Meestal begin ik de dag met een bakje yoghurt. En ik vermoed dat jouw ontbijt er ’s ochtends ook vrij standaard uitziet. Twee boterhammetjes met beleg in maximaal vier variaties. Of een kom ontbijtgranen met een kopje thee. Natuurlijk: in het weekend komen er bolletjes en sapjes op tafel. Maar doordeweeks ga ik – en vermoedelijk de meeste mensen met mij – voor voorspelbaarheid, hoe lekker ik een gevarieerd ontbijtje ook vind.
Voorspelbaar leven is misschien een beetje saai, maar ook efficiënt: je hoeft minder na te denken over besluiten. Iemand als Ursus Wehrli speelt met deze menselijke behoefte. In deze Ted-talk ruimt hij kunstwerken van Klee, Miro en Breughel op (en wie herkent ‘The read armchair’ in het plaatje?!). Eenmaal geordend in vormpjes, pixels, stapeltjes hebben de werken weliswaar hun oorspronkelijke zeggingskracht verloren: toch zie je ook de schoonheid van de structuur.
Wehrli past het in het extreme toe, maar structuur biedt veel houvast in een wereld die voortdurend verandert. Klanten vragen me dan ook vaak om hen te helpen bij het bedenken van een dagindeling of planningsroutines om tegenwicht te kunnen bieden aan de waan van de dag. De ervaring leert dat het op deze drie punten vaak mis gaat:
- De manier waarop ze met mail omgaan. Veel mensen hebben hun mailprogramma continu open staan. Kies liever vaste tijdstippen waarop je leest en reageert.
- De mate waarin terugkerende activiteiten ingebed zijn in hun routine. Ze worden vaak als sluitpost gebruikt (o ja: dat moet ook nog!) terwijl ze gemakkelijk zijn in te plannen.
- De neiging om zichzelf weg te cijferen en werk voor anderen voorrang geven. Een duidelijk principe (mijn eigen werk eerst af) kan enorm veel rust geven en duidelijkheid scheppen.
Op basis van persoonlijke knelpunten komen we dan tot een werkbare routine. De werkdag is dan in feite een ontbijtje met vaste ingrediënten! Dat scheelt veel denkwerk, en de vrijgekomen energie kun je steken in zaken die écht van belang zijn. Daarom:
Maak je werkdag zo voorspelbaar mogelijk
Heb je moeite om te doen wat je je voorgenomen hebt of laat je je dikwijls leiden door de waan van de dag? Maak eens gebruik van visualisaties. Stel je bijvoorbeeld op weg naar je werk heel precies voor wat je gaat doen: je ziet jezelf aankomen, je planning doornemen, je eerste taak bevredigend afronden, efficiënt een telefoontje afhandelen, kort je mail bekijken enzovoort. Door succesvolle uitkomsten te visualiseren train je de betrokken neurale paden in je hersenen.
Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week.