Verzamel taken die op elkaar lijken en handel ze dan in één keer af. Een paar voorbeelden: maak een lijstje van mensen die je wilt bellen en ga pas bellen als je er een aantal hebt. Verzamel mutatiegegevens en voer ze pas door als het een flink aantal is. Schrijf op welke internetsites je wilt bezoeken en doe ook dat in één keer. Pas deze regel toe op alle terugkerende taken. Het is net als bij de lopende band: door eenvoudige taken te groeperen werk je efficiënter.
Traditiegetrouw leunen we sterk op de linkerhersenhelft bij het verwerven en onthouden van informatie: het rationele, logische en analytische deel. Maar eigenlijk is dat niet zo handig. Uit onderzoek weten we namelijk dat informatie die aan beelden is gekoppeld, veel makkelijker wordt opgenomen in het permanente geheugen. En beelden vinden we in de rechterhersenhelft. De meest optimale manier voor leren is dus de linker- en rechterhersenhelft te laten samenwerken. Een techniek als Mind Mapping maakt daar handig gebruik van. In plaats van uitvoerig notities te maken tijdens een lezing of brainstormsessie, noteer je sleutelbegrippen in een visueel schema. Dat gaat zo: schrijf in het midden van het blad het onderwerp met daaromheen andere trefwoorden. Gebruik pijltjes, woorden, verhaaltjes, symbolen, kleur of zelfs rijm om relaties te leggen. Dankzij Mind Mapping zie je sneller verbanden en structuren en onthoud je veel, veel meer.
Reactief is: dingen doen waarvan je gisteren niet wist dat je ze vandaag zou doen. Proactief is: doen wat je gepland hebt. Proactief werken klinkt beter, maar reactief werken is niet per definitie verkeerd. Sterker nog, het kan een hoofdbestanddeel zijn van je functie. Hoe zit dat bij jou? Houd eens bij hoeveel tijd je per dag kwijt bent aan onvoorziene taken: problemen oplossen, telefoontjes en e-mail verwerken, klanten te woord staan. En hoeveel tijd je aan zelfgekozen taken werkt. Als je eenmaal weet hoeveel tijd dat gemiddeld is, dan is het onvoorziene perfect voorzienbaar. Met andere woorden: ben je gemiddeld drie uur per dag bezig met reageren op wat er op je af komt, dan blijft er nog vijf uur over om zelf in te plannen.
Je hebt misschien wel eens gehoord van Eisenhower, president van Amerika in de jaren vijftig. Hij is hier misschien nog wel bekender vanwege zijn prioriteitenmatrix, waarover hij zei: ‘Most things which are urgent are not important, and most things which are important, are not urgent’. Zijn matrix is nog steeds een geliefd instrument om prioriteiten in kaart te brengen. De prioriteitenmatrix bestaat uit vier kwadranten: 1. Crisiskwadrant: belangrijke en urgente taken 2. Waardekwadrant: belangrijk, maar niet urgente taken 3. Afleidingskwadrant: niet belangrijk, wel urgent 4. Tijdverspillingskwadrant: niet belangrijk en niet urgent De taken uit het eerste kwadrant roepen het hardst om actie. Maar het zijn de taken uit het tweede kwadrant die de kern van je functie vormen. Werkzaamheden uit het derde kwadrant laten zich goed delegeren, terwijl je in het vierde kwadrant werk vindt als je echt niets beters te doen hebt. En herken je dit? Als je in het eerste kwadrant werkt, pompt de adrenaline door je aderen, in het tweede kwadrant voel je je voldaan en tevreden en in het derde kwadrant bekruipt je juist een gevoel van irritatie of frustratie. Ben je in het vierde kwadrant bezig? Schaamte of schuldgevoelens zijn je deel.
C. Northcote Parkinson publiceerde in 1958 de stelling dat ‘werk net zo lang duurt als er tijd voor beschikbaar is’. Met andere woorden: het werk past zich aan aan de tijd of de ruimte die er is. Ga maar na: als je verhuist naar een groter kantoor met meer kastruimte, vullen die zich binnen no-time. Ditzelfde principe geldt voor je werk: als je geen duidelijke planning maakt, overschrijd je geheid het aantal uur waarin je een klus normaliter zou kunnen klaren. Andersom gaat het ook op: hoe minder tijd, hoe efficiënter je werkt. Een beetje krap plannen kan dus ook in je voordeel werken!
