Veel cadeautjes op voorraad, maar je weet niet precies wat? Zoek ze eens bij elkaar en voeg er de spullen aan toe die je zelf niet meer wilt, maar waar je een ander zeker nog blij mee kunt maken. Ga nu op zoek naar een goede bewaarplek. Bijvoorbeeld een diepe la of een mand/doos die je in een kast kunt zetten. Onder handbereik, want als je je cadeaudoos van ver op moet diepen, stap je waarschijnlijk net zo makkelijk weer naar de winkel. En dat is juist niet de bedoeling.
Bij het teeltbedrijf van Bart is het verloop van medewerkers groot. Er werken seizoenswerkers, stagiaires en ook nog af en toe uitzendkrachten. Al die mensen moeten de huis- en spelregels van het bedrijf leren kennen. Dat betekent elke keer hetzelfde verhaal afsteken. Gelukkig was er op een dag een bijdehante stagiaire die voorstelde de regels op papier te zetten. Dan kon hij het beter onthouden, zei hij. Als deel van de stageopdracht maakte hij er een mooi verhaal van dat Bart nu uitdeelt aan alle nieuwe medewerkers. Ook in jouw organisatie zijn er beslist mensen die procedures of andere handige informatie hebben opgeschreven. Nodig je collega’s uit hun slimme oplossingen te delen; daar wordt iedereen wijzer van.
Inwoners van Rusland hebben in de hal van hun huis vaak een vertrekbankje. Daar drinken ze nog een laatste glaasje, gasten trekken er hun schoenen aan en nemen afscheid. Maak in je hal ook zo’n vertrekpunt, maar dan voor spullen. Leg er de spullen neer die terug moeten naar hun oorspronkelijke eigenaar of die je aan iemand wilt schenken. Of bibliotheekboeken die ingeleverd moeten worden en post voor de brievenbus. Een handige herinnering als je zelf het huis uit gaat. Ook op je werkplek kun je een vertrekplek inrichten. Een plank in de kast of een hoekje van de tafel voor zaken die retour moeten naar een collega. Bezorg de spullen op weg naar de koffieautomaat, een vergadering of het rookhok.
Eric Abrahamson zegt in zijn boek ‘A Perfect Mess’ dat je aan een rommelig bureau beter werkt dan aan een opgeruimde tafel. Dat zit zo: volgens Abrahamsom kom je tijdens de zoektocht naar een document vaak een ander document tegen dat je een briljant idee oplevert. Abrahamson zet je aan het denken omdat hij iets anders beweert dan je verwacht. Maar hoe komt hij tot die bewering? Kan het zijn dat Abrahamson zijn eigen voorkeursstijl als uitgangspunt heeft genomen en op zoek is gegaan naar informatie die zijn stelling onderschrijft? Er zit een kern van waarheid in zijn verhaal: als je even afgeleid bent, krijg je soms een geweldige ingeving. Vraag je alleen af of je vaker briljante ideeën nodig hebt, of gewoon de papieren die je zoekt.
Ga je regelmatig op (zaken)reis en wil je kreukvrij ten tonele verschijnen? Een slimme manier om kleding in je koffer netjes te houden is deze: • leg een ongevouwen overhemd (t-shirt, pantalon) op je bed met de knopen naar boven en de mouwen gespreid • leg er een tweede ongevouwen kledingstuk op, maar nu haaks • leg hierop weer een kledingstuk haaks neer • ga zo door tot het laatste kledingstuk • leg een dikke toilettas als ‘kern’ op de stapel • vouw een voor een de mouwen of pijpen om de kern • leg het pakket in zijn geheel in de koffer • vul de hoeken met ondergoed, sokken, reiswekker en dergelijke.
Een telefoontje afhandelen terwijl je je favoriete televisieprogramma probeert te volgen. Tien tegen één dat de ander hoort dat je er niet met je volledige aandacht bij bent. Multitasken kan dan ook bijna niet. Dat komt omdat je hersenschors uit tal van gespecialiseerde centra bestaat. 100 miljard zenuwcellen (die elk wel tienduizend verbindingen kunnen aangaan), zorgen voor de communicatie tussen de centra onderling. Al naar gelang de taak worden die gespecialiseerde gebieden aan of uit gezet. Je denkt dus dat je twee dingen tegelijk doet, maar in feite zap je heen en weer. Alleen handelingen die je geautomatiseerd hebt, kun je soms combineren met andere taken. Autorijden en muziek luisteren bijvoorbeeld. In de meeste andere gevallen kost multitasken juist extra tijd.
Je doet er niets mee en toch is het moeilijk er afstand van te doen. Oude schoolspullen, knutselwerkjes van de kinderen of gebruiksvoorwerpen uit grootmoeders tijd. Je wilt wel iets wegdoen, maar wat? Telkens als je iets beetpakt, begin je te twijfelen! Daar is een logische verklaring voor. Hoe langer je een voorwerp vasthoudt, hoe meer je er namelijk aan ‘gehecht’ raakt. En hoe lastiger het is om een beslissing te nemen. Dus heb je rommeltjes die je eigenlijk weg zou willen gooien? Raak ze dan pas als aan als je de beslissing al hebt genomen. Gegarandeerd dat je anders talloze redenen weet om er géén afstand van te doen.
Het is zuur als je iets organiseert en er komt geen kip op af. Zeker als je er je ziel en zaligheid in hebt gelegd. Maar bekijk het ook eens van de andere kant. De mensen moeten al zoveel. Ze hebben hun eigen besognes en verplichtingen. Dan is die knutselmiddag op school, dat benefietconcert, dat uitje met vriend(inn)en, die vernissage, die workshop, die zwemvierdaagse, die kroegentocht, dat dansfeest, die boekpresentatie of die voorleesochtend het zoveelste in een lange lijst met verzoekjes om tijd en aandacht – en gaat het gewoon niet meer. Organiseer je dergelijke activiteiten? Wees realistisch, trek het je niet persoonlijk aan – en investeer ook jouw energie bewust.
Wel eens gehoord van de IMEI-code? Het is de unieke code van je mobiele telefoon. Met dit serienummer van vijftien cijfers kan je provider je telefoon blokkeren als hij gestolen is, zelfs als de SIM-kaart is vervangen. Gek genoeg weten maar weinig mensen van het bestaan van de IMEI-code. Terwijl het een handig hulpmiddel is om je telefoon te beveiligen tegen misbruik. Het serienummer vind je op de sticker onder je accu. En verschijnt in het scherm als je * # 06 # intoetst op je mobiel. Noteer de code op een logische plek en doe dat dan bij andere belangrijke gegevens. Is je mobiel gestolen, geef de IMEI-code dan direct door aan je provider. Je krijgt je GSM er niet mee terug, maar je bent er wel zeker van dat de dief er ook niets mee kan beginnen.
Jij laat je niet gek tikken door grote stapels papier op je bureau. Globaal weet je best waar alles ligt. Je papieren ordenen? Onzin! Maar reken nu eens mee. Stel, je hebt een stapeltje van vijf documenten. Statistisch gezien kunnen die op maar liefst 120 verschillende manieren op elkaar liggen. Als je ze niet sorteert, ontstaat er tijdens het gebruik dus telkens een klein verschil in volgorde. Zo blijft het gokken welke document waar ligt. Leg je ze wél op datum of thema, dan blijft de chaos binnen de perken. Je moet er dan wel op letten dat je deze volgorde consequent aanhoudt. Bij tien stukken zijn er al meer dan drie miljoen mogelijke volgordes. En bij stápels wordt het inderdaad gekkenwerk om iets te vinden. Ordenen is dus echt geen verspilde moeite!
