Spullen en papieren Archieven - Pagina 2 van 2

Rappelmap

Afhankelijk van de producent heten ze termijnmap, dossiermap, rappelmap of tickler file. We hebben het over die harmonicamappen met tabs van 1 t/m 31 (dagen van de maand) of van 1 t/m 12 (maanden van het jaar) of beiden. Een rappelmap is bij uitstek geschikt voor het bewaren van stukken die bij een bepaalde datum horen. Heb je op 27 februari een overleg? Bewaar de notulen achter de 27 in je rappelmap, of een dag eerder als je ze van tevoren wilt doornemen. Een artikel dat je wilt teruggeven aan iemand die je op een bepaalde datum ziet? In de rappelmap raak je het niet kwijt. De laatste tab is leeg; hierachter bewaar je de stukken die je in de volgende maand nodig hebt. Of, als je veel afspraken hebt op de langere termijn, in een rappelmap met maanden.

Rappelmapadmin2011-10-28T18:37:15+02:00

Evert de stapelaar

Als directielid had Evert regelmatig vergaderingen in zijn kamer. Omdat zijn archief te vol zat, gebruikte hij de vergadertafel als opslagplaats voor de dikke rapporten die hij wekelijks in zijn postvak vond. Evert had geen probleem met deze vorm van archiveren: hij wist immers feilloos waar alles was. En vlak voor een vergadering was er altijd wel iemand zo vriendelijk om even de tafel leeg te maken. Door al dat verplaatsen raakte Evert echter tot zijn frustratie gaandeweg telkens een stukje van zijn archief kwijt. Totdat hij werkelijk niets meer terug kon vinden en uren kwijt was met zoeken. Er zat niets anders op: hij moest gaan opruimen. Drie dagen kostte het Evert om zijn archief op orde te brengen. Daarna zag zijn kantoor zag er – mede tot genoegen van zijn teamleden - weer representatief en uitnodigend uit. En zijn rapporten? Die kon hij niet alleen makkelijk terugvinden, maar even snel weer opbergen.

Evert de stapelaaradmin2011-10-28T18:30:05+02:00

Papierlawine

Foldertjes, tekeningen, weekkranten, brieven en reclame. Ontelbare briefjes van school, verspreid door het huis... De papierlawine onder controle krijgen is een dagtaak op zich. Dus kleeft het aan het werkblad in de keuken, blijft het liggen tot er een beker melk overheen gaat of raakt een belangrijke polis per ongeluk tussen het oudpapier. Hoe krijg je die informatiestroom gekanaliseerd? Bedenk een vaste plek voor vers papier. Bijvoorbeeld een mandje op tafel of in de ‘administratiehoek’. Introduceer deze plek ook bij andere leden van het huishouden. Zijn bepaalde gezinsleden verantwoordelijk voor een aanzienlijke papierlawine en in staat deze zelf te verwerken, geef ze dan een eigen postplek: een verdeler bij de brievenbus bijvoorbeeld.

Papierlawineadmin2011-10-21T11:26:11+02:00

Administratiemoment

Prik een vast moment per week om post weg te werken. Neem als je brieven openmaakt direct een beslissing over het type actie. Moet je iets doen, iets beslissen, de inhoud bespreken, het doorlezen, alleen archiveren, doorgeven aan iemand anders of kan het linea recta de oud-papierbak in? Doe kleine acties zoveel mogelijk direct. Maak een notitie op het poststuk als je de taak niet nu kunt of wilt uitvoeren. Arceer belangrijke gegevens zoals de datum, het onderwerp, cijfers en concrete verzoeken. Nu weet je immers nog waar het over gaat, over een paar dagen niet meer. Stop de brieven om dezelfde reden niet terug in hun enveloppen, dan zie je niet wat er in zit! En nu? Zet grotere acties in je takenlijst: bij voorkeur met een einddatum. Spaar vraagstukken om met derden te bespreken op in een mapje en plan een overleg. Zo kom je tenminste niet achterop.

Administratiemomentadmin2011-10-21T10:32:11+02:00

Losse velletjes raken zoek

Schrijf je taken en notities niet op losse velletjes. Papiertjes hebben om op de grond te dwarrelen of tussen de stapels zoek te raken, en post-its de onhebbelijke gewoonte om hun kleefkracht te verliezen, al heb je ze nog zo decoratief rondom je monitor geplakt. Na verloop van tijd merk je die plakkertjes trouwens helemaal niet meer op. Maak een onderscheid tussen taken en notities. Noteer taken in een takenboek of -planner. En schrijf telefoonnummers, namen of adressen direct daar waar je ze weer nodig hebt: in je agenda, je mobiel of adressenboek.

Losse velletjes raken zoekadmin2011-10-20T15:19:14+02:00

Alfabet

Ligt je bureau vol met spullen? Pas dan de volgende indeling toe. Leg kantoorartikelen en documenten die je dagelijks gebruikt onder handbereik: de zogenaamde A-locatie. Dit zijn bijvoorbeeld je werkblad, de bovenste lades van je bureau, je postbakjes en dergelijke. De dingen die je regelmatig nodig hebt, berg je op op een B-locatie. Dit zijn bijvoorbeeld de onderste lade van je bureau en de kast achter je. Op C-locaties bewaar je spullen die je zelden gebruikt zoals oude administraties en afgeronde projecten. Je kunt met deze logische indeling niet alleen efficiënter werken, je wordt ook minder afgeleid door al die spullen op je bureau.

Alfabetadmin2011-10-05T12:30:24+02:00

Van stapel naar systeem

Een systeem aanleggen is makkelijker dan je denkt. Begin met het sorteren van je stapels. Bij elk item dat je beetpakt neem je een beslissing: bewaren, weggeven, wegdoen of misschien later (er is altijd een twijfelstapel). Verdiep je niet in de achtergrond van de spullen, dat kost enorm veel tijd. Wil je iets lezen of er langer over nadenken? Leg het dan opzij voor later. Als je klaar bent met sorteren, heb je de basis van je systeem. Bedenk voor elk onderwerp een logische plek, liefst in de buurt van waar je verwacht deze spullen nodig te hebben. Werk stapel voor stapel, hoek voor hoek of kast voor kast. Want met een afgebakend doel heb je meer kans op resultaat dan wanneer je alles in één keer probeert aan te pakken.

Van stapel naar systeemadmin2011-10-05T12:09:31+02:00