Je hebt een grote taak op je bordje en vraagt je af hoe je die ingepland krijgt? Je allereerste taak is het doordenken van het werk en het maken van een planning. Doorloop onderstaande stappen: • Breng eerst de werkzaamheden zo goed mogelijk in kaart. • Schat hoeveel tijd iets kost in uren, dagen of weken. • Analyseer aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan (X moet klaar zijn, Y moet beschikbaar zijn). • Informeer de betrokkenen over wat je van hen verwacht. • Noteer alle subtaken in een dag- of weekplanning (reken terug vanaf de deadline en bouw wat marge in). • Plan tussenopleverdata en eventuele contactmomenten. • Start pas wanneer je echt overzicht hebt. Heeft je taak geen deadline, val dan niet ten prooi aan uitstelgedrag. Kies zelf een oplevermoment en bouw een prikkel in door betrokkenen te informeren. Verzoek hen regelmatig naar de voortgang te informeren. Geef je zelf tot slot zeker 20% marge bovenop de benodigde tijd. En plan niet te gedetailleerd. De praktijk is vaak weerbarstig en dan moet je alles weer wijzigen.

Werken met een Things To Do Todayboek is handig, maar vooruit plannen, dat kun je er niet goed mee. Wil je het toch als planningsinstrument voor meerdere weken gebruiken, dan is daar wel een trucje voor. Gebruik één pagina per week en geef de pagina’s het weeknummer. Taken die pas over een aantal weken uitgevoerd moeten worden, kun je zo toch al in je systeem verwerken. Per week kun je zo 12 tot 24 (als je hokjes bijtekent) flinke taken van gemiddeld een uur kwijt. Veel meer moet je niet willen, want door afspraken, adhoc werk en 'going concern' (zoals je urenadministratie bijhouden, telefoon afwikkelen of mail beantwoorden) heb je waarschijnlijk niet veel werkbare tijd over. Wil je het nog overzichtelijker maken, werk dan met kleuren. Arceer de taken die je vandaag wilt doen en gebruik voor elke dag een andere kleur. Dat geeft nog ene extra focus.

Door een klein oponthoud kan je planning flink in de war raken. Van het een komt het ander en voor je het weet loop je hopeloos achter. Hoe stop je die rij omvallende dominosteentjes? Al ligt de bron van het probleem wellicht buiten jouw invloedssfeer, dat betekent niet dat je er niets aan kunt doen. Loopt een vergadering uit zodat je te laat dreigt te komen voor een volgende afspraak? Excuseer je en zeg dat je weg moet. Belt een klant met een vraag waar alleen een uitgebreid antwoord op past? Vraag wanneer je hem terug kunt bellen. Zorg dat je je prioriteiten helder hebt. Laat anderen niet jouw dominosteentjes omgooien.