Zoveel te doen

Sommige mensen zijn wars van lijstjes, maar toch is het gebruik van zulke geheugensteuntjes een kernkwaliteit van succesvolle timemanagers. Het vergt namelijk veel aandacht om taken, beloftes, voornemens of boodschappen in je geheugen vast te houden. Zeker in een drukke maatschappij waarin we worden overspoeld met prikkels.

Loesje structuurHet voordeel van lijstjes is dat ze inzichtelijk maken wat je te doen hebt. Tegelijkertijd is dat ook het nadeel, want er is zovéél te doen! Voor gekke invallen, spontane acties of lekker lege tijd moet natuurlijk ruimte blijven. Een lijstje is dus een hulpmiddel, geen dwingende tiran.

Er zijn heel veel manieren om lijstjes te maken. Dé grote goeroe van de lijstjes is David Allen, met zijn Getting Things Done (GTD voor adepten). Allen heeft de lijstjesmakerij tot kunst verheven, met als nadeel dat het perfecte lijstje soms een doel op zich wordt.

Het ideale lijstje

Het ideale lijstje laat zien wat prioriteit heeft, biedt voldoende speelruimte om te kiezen, draagt jou niet meer werk op dan realistisch is en omvat ook de langetermijntaken. Een goed lijstje geeft je de zekerheid dat je niets zult vergeten, ook als je je ontspant.

Basisregel

De belangrijkste regel voor het maken van lijstjes is: zorg dat de acties op één plek te vinden zijn. Vaak is het werk verspreid over meerdere ‘vindplaatsen’: het zit in mail, in mapjes, actielijsten, het staat op losse post-its of het zit in je hoofd. Welk systeem je kiest, hangt af van je persoonlijke voorkeur: een papieren planner als je graag schrijft, de actielijst van je mailprogramma als je veel achter je PC zit of een todo-app zoals Wunderlist of Trello als je ook onderweg je takenlijst wilt inzien.

 Valkuilen bij het gebruiken van een lijstje

Wat voor veel mensen goed werkt, is een lijstje per week. Daarop schrijf je per week wat je gedaan wilt hebben. Dat voorkomt dat je te veel hooi op je vork neemt. Werkt je lijstje toch niet lekker, dan zijn dit mogelijke oorzaken:

  • Er blijven je maar klusjes te binnen schieten, er komt geen einde aan. => Lang niet alles is echt belangrijk. Laat onbelangrijke taken los, beperk de hoeveelheid kleine klusjes tot maximaal een uur per dag, stel dingen uit of delegeer ze.lijstje met to-do's
  • Je lijst bestaat niet alleen uit taken, maar ook uit projecten als ‘beleid ontwikkelen’. Te groot om af te vinken dus. => Knip het hele project op in haalbare losse acties en begin met de eerste; zo werk je verder.
  • Je acties zijn niet gekoppeld aan tijd. Er staat niet wannéér je iets moet doen, alleen dát je het moet doen. => Dit zijn vaak erg belangrijke taken, zoals relatiebeheer of strategie-ontwikkeling. Probeer er toch een deadline aan te verbinden: ‘Maak het belangrijk.’
  • Je lijst bevat ideeën, geen taken. Dat zet niet aan tot actie. Je hebt minimaal een werkwoord nodig bij je taak. => Werkwoorden als ‘schrijven, bellen, lezen, maken’ maken direct duidelijk wat er te doen is.
  • Er staan veel taken op die ‘ooit’ moeten gebeuren. Je lijst weerspiegelt de realiteit niet en is dus onbruikbaar. => Zet alles wat je ‘ooit’ nog eens wilt doen op een ‘misschien later’ – lijstje. Dat scheelt een hoop frustratie en schuldgevoel.

Oja. Dingen die vanzelf gaan of taken als ‘mail verwerken’ zet je niet op je lijstje. Dan ben je drukker bezig met schrijven dan met uitvoeren en schiet het lijstje zijn doel voorbij.

Aanbod werkplekcoaching

Vind je het lastig om een lijstje te ontwerpen dat voor jou werkt? Wil je graag meer overzicht, maar weet je dat het er ondanks leuke blogjes en boeken toch niet van komt om de daad bij het woord te voegen? Gun jezelf een persoonlijke sessie en boek een dagdeel werkplekcoaching. Of abonneer je op de  Timemanagementtip van de week voor een wekelijkse reminder om aandacht te schenken aan gezond timemanagement.

2018-05-02T11:35:03+00:00blog|