Werken met een Things To Do Todayboek is handig, maar vooruit plannen, dat kun je er niet goed mee. Wil je het toch als planningsinstrument voor meerdere weken gebruiken, dan is daar wel een trucje voor. Gebruik één pagina per week en geef de pagina’s het weeknummer. Taken die pas over een aantal weken uitgevoerd moeten worden, kun je zo toch al in je systeem verwerken. Per week kun je zo 12 tot 24 (als je hokjes bijtekent) flinke taken van gemiddeld een uur kwijt. Veel meer moet je niet willen, want door afspraken, adhoc werk en 'going concern' (zoals je urenadministratie bijhouden, telefoon afwikkelen of mail beantwoorden) heb je waarschijnlijk niet veel werkbare tijd over. Wil je het nog overzichtelijker maken, werk dan met kleuren. Arceer de taken die je vandaag wilt doen en gebruik voor elke dag een andere kleur. Dat geeft nog ene extra focus.

Door een klein oponthoud kan je planning flink in de war raken. Van het een komt het ander en voor je het weet loop je hopeloos achter. Hoe stop je die rij omvallende dominosteentjes? Al ligt de bron van het probleem wellicht buiten jouw invloedssfeer, dat betekent niet dat je er niets aan kunt doen. Loopt een vergadering uit zodat je te laat dreigt te komen voor een volgende afspraak? Excuseer je en zeg dat je weg moet. Belt een klant met een vraag waar alleen een uitgebreid antwoord op past? Vraag wanneer je hem terug kunt bellen. Zorg dat je je prioriteiten helder hebt. Laat anderen niet jouw dominosteentjes omgooien.