Triggerlist kenniswerker

Het kan handig zijn om je hoofd helemaal leeg te maken, voordat je een planning opstelt. Je schrijft alles wat je te doen hebt op, zodat je niet voortdurend geplaagd wordt door allerlei zaken die je te binnen schieten. De kans dat je je op commando al je taken kunt herinneren is echter klein, vandaar de triggerlist. De lijst hieronder bestaat uit vragen verdeeld over een aantal categorieën die je op acties zouden kunnen attenderen. Je kunt ook zelf een triggerlist maken, toegesneden op jouw situatie. Kijk in je agenda. Heb je afspraken die je moet voorbereiden, of denk je dat je na afloop van de afspraak nieuwe taken hebt? Zijn er wellicht afspraken die je wilt inplannen? Schrijf je taken op. Kijk in je mail. Zijn er mailtjes die je niet beantwoord hebt, die je al heel vaak op ongelezen hebt gezet of die in een mapje Actie staan? Wil je zelf eventueel een mailtje schrijven of is er iemand die je per mail wilt herinneren aan een belofte of afspraak? Heb je onlangs telefoon gekregen met een verzoek dat je ergens snel op hebt gekrabbeld? Ben je onlangs in de wandelgangen iemand tegengekomen die je vroeg wat te [...]

Triggerlist kenniswerker2018-01-14T10:07:00+01:00

Oeps, te laat

Op tijd vertrekken en op tijd arriveren valt voor sommigen niet mee. Bovendien heeft te laat komen ook voordelen: je hoeft zelf nooit te wachten. De vergadering is al begonnen als jij aan komt zetten. De reisleider vertrekt pas als de groep compleet is. En in de bioscoop is het reclameblok voorbij als jij wat later bent. Maar  nadelen zijn er ook: het gevoel bij de ander in het krijt te staan en de neiging je schuldgevoel af te kopen met omstandige excuses. Weet ook dat legio mensen notoire laatkomers respectloos, egoïstisch en onbetrouwbaar vinden. Een hard oordeel voor jouw onschuldige planfoutjes!

Oeps, te laat2017-05-22T09:47:16+02:00

Het takenveld in Outlook

Wanneer je met een recente versie van Outlook werkt, toont het programma een takenveld onder de agenda. Je kunt rechtstreeks in dit veld typen, maar mail waaraan je een vlaggetje hebt gegeven, komt hier ook te staan. Dat is handig, zeker wanneer je niet zomaar een vlag neerzet, maar een datum kiest met de gewenste datum van uitvoer. Nu heb je vanzelf een takenlijstje voor de dag gecreëerd. Je kunt van alles met deze taken onderaan je agenda doen: openen bijvoorbeeld, er  notities bij maken, er een bestand aan hangen of de datum wijzigen. Ook handig: een niet-voltooide taak kun je oppakken en verplaatsen naar een dag later in de week, of via ‘aangepast’ een andere datum geven. Alle taken bij elkaar zien? Klik dan links in het navigatiedeelvenster op Taken en je krijgt alles te zien waar je ooit een vlaggetje aan hebt gekoppeld. Vergeet dus niet je taken 'af te vinken',  anders wordt het wel een hele lange lijst.

Het takenveld in Outlook2017-05-15T09:16:59+02:00

Kernstrategie

Vind je het moeilijk om ’s ochtends op tijd op je werk te zijn of op een afspraak? En lukt het niet om eerder op te staan? Als je ochtendritueel op de automatische piloot verloopt – je niets hoeft te zoeken, op te lossen of te improviseren – scheelt dat veel stress en tijdverlies. Dit kun je doen: Kies je kleding de avond van tevoren uit. Pak je tas (en rugzakken van de kinderen) in. Zet niet-bederfelijke ontbijtspullen klaar. Leg spullen die mee moeten op een logische plek klaar (de paraplu bij de voordeur bijvoorbeeld) Maak een lijst van dingen die je niet wilt vergeten. Voorbereiding is een kernstrategie tegen te laat komen. En het daarvoor benodigde kwartiertje kun je ’s avonds een stuk beter missen dan ’s ochtends.

Kernstrategie2017-02-22T10:23:47+01:00

Een kwestie van plannen

Vakantie. Niets moet, zeggen ze. Maar vooraf moet er juist verschrikkelijk veel. Daardoor hebben veel mensen last van vakantiedruk: je kunt immers niet zomaar alles uit je handen laten vallen. Voor veel mensen fungeert de vakantie zelfs als een soort deadline: het rapport moet af, de gesprekkencyclus afgerond, die offerte nog snel de deur uit enzovoorts. Thuis gaat het deadlinelijstje door: het huis moet spic en span, de was gevouwen in de kasten, de tuin op orde en zo zijn er nog meer klussen die niet bepaald noodzakelijk zijn om op vakantie te kunnen gaan. En dan heb je nog niet eens je reisverzekering nagelopen, je paspoort verlengd, oppas voor de dieren geregeld, valuta gekocht, je inentingen gehaald, thuisblijvers geïnformeerd en ingepakt. Zucht. Je zou er vakantiestress van krijgen. Tip tegen vakantiestress Lijd jij echt aan vakantiestress? Focus je niet op al het gedoe dat de voorbereiding met zich meebrengt, maar op het plezier dat je straks zult hebben van je goede voorbereiding. Bedenk verder dat je niet op vakantie moet, maar op vakantie wilt. Ook dan verplaats je de aandacht naar iets positievers. En stel jezelf de vraag: ‘Hoe kan ik zo ontspannen mogelijk vertrekken?’ Bedenk daarvoor slimme oplossingen, [...]

