De directie van een basisschool wilde het schoolarchief opschonen. Dat was hoog nodig, want er was al bijna veertig jaar niets meer aan gedaan. Rijen archiefdozen, kromgetrokken ordners en zelfs een hangmappenkar van een inderhaast vertrokken schoolhoofd kwamen tevoorschijn.
Toen pas bleek dat al die jaren niemand zich verantwoordelijk had gevoeld voor het archief. Notulen, jaarverslagen en conceptdocumenten waren in zes-, zevenvoud bewaard. Wat een eenvoudige klus had moeten zijn, werd een tijdrovende zoektocht naar originele stukken, definitieve documenten en schone notulen. Helaas bleken ook de talrijke foto’s, bijzondere projecten en musicals nauwelijks gedocumenteerd.
Als bestuurder focus je vooral op de dagelijkse zaken. Maar vergeet niet iemand aan te wijzen die zorgt voor een toegankelijke, eenduidige archivering. Niet alleen van digitale stukken, maar ook van oude papieren uit de begintijd van de organisatie. Juist die stukken zijn vaak het koesteren waard.