Het blijft een merkwaardig fenomeen.  Zodra de Tip van de week is verzonden, stroomt mijn inbox vol met autoreply’s. Lezers berichten me dat ze er niet zijn, dat mijn mail vanwege de vertrouwelijkheid niet wordt doorgezonden, dat ik bij dringende zaken mag sms’en of appen of me tot X kan wenden. En gaat het over project Y? Dan kan ik contact opnemen met Z. Er zitten zelfs ouderwetse ontvangstbevestigingen tussen.

Onbedoeld kom ik zo veel te weten over mijn lezers, terwijl ik toch de mogelijkheid bied om tamelijk anoniem, want alleen met naam en mailadres, op deze Tip van de week in te schrijven. Het zijn geen dataleaks, maar soms komt het verdacht dicht in de buurt.

out-of-officeVooral lezers in loondienst zijn dol op de ‘Ik ben Out-of-Office’. Week-in-week-uit lees ik wie er niet op maandag werkt (altijd dezelfden, dus dat weet ik nu wel) en wie er een dagje aan het weekend heeft geplakt. Tot op het dagdeel nauwkeurig wordt me soms verteld wanneer mijn mail zal worden gelezen en beantwoord.

Blijkbaar is de aanname dat ik in gespannen afwachting ben wanneer ik een mailtje heb verzonden, en dat ik het liefst stante pede een reactie krijg. Reality check: echt niet! Nog even los van het feit dat ik een nieuwsbrief verzend en dus sowieso niet op veel reacties reken, zien de meeste mensen e-mail tegenwoordig als de langzame route. Met andere woorden: het antwoord is zelden dringend, want als het dat wel zou zijn, grijpen we naar andere middelen.

Een collega van me maakt het wel heel erg bont. Op elk bericht antwoordt ze volautomatisch dat ze zo spoedig mogelijk zal antwoorden. Kortom: autoreply’s zorgen voor ergernis en inboxvervuiling. Ik adviseer:

Gebruik Out-of-Office alleen voor vakanties 

Niet standaard dus. Ik heb een paar tips om je keuze te vergemakkelijken:

  • Ben je op vaste dagen aan- en afwezig? Neem dit liever op in je mailhandtekening. Hier kun je ook kwijt bij wie mensen terecht kunnen als jij er een dag niet bent.
  • Leest een collega jouw berichten tijdens je afwezigheid? Dan lijkt een Out-of-Office mij persoonlijk nogal overbodig.
  • Ga je kort weg? Bedenk wie daar nadeel van zou kunnen hebben en stuur alleen hen een persoonlijk bericht. Dat is pas echt klantvriendelijk en het zou je zomaar mail kunnen schelen.
  • Zet Out-of-office aan als je langer dan twee werkdagen weg bent en je je mail niet kunt of wilt lezen.
  • Wat zet je nu precies in dat bericht? Hier lees je een paar tips van iemand anders. Formuleer positief in elk geval.
  • Stel je autoreply als dat kan zó in dat elke ontvanger ‘m maar één keer krijgt tijdens jouw periode van afwezigheid. In bedrijven met de nieuwste software kan dit, en je kunt zelfs berichten voor interne en externe relaties opstellen.
  • Overweeg je af te melden voor nieuwsbrieven als je het niet nodig vindt dat willekeurige vreemdelingen jouw 06 krijgen of weten wanneer je huis leeg staat.
  • Maak een notitie om je automatische reply weer uit te zetten. Het staat namelijk nogal onnozel als je alweer volop aan het werk bent terwijl je mailprogramma beweert dat je op de Bahama’s zit.

En dan nog dit. Persoonlijk geloof ik ook erg in eigenaarschap. Als iemand niet reageert op een bericht denk ik: soit. En als het dringend is, ben ik vindingrijk genoeg om mijn probleem op te lossen. Daar heb ik meestal geen Out-of-Officebericht bij nodig.

Vaker tips ontvangen? Abonneer je op de Timemanagementtip van de week. Of lees Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren. Deze tip kreeg trouwens nog een staartje, dat lees je hier.