Ping ping ping…  Sommige mensen vind het fijn om hun inbox dagelijks helemaal leeg te hebben. Dat geeft rust en overzicht. Toch blijven er meestal wel een paar verdwaalde todo’s in staan. Een aardig bericht beantwoorden (maar nu even niet). Een lauwe lead opvolgen. Dat webinar bekijken. Te onbelangrijk om een taak van te maken, te belangrijk om naar het mapje ‘ooit’ te verplaatsen.

Zo lang het binnen een scherm past, is dat echt geen probleem. Maar sommige mensen ontvangen zoveel berichten dat alles verwerken een dagtaak wordt. Hoe verwerk je grote hoeveelheden mail die je niet allemaal kunt lezen?

De meeste mensen legen hun inbox 1-voor-1. Maar bij grote hoeveelheden berichten is dat niet te doen en kun je beter beginnen met een analyse. Wie mailt jou zoveel en waarover? Welke mail springt eruit als ‘belangrijk’? Zijn er patronen te ontdekken?

Die analyse doe je door het leesvenster dicht te klikken. Open het tabblad ‘Beeld’ en sorteer je berichten op afzender (‘Van’) of geef berichten weer als gesprek: in Outlook is dat een apart vinkje. Je kunt dan zien wie op wie reageert en wat het meest recente bericht is. Wat veelmailerszijn en over welke onderwerpen het vaak gaat.

Wat vertelt jouw Postvak In je als je er op zo’n manier naar kijkt? En hoe ruim je snel op? Een paar tips:

  • Sta je vaak in de cc, laat deze berichten dan met een regel naar een aparte map gaan. Kijk daar eens per week in. Of zorg als je dat niet prettig vindt ten minste voor een opvallende kleur in jouw inbox: hier staat hoe je dat doet;
  • Ook nieuwsbrieven ruim je met regels snel op. Nog beter: schrijf je uit als je ze toch niet leest;
  • Krijg je vaak mail van onbekenden? Zoek uit hoe ze aan jouw mailadres zijn gekomen: misschien kun je dat wat moeilijker maken;
  • Stellen mensen vaak dezelfde vragen? Maak een standaardreactie of gebruiksaanwijzing om jezelf denk- en schrijftijd te besparen en zet die in autotekst: met deze beschrijving kom je daar hopelijk uit;
  • Richt je bij ‘gesprekken’ op de recentste mail – met een beetje geluk heb je dan de hele conversatie te pakken en kun je oudere mail weggooien;
  • Blijven mails langer dan een week in je inbox staan? Verplaats ze naar je archief en laat het eigenaarschap bij de afzender. Als het belangrijk is, meldt die zich wel.

Lukt het met deze tips nog steeds niet om je inbox opgeruimd te krijgen, dan heb je misschien hulp nodig van een assistent. Maar probeer eerst deze tip:

Veel mails? Stap over op bulkverwerking    

Heb je behoefte aan meer tips? Ik schreef vorig jaar een paar veelgelezen blogjes over mailergernissen. Bekijk bijvoorbeeld deze over verwerkingstips of lees hoe je door anders te communiceren mail kunt verminderen.

Nog een tip lezen? Maak hier je keuze. Of bestel Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren.