalen uit het onderwijs. Dit keer briest ze van frustratie. De onderwijs-inspecteur komt op bezoek en heeft aangekondigd in elke groep de klassenmap te willen bekijken. Een nuttig document waarin het reilen en zeilen staat beschreven zodat een invaller bij ziekte uit de voeten kan. Met informatie over het rooster, de nooduitgangen, de tafelindeling en eventueel medicijngebruik.
Bij het vorige bezoek was de map niet in orde en de directeur wil graag punten scoren. Vier middagen heeft hij uitgetrokken om consensus te bereiken over de inhoud en de uitwerking van de plannen. Het voltallige team moet acte de presence geven. Suggesties van mijn vriendin om iemand het voorwerk te laten doen heeft hij weggewimpeld. Het moet iets van ‘hen allemaal’ worden, vindt hij. Het resulteert in uren blablabla.
Ik leef met haar mee. Natuurlijk: de klassenmap is vast Belangrijk, maar de inhoud ervan zou toch redelijk standaard moeten wezen? En inderdaad, online vind ik later hier een perfecte voorzet.
Welk nut de directeur in de hele exercitie ziet, dat blijft gissen. Maar dat er vaak lang gesproken wordt over tamelijk onbelangrijke zaken, is een even bekend als onuitroeibaar fenomeen. Zo kibbelde nota bene de Belgische ministerraad maar liefst een halfjaar over de kleur van een kentekenplaat.
C.N. Parkinson (hij is ook bekend van deze stelling) noemde dat de Trivialiteitswet: de hoeveelheid tijd die in vergaderingen wordt besteed aan een onderwerp, is omgekeerd evenredig met de hoeveelheid geld en complexiteit die ermee gemoeid is. Grote besluiten gaan ons verstand te boven, maar de kleur van het fietsenschuurtje: daar vinden we allemaal wat van. Reuze lollig, tenzij je last van werkdruk hebt.
De Tip voor deze week is daarom:
Neem simpele besluiten in zo min mogelijk tijd
Zo kun je zinloze discussies bekorten: benut een standaard. Val terug op een expert. Volg degene met de sterkste mening. Besluit om het even wat. Of laat subtiel een verwijzing naar de Trivialiteitswet vallen!
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.