Een kwestie van plannen2016-07-08T12:06:48+02:00

Inschattingsfout

Ben jij een chronische laatkomer, dan onderschat je mogelijk hoe lang iets duurt. Bij een douchebeurt denk jij aan tien minuten, maar je vergeet dat dit ochtendritueel met afdrogen en aankleden minstens het dubbele kost. De rit naar je werk duurt X tijd, maar als je ook nog moet tanken, in de file komt en een parkeerplaats moet zoeken, is een halfuur speling geen overbodige luxe. Hoe kom je tot een realistischer inschatting? Door te bedenken welke handelingen en verplaatsingen er te doen zijn en deze om te rekenen in benodigde tijd. Maak daarbij onderscheid tussen voorbereidingstijd en daadwerkelijke vertrektijd. Voeg wat extra marge toe en je loopt al een stuk beter in de pas met de tijd.

Inschattingsfout2016-05-22T09:47:37+02:00

Meetbare doelen

Of je nu artikelen, rapporten, blogs of beleidsplannen schrijft: het kost altijd meer tijd dan je denkt. Geoefende schrijvers stellen daarom meetbare doelen. Vijf pagina’s per dag, of duizend woorden: dat geeft focus. Schrijf je voor je werk, dan is niet het aantal woorden maatgevend, maar de tijd. Reken bijvoorbeeld een uur per pagina exclusief voorbereiding. En begin ruim op tijd, zodat het werk kan bezinken. Bij grote klussen ben je misschien geneigd om allerlei voorwaarden te stellen voordat je kunt beginnen. Sommige mensen hebben lege dagen nodig, een leeg hoofd of precies de goede vibe. Toch wacht je dan vaak te lang - met schuldgevoelens over je uitstelgedrag tot gevolg. Een bekende methode is dan om eerst maar eens 15 minuutjes aan de slag te gaan. Meetbaar, actief en positief. En wie weet volgt de positieve vibe vanzelf.

Meetbare doelen2016-04-30T18:58:56+02:00

Ben jij veelbelovend?

Veel mensen bekijken de dingen graag van de optimistische kant. Je denkt dat je die ene klus vrij snel af hebt en dat je die extra afspraak nog best kunt redden. Natuurlijk weet je wel dat je de beschikbare tijd een tikkeltje overschat, maar gezonde druk houdt je scherp, toch? Tijd maken is gewoon een kwestie van passen en meten. Alleen, de werkelijkheid valt soms vies tegen. Dan komt er iets onverwachts tussendoor en zit je klem. Kost de taak meer tijd dan gedacht en moet je je vrije avond opofferen. Gaan beloftes ten koste van jezelf of moet je mensen teleurstellen. Dus wil jij veelbelovend zijn? Beloof dan niet te veel. Dan kan de werkelijkheid alleen maar meevallen. Uit de serie ‘1 minuutje organizen’ van organizable.nl

Ben jij veelbelovend?2015-12-17T11:34:48+01:00

(Te) rustig

Je tempo past zich vliegensvlug aan je to-dolijstje aan. Ben je druk, dan kun je ook ongelofelijk veel werk verzetten. Maar heb je dag in dag uit maar weinig op het programma staan, dan is een bezoek aan de bouwmarkt al een heel uitje. Prima voor een keertje, maar als je het gevoel krijgt dat er werkelijk niets meer uit je handen komt, is het tijd voor actie. Maak een dagstructuur zodat je weer in een ritme komt. Dat is een overzicht met vaste activiteiten en tijden, bijvoorbeeld elke dag een uur bewegen, elke week iets nieuws leren of wekelijks een dagdeel vrijwilligerswerk doen.

(Te) rustig2015-03-01T17:04:22+01:00

Project in stukjes

Ga je je huis opknappen, een sponsoractie op touw zetten of een beurs organiseren? Wat het ook is, deel grote klussen altijd op in kleinere brokjes. Dat geeft overzicht en houvast bij de bult werk die op je afkomt. Bedenk eerst wat je einddoel is en wanneer je klaar wilt zijn. Zijn er anderen bij betrokken en wat is hun rol? Denk het hele project tot het einde door, inventariseer de belangrijkste acties en bepaal het kritieke pad. Het is bijvoorbeeld minder erg als de bloemen voor de spreker zijn vergeten dan wanneer de ruimte niet is geboekt. Maak nu een grove planning met de kolommen ‘Wie’, ‘Wat’ en ‘Wanneer’. Werk vervolgens steeds de eerstvolgende actie tot in detail uit. Let op: in elke fase van het project kan er iets gebeuren dat invloed heeft op de overige fasen. Pas je planning regelmatig aan en houd een marge aan van 10 procent extra tijd of budget.

Project in stukjes2015-03-01T16:35:39+01:00
Ga naar de bovenkant