Tien eigenschappen van productieve mensen: P plannen hun dagelijkse activiteiten R reduceren tijdverspillers O organiseren hun spullen D durven fouten te maken U uiten zich helder en eenduidig C concentreren zich op hun doelen T trainen hun lichaam en geest I interesseren zich voor andere mensen E evalueren wat goed gaat en wat beter kan F focussen op kwaliteit in plaats van kwantiteit
Het kost tijd en energie om de principes van timemanagement onder de knie te krijgen. Maar als je nú het roer omgooit, levert timemanagement je veel op: • je wordt minder geleefd door je agenda of je taken • je krijgt meer controle over de (werk)druk • je kunt anderen laten zien dat je je zaakjes op orde hebt • je ervaart rust, omdat je weet waar alles is • je geeft het goede voorbeeld • je kunt beter kiezen • en je houdt tijd over voor de werkelijk belangrijke dingen!
Eric is directeur van een elektronicabedrijf. Hij vertelt: `Ik ben gestopt met alles op lijstjes te zetten. Na een jaar stonden er nog steeds acties op waar ik al die tijd maar niet aan was toegekomen. Een rotgevoel! Ik houd nu mijn lijstje zo kort mogelijk en vermeld alleen de taken die realistisch zijn. En al die andere zaken? Als ze belangrijk genoeg zijn, komen ze vanzelf wel weer boven drijven.´ Om je tijd te managen, heb je bepaalde vaardigheden nodig. Maar bedenk ook goed wat bij jou past en wat goed voelt. Zoek je eigen weg daarin.
Tijdsbeleving verschilt van cultuur tot cultuur. Kijk op vakantie maar eens in welk tempo mensen over straat lopen. Er zijn grote verschillen! Neem Tokio, een stad met meer dan 15 miljoen inwoners. De inwoners hebben een zeer gedisciplineerde levensstijl. Elke minuut wordt benut en te laat komen is er niet bij. Maar liefs 75% van de inwoners van Tokio maakt gebruik van het openbaar vervoer en toch zijn er zelden treinvertragingen. Timemanagement is hier tot kunst verheven. Niet alleen cultuur bepaalt je levensritme. Ook de totale hoeveelheid tijd die je ter beschikking hebt, is van invloed op je tijdsbeleving. Hoe meer tijd je hebt, hoe inefficiënter je ermee omspringt. Vandaar dat ook gepensioneerden soms last hebben van stress.
Je kunt de werkdag vergelijken met een koffer. Als je je spullen handig inpakt, kan er veel in. Maar een koffer heeft duidelijk grenzen; op een gegeven moment gaat de klep niet meer dicht. Een werkdag is niet zo afgebakend als een koffer. Veel mensen werken standaard langer om er meer ‘in’ te krijgen. Maar realiseer je dat je afgerekend wordt op de kwaliteit van je werk en niet op het aantal uren dat je op kantoor hebt doorgebracht. Geef jezelf daarom een harde limiet (je ‘kofferruimte’) en sta jezelf niet toe dat je de afgesproken tijd overschrijdt. Je kan niet alles ‘meenemen’.
Het is merkwaardig dat een heleboel mensen niet weten hoeveel tijd ze eigenlijk aan hun werkzaamheden kwijt zijn. Lastige onderwerpen voelen bijvoorbeeld als zeer tijdsintensief, maar blijken dat niet te zijn. Simpele klussen die weinig energie kosten, kosten juist wel veel tijd. Een tijdlogboek met alle activiteiten en de bijbehorende tijdsinvestering biedt inzicht in je werkgedrag en helpt taken realistischer inschatten. Een lastige klus waar je anders dagenlang tegenaan liep te hikken, blijkt dan slechts een kwestie van een half uurtje doorbijten.
Jos zou eindelijk thuis zijn werkkamer gaan opruimen. Hij had er een middag voor vrij gemaakt en was er helemaal klaar voor. Wat zonde eigenlijk, peinsde hij, om vanmiddag binnen te werken nu de tuin hoognodig gesnoeid moet worden en het zulk lekker weer is? Wat moet Jos kiezen, de tuin snoeien of de werkkamer opruimen? Eigenlijk maakt dat niet uit. Beide klussen zijn even belangrijk en urgent. Het is zowel buiten als binnen een bescheiden jungle. Doorslaggevend voor Jos is waar hij de meeste energie van denkt te krijgen. Vanmiddag is dat de tuin. Soms is het lastiger een keus te maken. Maar ook dan geldt: het is belangrijk dát je een keus maakt en niet zozeer welke keus. Je kunt nu eenmaal niet alles.
Wat gebeurt er met jouw taken als je onverhoopt een tijd niet kunt werken? Kun je gemist worden of moet alles in volle vaart verder? En in dat laatste geval: kunnen anderen er dan makkelijk achter komen waar je mee bezig bent? Het is sowieso altijd belangrijk dat: • er een beschrijving is van jouw taken; • je planning voor de komende tijd helder is. • je agenda bijgewerkt en begrijpelijk is • de indeling van de omgeving automatisch leidt tot de juiste gedragingen • belangrijke contacten en hun gegevens onder handbereik zijn Dit is niet alleen handig voor derden, maar ook jij kunt zo met een gerust hart een poosje afwezig zijn.
Elke nanoseconde krijgen we miljoenen brokjes informatie te verwerken over onze omgeving. Die informatie komt binnen via het sensorisch of zintuiglijk geheugen. Daar wordt de informatie in enkele seconden gefilterd. Het meeste wordt verwijderd, maar dat wat voldoende belangrijk lijkt, komt in het kortetermijngeheugen. In de twintig minuten daarna ‘fabriceert’ dat een herinnering: het filtert de informatie opnieuw, bewerkt de gegevens, wist nog van alles en legt een relatie met bestaande kennis. Of een brokje informatie in het langetermijngeheugen belandt, hangt onder andere af van de context, de herkenbaarheid van de informatie (past het bij iets anders) en de aandacht die je eraan schenkt. Eenmaal in het langetermijngeheugen is de herinnering niet per definitie toegankelijk. Maar hoe vaker je hem oproept, hoe makkelijker je erbij kunt.
De dag is voorbij gevlogen, maar toch heb je het gevoel dat je niet veel gedaan hebt. Terwijl je beslist druk bezig bent geweest - je weet alleen niet precies meer waarmee. Tien tegen één dat jouw tijd is weggesijpeld door reactief management. Dat wil zeggen dat je je hebt laten leiden door wat er op je af kwam, in plaats van je eigen planning te volgen. Zorg dat je het heft in eigen handen houdt. Wees proactief. Laat je bijvoorbeeld niet onder druk zetten door iedereen die een vraag heeft. Bedenk eerst of je nú in actie moet komen, of dat het kan wachten. Heb je een functie waarin je juist beschikbaar moet zijn voor andere medewerkers? Plan daar bewust tijd voor in. Reactief management hoort dan gewoon bij je kerntaken.
